Gestão de documentos: o que muda com a vigência da LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ganhou destaque nas notícias nos últimos anos. Ela traz regras importantes sobre como lidar com informações, direitos dos titulares e outros pontos relevantes, principalmente diante da expansão do uso de dados.

Dessa maneira, as empresas precisam compreender os impactos dessa lei em sua rotina, especialmente na gestão de documentos. Você conhece as regras e já adequou o seu negócio? O tema gera muitas dúvidas, então preparamos este conteúdo para auxiliar.

Continue a leitura para entender o que é a LGPD, as principais regras previstas e seus impactos na gestão documental!

O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?

A LGPD foi criada pela Lei nº 13.709/2018, mas entrou em vigor apenas no dia 18 de setembro de 2020. Ela foi criada como reflexo de uma lei semelhante na Europa, que tem como objetivo proteger os titulares dos dados em meios físicos e digitais.

Um dos motivos da criação da norma foi a falta de regulamentação (e previsão de sanções) diante de irregularidades ao lidar com dados de terceiros, especialmente na venda ilegal ou vazamentos. Dessa maneira, é essencial que as empresas entendam as regras previstas e façam as adequações necessárias. 

O que muda com a vigência da LGPD?

A lei aborda o tratamento de dados, que é toda operação realizada com dados pessoais, como produção, coleta, classificação, transmissão, eliminação, entre outras ações. Logo, sua aplicação é bastante abrangente, exigindo atenção redobrada das empresas. 

Direitos dos titulares

Ela estabelece diversos direitos garantidos aos titulares dos dados, sendo o principal o seu consentimento: ele deve concordar com o tratamento de suas informações, caso contrário, a prática é irregular, exceto diante de regras expressas na lei. 

Para tanto, há uma necessidade de transparência por parte da empresa, informando porque os dados são necessários e como eles serão utilizados. Ele ainda tem direito a ter acesso às informações, corrigir dados, solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação de informações, seguindo os critérios legais. 

Proteção maior aos dados sensíveis

Um ponto importante da lei foi a definição de dados sensíveis. Eles tratam de origem racial ou étnica, opiniões políticas, dados sobre saúde ou vida sexual, filiação a sindicatos, organizações religiosas, políticas ou filosóficas e dados genéticos ou biométricos. 

Nesse caso, o tratamento dos dados só pode acontecer se houver um consentimento específico, devidamente destacado e informando a finalidade. Isso só é dispensado em casos específicos, como cumprimento de obrigação legal ou tutela da saúde. 

Sanções em caso de descumprimento

Agora existe uma lei que determina as penalidades aplicadas às empresas diante de vazamentos. Antes, pela falta de regulamento, o tema era controverso e dependia de decisões judiciais para decidir o assunto. Quando a empresa descumprir a LGPD, ela pode ser alvo de diversas penalidades administrativas, como:

• advertência;
• multa simples de até 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões por infração;
• multa diária, seguindo o mesmo limite;
• publicização da infração após confirmada a ocorrência;
• bloqueio ou eliminação dos dados pessoais relacionados à infração;
• suspensão parcial do funcionamento do banco de dados, por até 6 meses e prorrogável por igual período;
• suspensão do direito de exercer as atividades de tratamento de dados;
• proibição parcial ou total de exercer atividades relacionadas ao tratamento de dados.

Como a LGPD afeta a gestão de documentos?

Os documentos empresariais costumam ter diversos dados de terceiros: cadastros de clientes e fornecedores, contratos, registros de funcionários, leads de estratégias de marketing, enfim, a lista é bastante extensa. Portanto, os sistemas utilizados para armazenar os dados e as práticas da rotina para arquivos físicos devem atender à legislação.

Eles devem ser tratados em ambientes seguros e sigilosos, adotando as melhores práticas para evitar acessos indevidos, vazamentos e perdas. Ademais, os contratos e outros meios utilizados para coletar informações devem ser atualizados, inserindo as informações que devem ser repassadas aos titulares e solicitando a autorização.

Vale destacar, ainda, que a lei já está em vigor, então a adequação é obrigatória. No entanto, as sanções só poderão ser aplicadas após 1º de agosto de 2021. Logo, se a sua empresa ainda não se regularizou, organize-se para adotar as medidas exigidas pela lei.

Para auxiliar, você pode contar com um serviço especializado em gestão documental, como a Prado Chaves. Oferecemos uma gama de serviços para otimizar a rotina da empresa, adotando todas as práticas exigidas pela LGPD para garantir a segurança e a privacidade das informações do negócio e de seus clientes. 

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