Transformação digital: qual o impacto das novas tecnologias na gestão de documentos?

A transformação digital já faz parte do mercado, mas foi acelerada em diversos setores devido à pandemia, que aumentou a necessidade de trabalho remoto, distanciamento e ações à distância. Com isso, o tema ganhou destaque entre os temas discutidos no meio corporativo. 

Com a aceleração, as tecnologias atuais evoluem e ainda surgem novas opções no mercado. Porém, os impactos não envolvem só os tipos de serviços prestados ou rotinas de trabalho: a gestão de documentos da empresa também é afetada, mas pode ser vantajosa. 

Aqui, o segredo é saber identificar e aproveitar as oportunidades.

Neste post, esclarecemos de que maneira a transformação digital influencia a gestão documental e os benefícios que ela traz para as companhias. Continue a leitura e aprenda mais sobre o assunto!

O que é a transformação digital?

A transformação digital trata do uso da tecnologia para solucionar problemas tradicionais, integrar processos e trazer mais praticidade para o dia a dia de pessoas e empresas. Tudo isso pelo uso de ferramentas seguras e que proporcionem funcionalidades adequadas.

Nas empresas, ela tem bastante relação com a expansão de atividades e a necessidade de as empresas acompanharem as mudanças do mercado. Com isso, a transformação trouxe mudanças nas estruturas das empresas e na forma como os processos são desenvolvidos.

Porém, considerando que diversos setores das empresas precisam lidar com documentação, essa mudança tem um papel ainda mais relevante. 

Os processos digitais são cada vez mais frequentes e, com isso, é preciso adequar as rotinas e delinear maneiras de lidar com arquivos físicos.

Já existem diversas tecnologias desenvolvidas para dar suporte à gestão de documentos. Além disso, a adoção dessas ferramentas pode revolucionar a maneira como a empresa lida com os arquivos e os fluxos de trabalho. 

Quais são os impactos das novas tecnologias da gestão de documentos?

Para entender de que maneira a tecnologia traz impactos para a gestão documental, vale conhecer as ferramentas disponíveis e de que maneira elas podem ser utilizadas pelas empresas. Por isso mesmo, preparamos uma lista com aquelas de maior destaque, confira!

Digitalização dos documentos

Uma das principais inovações que surgiram em relação aos documentos não é uma novidade: trata-se da digitalização. A possibilidade de utilizar scanners para criar uma cópia virtual de um arquivo físico permitiu aumentar a segurança de registros e compartilhá-los com mais facilidade. 

Nesse caso, ele cria uma imagem do documento digitalizado, que depois poderá ser facilmente acessado. 

Contudo, no início, a aplicação dessa tecnologia trazia limitações, como a impossibilidade de transformar os arquivos em documentos legíveis digitalmente, que permitisse a busca de palavras-chave.

Ainda, com a possibilidade de manter registros dos documentos físicos nos computadores, além da criação de arquivos virtuais, o uso de registros digitais começou a crescer pelos benefícios trazidos. Com isso, surgiu a necessidade de desenvolver e ampliar o uso de outras ferramentas.

Ferramentas para otimizar a digitalização

Quando o tema é a digitalização, o Optical Character Recognition (OCR), ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, conseguiu trazer inovações importantes para as empresas. 

A partir desse sistema, é possível reconhecer as palavras que compõem uma imagem, permitindo a indexação e a pesquisa por meio de termos específicos. 

Assim, ele trouxe um novo nível para a digitalização de documentos nas empresas. Ainda, a ferramenta pode ter outras aplicações, como processar volumes de formulários que precisam ser lidos ou extrair informações específicas de arquivos. 

Para isso, ela conta com diferentes possibilidades, como:

• conversão do documento inteiro em texto, indicando o formato do arquivo, como o .docx, utilizado no Word, ou Full Text OCR;
• conversão de apenas partes das informações contidas, aplicada em documentos de estrutura padrão, ou OCR Zonal;
• reconhecimento de marcas em formulários impressos, comuns em leitura de gabaritos de prova, ou Optical Mark Recognition (OMR);
• reconhecimento e conversão de caracteres escritos à mão ou Intelligent Character Recognition (ICR) — porém, esse sistema ainda tem limitações.

Armazenamento em nuvem

Ao falar em transformação digital, não podemos esquecer do armazenamento em nuvem. Os dispositivos físicos foram indispensáveis durante muito tempo para guardar arquivos virtuais e, ainda assim, eles evoluíram ao longo do tempo.

Os HDs dos computadores mantinham os registros e os backups eram feitos em dispositivos móveis, desde os disquetes até os pen drives. O mesmo valia para quando era preciso compartilhar dados em outros computadores (sem internet) ou garantir o acesso em outros dispositivos, a qualquer momento. 

O armazenamento em nuvem revolucionou o modelo. Os arquivos ficam guardados em um servidor, com acesso pela internet e todas as ferramentas de proteção para evitar perdas e vazamentos. Isso trouxe diversos benefícios para as empresas.

O primeiro é a redução de investimentos em hardware de armazenamento. Dependendo do volume de dados e da quantidade de dispositivos utilizados para garantir a mobilidade de determinadas informações, a empresa tem um alto custo. 

O segundo é a mobilidade, que permite acesso aos arquivos por meio de qualquer dispositivo conectado à internet. Basta fazer a validação de dados. Por fim, é possível aumentar o espaço disponível adquirindo serviços adicionais, se for o caso, facilitando a evolução da empresa. 

Utilização de softwares de gestão de documentos

É bastante comum encontrar empresas que utilizam softwares para auxiliar na gestão e em variadas tarefas. Com a possibilidade de integrar dados e automatizar tarefas, é comum ver sistemas para:

• controle de estoque;
• organização financeira;
• realização de cobranças;
• controle de ponto e fechamento de folhas pagamentos;
• emissão de NFe.

Contudo, a solução também pode ser usada para a gestão de documentos, muitas vezes com a possibilidade de integrar aos softwares utilizados pela empresa. Aqui, as soluções comuns são o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ou, ainda, a ferramenta que é considerada a sua evolução: o Enterprise Content Management (ECM).

No caso do GED o objetivo da ferramenta é permitir a segmentação dos registros e categorização para facilitar a busca e o arquivamento. Ainda, eles possibilitam o controle de acesso e de alterações. 

Por fim, como eles facilitam o uso de documentos eletrônicos na rotina, fica mais fácil se adaptar ao conceito paperless e investir em sustentabilidade. 

Já o ECM traz funcionalidades mais amplas, incluindo a coleta, a análise e a estruturação de dados. Aqui, vale pesquisar com mais profundidade cada solução para descobrir qual oferece o melhor custo-benefício para seu negócio. 

Terceirização da gestão de documentos 

Você conhece o Business Process Outsourcing (BPO)? De maneira simplificada, ele consiste na terceirização dos serviços de gestão de documentos, repassando a função para uma empresa especializada. Geralmente, isso é feito com o uso de um ECM e GED.

A ideia é trazer ainda mais facilidades para a empresa, ao repassar as funções relacionadas à gestão de documentos e permitir que a equipe mantenha o foco em tarefas mais estratégicas para a empresa. 

Isso porque mesmo a administração dos processos por meio de um sistema exige a realização de ações humanas, que exigem tempo e capacitação. 

Com o BPO, a empresa passa essa responsabilidade para uma parceira que pode oferecer serviços personalizados conforme o perfil da companhia. A conferência de documentos, por exemplo, que exige tempo e atenção para evitar erros, pode ser terceirizada. 

A liberação de pagamentos, processamento de contratos e outras atividades também. 

Logo, a tecnologia aliada à parceria com empresas especializadas para terceirizar a gestão documental pode potencializar a capacidade da empresa. 

O principal motivo é a maior dedicação da equipe às atividades que são mais relevantes, como atendimento aos clientes, melhora nos processos produtivos, entre outros. 

Criptografia e outras ferramentas para segurança da informação

O uso dos meios digitais e da internet trouxe preocupações a respeito da perda de dados ou do vazamento por meio do acesso não autorizado. 

Diante disso, a transformação digital também trouxe soluções para que os documentos eletrônicos e os dados das empresas ficassem protegidos. Os registros também são criptografados, que tornam os dados ilegíveis 

Assim, caso os dados sejam interceptados durante o envio ou o recebimento, dificilmente eles serão acessados. 

Por isso, é possível encontrar sistemas completos com backups, que são cópias de segurança para o caso de qualquer tipo de problema no sistema.

Diante de alguma falha nos servidores (que não são comuns), é possível recuperar os registros da data da cópia. Em complemento, os backups podem ser configurados para acontecerem de maneira automática, na frequência desejada pela empresa.

Portanto, mesmo que a transformação digital possa trazer preocupações com a segurança, ela também desenvolve as ferramentas necessárias para a proteção dos dados eletrônicos. 

Considerando que a perda e danos aos documentos podem trazer prejuízos às empresas devido à responsabilidade em relação às informações dos titulares e o cumprimento da legislação, essa é uma inovação que traz grandes impactos para a rotina de gestão documental. 

Assinatura digital em documentos eletrônicos

O crescimento do uso de documentos eletrônicos é facilmente percebido: vários arquivos oficiais já são gerados somente no formato eletrônico, como declarações de Imposto de Renda, notas fiscais, diversos requerimentos administrativos aos órgãos do governo e, até mesmo, ações judiciais. 

Porém, isso também trouxe a preocupação com a possibilidade de assinar documentos eletronicamente, para evitar a necessidade de imprimir e digitalizar novamente após colher a assinatura. 

Com a ferramenta, é possível que diversos processos aconteçam de maneira exclusivamente digital, como a negociação de contratos.

Isso traz mais praticidade e amplia as oportunidades da empresa, que consegue realizar contratações diversas com toda a segurança necessária sem a necessidade de estar próximo ou lidar com documentos físicos. 

Ainda, a gestão documental é simplificada, já que a assinatura será colhida no próprio documento criado. 

Quais são os benefícios que isso proporciona para as empresas?

Ao pensar em transformação digital e os impactos para os documentos, quem está acostumado a lidar com os papéis no dia a dia pode estranhar a mudança. Em outros casos, surgem preocupações em relação à segurança. 

Primeiro, vale destacar que ao implementar a tecnologia, é possível contar com diferentes níveis de proteção, como a inserção de senhas, validação em várias etapas, criptografia, backups e outros sistemas que evitam perdas e acessos indevidos aos documentos da empresa. 

Porém, mesmo quando há segurança deixa de ser uma preocupação, existem casos em que a tecnologia não é implementada pela falta de compreensão dos impactos que isso traz para o negócio. 

Por isso, listamos os principais benefícios que a modernização da gestão de documentos proporciona.

Otimização de fluxos de trabalho

Como vimos, a transformação digital consegue oferecer ferramentas que ajudam na gestão da documentação, facilitando a coleta, o armazenamento e a pesquisa dos dados registrados. 

A principal consequência disso é a otimização dos fluxos de trabalho, que não sofrem com gargalos como solicitação de documentos e espera ou a busca em meio aos arquivos físicos.

Especialmente quando se trata de documentos originados em outros setores, as dificuldades para acessá-los podem atrasar o trabalho em horas. 

Contando com uma solução especializada, a equipe investe menos tempo nesse tipo de tarefa e se dedica mais às outras atividades do escritório. 

Preservação de documentos

Entre os problemas recorrentes quando se fala em gestão de documentos está a preservação. O manuseio constante pode causar danos, assim como o armazenamento inapropriado. Já as dificuldades em relação ao arquivamento e manutenção de um ambiente organizado podem levar aos extravios.

Todas essas situações geram retrabalho e prejuízos, mas o problema pode ser solucionado com auxílio da transformação digital. As ferramentas de suporte à gestão criam cópias digitais que evitam o manuseio constante de arquivos necessários no dia a dia. Logo, há menos riscos de perdas e danos, colaborando com a preservação dos registros. 

Controle de alterações e acessos

A sua empresa consegue identificar quem acessou ou alterou determinado documento? Nos arquivos físicos ou, até mesmo, alguns registros digitais, essa tarefa não é simples e, em alguns casos, é impossível. No entanto, os softwares de gestão documental conseguem fazer esses controles com eficiência.

Isso acontece criando usuários e níveis de hierarquia para limitar o acesso, incluindo os registros sobre as datas em que os documentos foram vistos. Ademais, a edição também é controlada, geralmente indicando quem fez a modificação e detalhando todas as versões existentes do arquivo. Isso permite comparativos e, se for necessário, a recuperação de um documento.

Redução de riscos e de custos

Tudo o que foi citado até aqui traz dois grandes benefícios: a redução de riscos do negócio e a diminuição de custos. O motivo é a maior segurança de dados e a otimização dos fluxos, que têm reflexos nas diversas rotinas necessárias para o funcionamento da empresa. 

Por isso mesmo, é essencial acompanhar as tendências e se preparar para se adequar aos impactos da transformação digital. 

Como foi possível perceber, a transformação digital trouxe mudanças para a gestão de documentos e exige atenção da empresa para se adaptar às melhores práticas do mercado. 

Para tanto, conte com boas ferramentas e parcerias especializadas para auxiliar na implementação da tecnologia. Assim, você aproveitará todos os benefícios que ela proporciona. 

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