Dúvidas sobre destruição segura de documentos? Conheça 4 maneiras de fazer corretamente

Destruição de documentos: pilha de documentos sobre arquivo colorido.

Autor

Equipe Prado Chaves

A destruição de documentos faz parte das rotinas da gestão empresarial. Porém, é preciso saber como fazer isso corretamente. Aprenda aqui!

Como é a destruição de documentos na sua empresa? É comum que os arquivos tenham um prazo pelo qual devem ser armazenados ou enquanto são úteis para o negócio. Após esse período, eles devem ser descartados como medida de segurança e otimização da rotina e de custos..

Contudo, mesmo que a prática pareça simples, é fundamental adotar alguns cuidados para não comprometer dados sensíveis, deixá-los vulneráveis ou fazer um descarte antes do prazo legal. Infelizmente, essa questão nem sempre é notada pelas empresas e pode resultar em alguns problemas. 

Diante da importância do assunto, preparamos o conteúdo listando 4 formas de fazer a destruição de documentos sem erros. Acompanhe!

1. Entenda as regras da legislação

A legislação brasileira tem diversas regras que se relacionam com o descarte de documentos. As mais conhecidas tratam dos prazos de manutenção dos arquivos, que podem ser necessários diante de fiscalizações e processos judiciais.

No entanto, também existem regras específicas sobre a privacidade e a proteção das informações dos titulares, reforçadas pela vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Os documentos físicos e digitais devem contar com medidas de segurança para evitar vazamentos e uso indevido dos registros.

Isso, sem dúvidas, se relaciona com as práticas de descarte, não apenas com o armazenamento. Portanto, é preciso pesquisar técnicas que sejam adequadas à legislação, garantindo a proteção exigida para todos os dados físicos ou digitais. 

2. Siga a tabela de temporalidade

A tabela de temporalidade trata do ciclo de vida de cada documento, demonstrando os períodos em que eles são úteis para cada departamento e o prazo dentro do qual eles devem ser mantidos nos arquivos da empresa, conforme a legislação vigente. 

Outra aplicação da tabela é a definição de políticas sobre o uso dos documentos, considerando diferentes critérios, como tipo de documento, frequência de uso e, especialmente, a destinação final. Nesse caso, ela aborda o que deve ser feito após o término do ciclo de vida do arquivo (eliminação, digitalização etc.).

É bastante comum que ele seja encaminhado para a destruição, que deve excluir e inviabilizar a consulta dos registros. Porém, sem organizar corretamente a tabela de temporalidade e segui-la no dia a dia, os documentos podem permanecer arquivados por mais tempo do que o necessário ou, até mesmo, sofrer o descarte antes do prazo, trazendo diversos problemas para a empresa. 

3. Adote práticas que evitem a recuperação do documento

Um dos principais problemas que podem surgir com a destruição de documentos que não adotem boas práticas, é a recuperação dos dados por terceiros. Isso pode acontecer tanto com arquivos físicos quanto com os digitais. Logo, é preciso definir de que modo serão feitos os descartes, sempre tentando evitar a reconstituição das informações.

Nos documentos em papel, utilizar trituradores é uma ótima dica. Escolha equipamentos que deixem o papel mais triturado, já que quanto mais pedaços e menores eles forem, mais difícil fica a recuperação. É essencial que o arquivo se torne totalmente inutilizável. Para complementar, você pode enviar os papéis para reciclagem, trazendo mais sustentabilidade para o negócio.

Os documentos digitais também exigem cuidados. É preciso deletar o original e todas as suas cópias, então faça uma varredura completa para não deixar nenhum registro para trás. Além disso, mesmo após apagar os dados, é possível que alguns sejam recuperados por meio de tecnologias específicas.

Assim, vale a pena utilizar programas especializados para garantir que todos os registros existentes foram apagados, evitando a posterior recuperação. A destruição das mídias físicas, como fitas de dados, discos rígidos, entre outras, deve ser feita sempre que possível. 

4. Conte com uma empresa especializada

Como foi possível perceber, a destruição de documentos exige procedimentos específicos para garantir a segurança das informações, especialmente quando se trata de dados sensíveis ou sigilosos. Portanto, vale a pena contar com uma empresa especializada em gestão documental para auxiliar na tarefa. 

Com conhecimentos específicos sobre a legislação, tabelas de temporalidade e melhores práticas de descarte, elas realizam o procedimento de destruição de arquivos de maneira segura. Na Prado Chaves, por exemplo, a sua empresa terá acesso às técnicas mais indicadas para a sua empresa.

Após conhecer as principais maneiras de fazer a destruição de documentos corretamente, reavalie os processos do seu negócio para aplicar melhorias e adequar os procedimentos. Desse modo, você terá mais segurança, evitando vazamentos e o uso indevido das informações. 

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