Para que serve o serviço de digitação de documentos? Entenda

Mulher usando o computador para fazer digitação de documentos

Autor

Equipe Prado Chaves

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A digitação de documentos traz vários benefícios para a empresa ao transformar dados de diferentes origens em arquivos eletrônicos. Entenda!

Você já conhece o serviço de digitação de documentos? Ele se torna importante quando a empresa precisa criar arquivos digitais próprios, transformando dados de diferentes origens em documentação eletrônica.

É comum que a empresa repasse a tarefa para seus colaboradores por não conhecer o serviço de digitação ou não entender por que vale a terceirizar essa tarefa. Contar com profissionais traz diversas vantagens na realização do serviço, então é essencial conhecê-las.

Neste conteúdo, você vai entender o que é o serviço de digitação, como ele é feito e quais os benefícios que ele proporciona. Continue com a gente e se informe!

O que é o serviço de digitação de documentos?

A digitação de documentos é o serviço que faz a transcrição de dados em documentos eletrônicos. Muitas vezes, os documentos físicos são utilizados como modelo ou precisam de mudanças, mas a empresa não tem os arquivos digitais para realizar as alterações. Nesse caso, o serviço de digitação soluciona o problema com mais facilidade. Isso pode ser feito de duas formas: tradicional ou automatizada. 

 Manual ou Automatizada

Nesse caso, a digitação de documentos é feita por um digitador especializado que avalia os originais, que podem ser manuscritos, datilografados, sonoros ou impressos, que realiza a digitação em um programa editor de texto. 

O processo passa por uma revisão detalhada para verificar se não contém erros. Porém, para garantir a qualidade do trabalho, é essencial ter pessoas especializadas para realizar o serviço, já que ele exige agilidade e boas técnicas de digitação. 

Automatizada

Quando o trabalho é automatizado, são utilizados dois tipos de ferramentas para converter os documentos escritos em digitais:

  • Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR), para manuscritos;
  • Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), para fontes tipográficas.

Aqui, a revisão também é fundamental para identificar eventuais problemas na leitura e conversão do texto, que podem acontecer devido a falhas de impressão ou dificuldades ao converter determinados arquivos por ICR ou OCR.

Quais tipos de documentos podem ser digitados?

Qualquer documento que possa ser transcrito pode contar com o serviço de digitação para que se transforme em um arquivo digital. Veja alguns exemplos:

  • papéis impressos, datilografados ou manuscritos;
  • Qualquer Formulários estruturados ou não estruturado
  • Notas Fiscais
  • páginas da internet;
  • arquivos digitais que não permitem cópia;
  • gravações de áudio;
  • telefonemas;
  • planilhas;
  • processos;
  • formulários.

O serviço também pode ser usado para fazer cadastros de clientes, produtos e outras entradas de bancos de dados para a empresa. Esse é um processo necessário quando se converte processos manuais em digitais, especialmente com a adoção de softwares de gestão. 

Quais os benefícios desse serviço para a empresa?

Depois de entender como funciona, entenda quais são as vantagens de investir na digitação de documentos!

Criação de um acervo digital

Uma das principais tendências das empresas é o uso de softwares de gestão e o uso maior da tecnologia. Para isso, um dos requisitos é a digitalização de documentos e uso de dados eletrônicos.

Assim, o serviço de digitação de documentos permite a conversão de diversos arquivos físicos em digitais, criando um acervo com toda a documentação necessária para o negócio.

Foco nas atividades da empresa

Basta contratar uma empresa especializada para garantir que toda a transcrição será feita corretamente, enquanto os colaboradores conseguem manter o foco nas atividades do dia a dia. Ou seja, eles não precisarão desviar a atenção das funções que são realmente lucrativas para a empresa.

Sem experiência na área, o tempo necessário para fazer as digitações também é maior, o que faz com que os colaboradores precisem investir um longo período nessa tarefa. Como consequência, as outras atividades acabam sendo negligenciadas e podem trazer prejuízos para o negócio.

Redução de erros

Considerando que ao repassar a tarefa para funcionários é normal que eles não tenham experiência e conhecimentos específicos sobre o assunto, isso aumenta os riscos de ter erros durante o trabalho. Por outro lado, com a terceirização do serviço isso deixa de ser um risco.

Os profissionais têm experiência na realização do serviço, além de fazer os processos de revisão para localizar eventuais erros e corrigi-los antes da entrega. Tudo isso proporciona mais qualidade para o serviço e segurança para a empresa. 

Se você precisa deste serviço, conte com a Prado Chaves. Além da digitação de documentos, também trabalhamos com digitalização, organização, guarda e arquivos para a documentação. Dessa maneira, a sua empresa tem acesso a soluções completas para facilitar a gestão do negócio. 

Então, gostou de saber mais sobre o assunto? Se você está em busca de serviços de qualidade para lidar com a documentação da sua empresa, acesse o site da Prado Chaves e veja como os nossos serviços podem ajudar!

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