Organização de documentos: 5 dicas para colocar os arquivos da sua empresa em ordem

Organização de documentos: colaborador coloca arquivos em caminhão.

Autor

Equipe Prado Chaves

A organização de documentos é essencial para os negócios, mas pode trazer dificuldades. Neste post, separamos 5 dicas essenciais, confira!

A organização de documentos é importante em qualquer situação. Em casa, por exemplo, isso é necessário para manter notas fiscais de produtos para ter acesso à garantia ou manter os comprovantes de pagamento organizados para comprovar a quitação das obrigações.

Em uma empresa, o processo é ainda mais relevante tendo em vista o volume de obrigações relacionadas à documentação. Assim, ela pode ser necessária para realizar tarefas, cumprir a lei e comprovar que a companhia segue as práticas exigidas e cumpriu seus deveres. 

Entretanto, colocar os arquivos em ordem nem sempre é fácil. Você já teve dificuldades nessa tarefa? Para ajudar, separamos 5 dicas essenciais para otimizar a organização de documentos do empreendimento. Confira!

1. Invista na digitalização de arquivos

Os arquivos digitais ganham cada vez mais espaço: muitos já são criados em formato exclusivamente eletrônico, com assinatura digital e outros meios de validação. Então vale acompanhar essa tendência para modificar os sistemas da empresa e dar preferência para esse tipo de registro.

Além disso, faça a digitalização dos arquivos físicos para ter cópias eletrônicas. Elas podem ser acessadas no dia a dia pelos colaboradores, evitando a busca em acervos físicos e o manuseio, que pode gerar danos e perdas. Outra vantagem é que isso permite o descarte de documentos que não precisam de cópias originais.

Isso reduz o volume de documentos armazenados em espaços físicos, o que reduz o espaço necessário e facilita a organização. Ainda, ele colabora com o conceito paperless, que visa tornar os negócios mais eficientes e sustentáveis, já que diminui o uso de recursos naturais. 

2. Tenha locais adequados para guardar arquivos físicos

Mesmo com a digitalização, ainda existem documentos físicos que fazem parte da rotina empresarial. Nesse caso, é preciso ter um local adequado para guardá-los. Armários específicos, em um espaço que proteja os arquivos das ações do calor, temperatura e luz, são essenciais para que eles sejam conservados.

Vale separar, ainda, os documentos comuns, de uso pontual que ainda podem ser necessários em suas vias originais para consulta ou modificação, do arquivo morto. No segundo caso, eles não são mais utilizados, mantendo-se armazenados apenas para o cumprimento de prazos legais. 

3. Faça a tipificação dos documentos

Para complementar as duas dicas anteriores, faça a tipificação de documentos. Ela trata do processo de classificar os arquivos conforme o seu tipo, seguindo categorias, temas, hierarquia e outros filtros que façam sentido para o negócio. A prática vale tanto para os documentos digitais quanto para os físicos (e suas cópias virtuais).

Nesse momento, é preciso criar categorias que consigam atender aos variados tipos de documentos, de modo que seja possível fazer uma pesquisa rápida para encontrá-los nos sistemas de gestão. Portanto, essa é uma etapa que exige planejamento e revisões periódicas, a fim de criar classificações quando necessário e manter todos os registros devidamente categorizados.

4. Controle as datas de expiração e descarte

Um dos desafios da organização de documentos é identificar o momento certo de descartar arquivos. A antecipação pode trazer prejuízos diante da obrigatoriedade de apresentar os registros em um processo judicial ou diante de uma fiscalização.

Já o atraso faz com que seja necessário mais espaço para armazenamento físico e digital. Em longo prazo, isso dificulta a manutenção de um ambiente organizado e aumenta os custos da empresa. Logo, é preciso ter um controle sobre o período de guarda e fazer os descartes corretamente. 

Uma dica para isso é manter uma tabela de temporalidade para acompanhar o ciclo de vida, período de guarda, tempo de uso e destinação final do arquivo. Assim, ficará mais fácil controlar datas de expiração e descarte, além de auxiliar em outras práticas da gestão documental. 

5. Tenha um bom sistema para gestão documental

Colocar as dicas anteriores em prática e manter as boas práticas de organização documental em dia nem sempre é fácil. Isso porque todos os dias surgem novos arquivos. Ainda, eles podem ser modificados ou exigir a realização de ações específicas.

Com um software adequado, é possível inserir novas tipificações que acompanhem as alterações, buscar documentos com facilidade e cumprir outras tarefas que envolvam os arquivos. Para ter ainda mais facilidade e garantir qualidade na tarefa, você pode contar com uma empresa especializada que realize todas as etapas citadas e, ainda, oferece outros serviços que podem ajudar o empreendimento. 

Viu só? A organização de documentos pode ser uma tarefa complicada à primeira vista, mas, seguindo nossas dicas, ficará mais fácil implementar a estratégia na empresa e manter todos os arquivos em ordem por mais tempo. 

Quer saber mais sobre como uma empresa especializada pode auxiliar o seu negócio? Conheça as soluções da Prado Chaves e revolucione a gestão documental!

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