Gestão da Informação: como usá-la para gerar vantagens competitivas?

Você já parou para avaliar a gestão da informação na sua empresa? Nos ambientes corporativos, os dados exercem um papel cada vez mais relevante, afinal, se relacionam com os processos, obrigações, direitos e análises de diversos fatores do mercado.

Além disso, é comum que o dia a dia da equipe exija o acesso a diferentes tipos de informação para conseguir realizar as atividades necessárias. Nesse cenário, as práticas adotadas pelo negócio se tornam essenciais para otimizar a rotina e garantir diferenciais competitivos.

Porém, se você ainda não sabe por que isso é tão importante, não se preocupe! Neste conteúdo, você terá acesso a um guia completo sobre gestão de informação, seus benefícios e dicas para implementar a estratégia na empresa. Confira!

O que é a gestão da informação?

Antes de tudo, é importante entender o que é a gestão da informação. Ela trata do conjunto de medidas e ações aplicadas pela empresa para lidar com todos os dados necessários para o andamento do negócio. Assim, o conceito se aplica aos diversos setores do empreendimento, independentemente do seu mercado de atuação.

O objetivo, nesse caso, é garantir a segurança de todos os dados e a sua organização, facilitando o acesso sempre que necessário. Dessa forma, todas as informações chegarão às pessoas certas, no momento necessário. Isso tudo sem que ocorram problemas ou erros que prejudiquem a integridade dos dados ou o resultados da análise.

Devido às suas aplicações, é fundamental ter em mente que a gestão da informação deve abranger todos os documentos e dados da empresa. Isso inclui registros físicos e eletrônicos, afinal, todos apresentam relevância para os processos da empresa.

Nesse cenário, pode surgir um desafio: a integração de todas as informações. Se apenas integrar dados de diversos setores já pode trazer dificuldades, quando isso engloba arquivos em diversos formatos, elas podem ser ainda maiores.

Isso torna evidente a importância de compreender esse processo e adotar boas práticas de gestão na empresa. Somente assim será possível superar as barreiras e alcançar a eficiência necessária para buscar os melhores resultados.

Quais são as suas funções no negócio?

Compreendendo o conceito, fica mais fácil identificar as funções da gestão da informação na empresa. Então, listamos os principais pontos para que você entenda como ele pode colaborar com o funcionamento da companhia. Confira abaixo:

Promover a transformação digital

A gestão da informação ajuda a empresa a adotar a transformação digital, principalmente por auxiliar na aplicação de conceitos como automação e uso de softwares. Afinal, a tendência é que ao investir nessas práticas a tecnologia se torne uma aliada. Com o tempo, é normal que toda a equipe e os gestores criem maior familiaridade com as inovações do mercado.

Dar suporte aos processos organizacionais

Um dos pontos fundamentais para desenvolver um negócio de sucesso é ter estratégias bem definidas, incluindo previsões sobre como agir em diferentes cenários. Para tanto, é necessário criar projeções e se basear em dados. Ou seja, a gestão de informação consegue facilitar o acesso e a validação dos dados, além de integração com outras ferramentas que ajudam nas análises.

Dessa maneira, a prática pode auxiliar no desenvolvimento de estratégias e garantir o suporte em outros processos. Por exemplo, o atendimento ao cliente pode ser beneficiado com o uso de sistemas com dados centralizados para que o atendente localize as demandas e histórico do contrato.

Manter o bom desempenho dos serviços

A capacidade de organização dos dados também permite melhorar a performance da organização. Isso porque ela permite gerenciar melhor os processos da empresa. Por exemplo, com um sistema de gestão e um bom controle das informações é possível identificar necessidades do estoque.

Assim como o controle de estoque, podemos melhorar as questões de prestação de serviços, agendamentos, qualidade do atendimento e outros itens. Portanto, uma boa gestão da informação tem um papel essencial no desempenho do negócio para manter o nível de atendimento, a disponibilidade e a qualidade esperada pelo público.

Qual é a importância da gestão da informação nas empresas?

A transformação digital trouxe grandes impactos na rotina da empresa, inclusive com o aumento de dados que são gerados diariamente. Ao mesmo tempo, essas informações têm um poder cada vez maior, podendo ser utilizadas para desenvolver diferentes estratégias de negócio.

Portanto, para entender a importância dessa gestão, é preciso compreender que a informação é um ativo empresarial. Ela tem um valor intrínseco, que pode trazer retornos para o negócio se utilizada corretamente. Por exemplo, a análise de comportamento de clientes pode ajudar a desenvolver campanhas de marketing.

Já o acompanhamento dos resultados e desempenho de vendas colabora com o desenvolvimento de projeções financeiras e definição dos próximos passos do negócio. Sendo assim, o próximo passo é pensar como a empresa costuma lidar com seus ativos, como dinheiro disponível, patrimônio, a própria marca, entre outros.

Devido à sua relevância para o negócio, o mais comum é que eles façam parte das estratégias de gestão, com setores específicos ou, ao menos, pessoas responsáveis por lidar com cada detalhe visando a preservação do ativo. O mesmo deve ser feito com as informações.

Assim, estabelecer as práticas de gestão da informação é fundamental para proteger e utilizar corretamente um ativo de grande valor da sua empresa. Além disso, a medida pode trazer diversos benefícios.

Quais são os benefícios dessa prática?

Você já sabe o que é gestão da informação, suas funções e a sua importância. Porém, antes de investir nessa ferramenta, é comum se perguntar quais são as vantagens que isso trará para o negócio. Esse é um processo natural, tendo em vista que os custos devem ser bem avaliados pela empresa a fim de controlar o orçamento.

No entanto, podemos adiantar que a gestão da informação consegue trazer diversos benefícios. Inclusive, pode ser considerada essencial para o melhor desempenho do empreendimento. Confira as principais vantagens!

Informações assertivas

Muitos associam a gestão dos dados apenas à organização das informações, porém, a ferramenta não se limita dessa forma. Ela também tem a função de garantir a qualidade das informações, garantindo que elas estejam corretas e relevantes. Assim, a empresa garante acesso a dados assertivos, que conseguirão trazer maior embasamento para a tomada de decisão.

Aumento da produtividade

Você já parou para avaliar quanto tempo é gasto diariamente na empresa em processos de pesquisa e levantamento de dados? É bastante comum precisar recorrer a documentos e registros específicos para determinadas ações, como negociar com clientes, informar preços, verificar a disponibilidade para entregar certo produto ou serviço, entre outros.

Tudo isso demanda tempo, mas é possível otimizá-lo com uma boa gestão da informação, garantindo acesso fácil, rápido e seguro a todos os dados necessários. Além disso, isso também reduz os erros e, consequentemente, o retrabalho. Sendo assim, o time conseguirá manter um foco maior nas atividades mais relevantes, aumentando a produtividade.

Vantagem competitiva

Os benefícios anteriores conseguem se unir para gerar vantagem competitiva. Afinal, melhores processos, aumento de produtividade e decisões bem embasadas podem fazer com que a empresa crise destaque no mercado, se destacando entre a concorrência.

Inclusive, essa gestão também pode incluir os dados referentes ao mercado, que podem auxiliar na definição de campanhas, nichos de atuação e outras questões que trazem novos caminhos para o negócio, sempre visando a sua maior relevância.

Redução de erros e de riscos

A prática ainda consegue reduzir os erros, como já visto, e os riscos envolvidos no negócio. Problemas com as informações e os documentos podem ter consequências graves para o negócio. Vazamentos, por exemplo, são penalizados nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e afetam a confiança do mercado na empresa.

Outro exemplo pode tratar dos processos de cobrança. Desencontros de informações geram exigências duplicadas, levando a contatos indevidos com o cliente ou, até mesmo, negativações. Tudo isso afetará a imagem da empresa, o relacionamento com o cliente e pode gerar ações judiciais, com condenações por danos morais.

Economia

Quando se fala em adotar novas estratégias, é comum que a empresa tenha um grande foco nos gastos envolvidos. Com isso, muitas vezes os planos são adiados para evitar as despesas que, teoricamente, poderiam ser postergadas.

Primeiro, é importante relembrar a importância de uma boa gestão da informação, fazendo com que o investimento seja essencial para a manutenção e a viabilidade do negócio em longo prazo. Ademais, na prática, isso trará economia.

Perceba que, entre os benefícios, estão o aumento da produtividade e a redução de erros que podem levar a prejuízos, além de outros fatores que afetam os resultados do negócio. Portanto, eles conseguem colaborar com o aumento dos ganhos, ao mesmo tempo em que reduz despesas.

Afinal, há menos riscos de perdas geradas por retrabalhos, multas, processos judiciais e outros problemas. Assim, ainda que a empresa precise investir para ter uma boa gestão, isso traz um ótimo retorno e, no longo prazo, será possível perceber uma redução nos custos relacionados.

Como fazer a gestão da informação do seu negócio?

Como foi possível perceber, a gestão da informação tem um papel essencial no desenvolvimento do negócio. Portanto, se a sua empresa ainda não tem políticas bem definidas sobre o assunto, vale a pena conferir o passo a passo para implementar as estratégias.

Além disso, mesmo que ela já adote práticas de gestão, vale a pena conferir as nossas dicas para fazer otimizações e garantir resultados ainda melhores. Veja só:

Entenda as necessidades da empresa

O primeiro passo é entender quais são as necessidades do negócio, considerando o nicho de atuação, volume de dados e documentos utilizados no dia a dia, equipe que terá acesso aos registros e outros fatores que influenciam nos processos. 

Invista em tecnologia

Outro passo importante é investir em tecnologia, como sistemas de informação, digitalização de documentos e adoção de processos automatizados. Atualmente, além de softwares variados, é possível contar com diversas ferramentas que ajudam a melhorar a rotina corporativa, como inteligência artificial, machine learning, entre outras.

Integre os sistemas

Um ponto essencial para uma boa gestão de informação é a integração dos sistemas utilizados pelo negócio e, se for o caso, de todos os setores e departamentos. Isso evita que surja um alto volume de dados que, na verdade, são duplicados.

Ademais, isso também diminui as ocorrências de divergências em informações, além de facilitar a manutenção de registros atualizados, gerando mais valores para o negócio. Nesse caso, vale pesquisar as alternativas do mercado para viabilizar a integração e centralização de dados. 

Inclua medidas de segurança

Também é essencial adotar medidas de segurança para proteger os dados, seguindo também as disposições da LGPD. Tenha em mente que as informações são ativos da empresa, então merecem proteção. É preciso adotar práticas para evitar acessos indevidos, vazamentos e perdas desses dados, como o uso de softwares de segurança, criptografia, controles de acesso e outras medidas.

Nesse cenário, também é importante determinar o nível de hierarquia dos usuários que poderão utilizar os sistemas. Nem todos da equipe precisam do acesso à totalidade de dados, então considere o cargo e as necessidades de cada função para criar níveis diferentes de acesso. 

Conte com a Prado Chaves

Uma dica fundamental para auxiliar nessas estratégias é contar com suporte de uma empresa especializada, que domine as melhores técnicas de gestão da informação e tenha as ferramentas necessárias para trabalhar em parceria com o seu negócio.

Na Prado Chaves você tem acesso às melhores práticas de gestão documental e da informação, com acesso a diversos serviços. Por exemplo: digitação, digitalização, guarda, organização e, até mesmo, destruição segura de documentos. Ainda, trabalhamos com ferramentas de gestão de processos, como: 

• Enterprise Content Management (ECM): utiliza várias tecnologias, com softwares e trâmites eletrônicos de documentos;
• modelagem de processos: unindo diversas soluções para facilitar os processos da sua empresa;
• gestão de documentos de RH: garantindo a segurança e a organização para lidar com esses dados;
• terceirização de processos documentais, para que a sua empresa tenha mais tempo para focar nas estratégias de negócio.

São décadas de experiência no mercado de gestão de documentos e processos relacionados. Para tanto, usamos as soluções tecnologias, seguindo as principais tendências para que a sua empresa consiga revolucionar a forma de lidar com as informações do negócio.

Então, conseguiu entender o que é gestão da informação e por que ela é tão importante? Como você viu, a estratégia pode trazer diversos benefícios para a sua empresa, além de exercer um papel fundamental para a organização dos processos e a manutenção da competitividade. Portanto, reveja os processos adotados e implemente práticas que auxiliem nessa atividade.

Que tal investir na gestão da informação e otimizar o seu negócio? Acesse o nosso site e conheça as soluções da Prado Chaves!