Documentos digitais x físicos: quais as vantagens e desvantagens de cada um?

A sua empresa já parou para avaliar o uso de documentos digitais e físicos? É comum que o volume de documentação gerado diariamente seja elevado em algumas organizações, especialmente quando se considera todos os setores existentes.

Ao lidar com colaboradores, fornecedores, clientes e obrigações legais, surgem diversos arquivos referentes aos pedidos, contratos, pagamentos e outras atividades realizadas. Muitos deles precisam ser armazenados corretamente, pois podem ser solicitados pelos órgãos fiscalizadores ou utilizados com prova em alguma demanda.

Diante disso, é preciso saber qual é a solução ideal para o seu negócio. Neste conteúdo, preparamos uma lista com as principais vantagens e desvantagens dos documentos digitais e físicos para ajudar na decisão. Acompanhe!

Como os documentos chegaram à virtualização?

Os documentos digitais são um dos resultados do uso crescente da tecnologia. Com a possibilidade de converter registros físicos em cópias virtuais, além de arquivos criados eletronicamente, o uso dessa solução se tornou crescente. Porém, vale a pena entender como foi esse processo de virtualização. 

Para começar, foi necessária a disponibilização da tecnologia. Os arquivos eletrônicos eram criados em computadores ou digitalizados, e salvos em outras mídias — disquetes, CDs, DVDs, pendrives, variando conforme a época.

Atualmente, o armazenamento em nuvem, que evita o uso de mídias físicas, é uma prática usual devido à segurança e praticidade. Contudo, além da criação de meios para viabilizar a existência e o compartilhamento dos documentos digitais, é preciso entender como foi o processo para que eles tivessem validade legal. 

Regulamentação jurídica

Provavelmente, você já percebeu que muitos documentos que antes eram físicos já são utilizados de maneira digital. Quer alguns exemplos? As notas fiscais eletrônicas, os processos judiciais ou as declarações de Imposto de Renda demonstram essa tendência. 

O ponto de partida em termos de legislação no Brasil foi a Lei 12.682/2012, que regulamenta a digitalização e armazenamento de documentos públicos e privados. Ela tinha como função trazer mais segurança para o processo, por meio da certificação quando os arquivos eram digitalizados. 

Entretanto, foram feitos diversos vetos pela Presidência, o que terminou por impedir que os documentos virtuais tivessem o mesmo valor que os físicos. O debate continuou, enquanto também eram criadas mais ferramentas com o objetivo de garantir a idoneidade e a segurança dos documentos digitais.

Uma delas é a assinatura digital, por meio de certificados emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e outras ferramentas semelhantes. Ademais, o Código de Processo Civil de 2015 (Lei n. 13,105) passou a reconhecer os documentos virtuais nos processos, aceitando procurações assinadas digitalmente, atos processuais total ou parcialmente digitais e outros arquivos eletrônicos. 

Por fim, com a existência de vários documentos que já surgem no formato digital, como as NF-e, demonstram o crescimento no uso e a aceitação cada vez maior desse formato de documento. No entanto, ainda existem casos em que os arquivos físicos originais ainda precisam ser mantidos pelas organizações.

Quais são as vantagens dos documentos físicos?

Os documentos físicos são os mais comuns, principalmente porque essa tecnologia e o uso de arquivos digitais é mais recente. Por causa disso, não é possível negar que ele oferece algumas vantagens e ainda tem uso amplo em diversas situações. Para esclarecer, listamos os principais benefícios que eles proporcionam!

Sensação de segurança

Uma das vantagens que os documentos físicos proporcionam para muitas pessoas é a sensação de segurança. É preciso ter em mente que o tema é relativamente recente, então parte do público ainda encontra resistência em confiar em itens totalmente digitais.

Além disso, com a possibilidade de surgirem questões judiciais, alguns sentem mais segurança em ter os registros impressos, com assinatura e outras provas. Outro ponto é que eles ainda são solicitados em diversas situações, já que a aceitação dos documentos digitais ainda não é completa. 

Acesso independente

Os documentos físicos não dependem de ter um computador ou outros dispositivos eletrônicos disponíveis, em acesso à internet. Então você pode levar a qualquer lugar, sem riscos de perder o acesso por falta de bateria ou conexão. 

Cumprimento da legislação

Já citamos acima que não há regulamentação total sobre os documentos digitais e digitalizados. Com isso, ainda existem situações em que os registros originais e impressos ainda são exigidos pela lei. Nesse caso, eles se tornam essenciais para que a organização cumpra os requisitos legais. 

Quais são as desvantagens dos documentos físicos?

Apesar dos benefícios, os documentos físicos também apresentam algumas desvantagens que devem ser consideradas pela organização. Então listamos as principais para que você conheça e possa avaliar a questão. Confira!

Vida útil limitada

O primeiro ponto de atenção é a vida útil dos documentos físicos. Mesmo quando eles são armazenados corretamente, eles sofrem com a ação do tempo. É um desgaste natural que não pode ser impedido, exigindo a adoção de diversos cuidados para tentar aumentar a conservação dos itens e evitar problemas.

Ademais, o próprio manuseio dos papéis durante a realização das atividades colabora com a deterioração. Por isso, eles sempre trazem o risco de ficarem ilegíveis ou inutilizáveis devido à ação do sol, contato com oxigênio e outras circunstâncias. 

Espaço utilizado

Uma das preocupações comuns nas empresas é o espaço para conseguir armazenar todos os documentos impressos de forma segura. Com o grande volume gerado no dia a dia de um negócio, muitas vezes é preciso ter uma sala exclusiva para isso.

Certamente, parte da documentação é de guarda obrigatória, justificando a prática. No entanto, existem alguns que poderiam ser substituídos pelos registros virtuais, otimizando o espaço necessário para o funcionamento do negócio. 

Risco de perdas e danos

A sua empresa já sofreu com extravios de documentos? Infelizmente, essa é uma situação recorrente. Geralmente, isso acontece por problemas no arquivamento, no entanto, o acúmulo de papéis pode fazer com que itens importantes sejam descartados por engano.

Outro problema trata dos danos: rasuras, rasgos, amassados, manchas e queda de líquidos são apenas alguns exemplos. Independentemente da causa, a perda ou os danos aos documentos podem trazer problemas, como multas e outras penalidades em caso de fiscalização. Portanto, diante dessas situações é preciso procurar maneiras de emitir a segunda via e, em muitos casos, a empresa precisará arcar com prejuízos.

Custos envolvidos

Os documentos físicos exigem custos, como compra de papel, tinta de impressora, pastas para arquivo, entre outros. Quando mais de uma pessoa precisa de acesso ou acontece a perda, há despesas com cópias e outras vias. Mesmo que individualmente o valor pareça baixo, o total mensal e o anual podem ser expressivos, afetando o orçamento da companhia. 

Ainda, o tempo gasto para localizar documentos físicos ou resolver problemas causados pelo extravio e danos gera custos operacionais. Isso porque, durante o período, os colaboradores poderiam se dedicar às demais atividades da organização. 

Quais são as vantagens dos documentos digitais?

Depois de conhecer os prós e contras que os documentos físicos proporcionam, vale aprender mais sobre as alternativas digitais para descobrir qual é a solução ideal para a empresa. Conheça as principais vantagens que eles proporcionam!

Segurança

A segurança é um dos grandes diferenciais dos documentos digitais. Existem ferramentas para a autenticação de assinaturas, visando garantir a validade dos documentos. Ademais, é possível contar com softwares de gestão e sistemas de armazenamento que protegem os arquivos de acessos não autorizados, com exigência de senha, validação de dados e criptografia dos registros.

As ferramentas também realizam backups, que garante uma cópia de segurança caso aconteça qualquer problema com os registros. E como eles estão armazenados digitalmente, não há os mesmos riscos de perdas ou danos presentes nos documentos físicos. 

Facilidade de acesso

O uso de softwares e do armazenamento em nuvem proporcionam mobilidade, o que permite o acesso aos documentos em qualquer lugar, desde que o usuário seja autorizado. Ainda, existem ferramentas de busca para localizar a documentação por meio de palavras-chave ou filtros, conforme as configurações escolhidas pela empresa.

Sustentabilidade

A preocupação com a sustentabilidade é um dos destaques quando se fala em tendências e cuidados que devem ser adotados pelas empresas. A necessidade de utilizar os recursos naturais de maneira inteligente e preservar o meio ambiente resultou em um novo perfil de consumidor e de investidor.

Os clientes costumam procurar empresas com responsabilidade social e ambiental para fazer compras, enquanto outras organizações e profissionais podem considerar isso ao firmar parcerias, devido aos reflexos que traz para a imagem do negócio. 

Devido aos impactos que isso traz para a gestão e os resultados das companhias, a questão também é avaliada pelos investidores, o que gerou o conceito de investimento ESG (Environmental, social and Governance), que são focados nos aspectos ambientais, sociais e de governança corporativa. 

Aumento da produtividade

A maior segurança reduz as perdas, enquanto a facilidade de acesso reduz o tempo gasto localizando os documentos. Tudo isso permite que os colaboradores dediquem menos tempo lidando com essas questões, enquanto focam nas demais atividades relevantes para os resultados da empresa.

Assim, a organização consegue aumentar a produtividade, sem precisar aumentar a jornada de trabalho ou o número de empregados. Por consequência, é comum se deparar com a melhora da lucratividade. 

Redução de custos

Conforme mostramos, os problemas gerados pelos documentos físicos podem trazer penalidades e prejuízos. Logo, a manutenção da documentação de maneira virtual pode prevenir essas ocorrências e reduzir os custos.

Mesmo que seja obrigatório manter os originais em um arquivo, as cópias digitais servem para consultas e outras atividades que não exijam os originais. Outra questão de destaque é a redução no uso de papéis, tinta de impressora e outros materiais de escritório. 

Quais são as desvantagens dos documentos digitais?

Foi possível perceber que os documentos digitais apresentam diversas vantagens, não é? Porém, existem alguns pontos que podem ser considerados desvantagens e devem ser avaliados pela organização. Veja quais são!

Exigência da tecnologia

A necessidade de utilizar dispositivos eletrônicos e, até mesmo, a internet para conseguir acessar os documentos pode gerar um pouco de resistência. Afinal, se surgir um imprevisto, como falta de energia ou queda de conexão, como lidar?

Nesse caso, vale apostar em maneiras de contornar a situação, como manter dispositivos móveis acessíveis e cópias disponibilizadas mesmo quando o sistema está offline. 

Já a falta de energia, de maneira geral, também impede a realização de várias tarefas mesmo com os documentos físicos, não é verdade?

Validade jurídica

A validade jurídica pode ser uma barreira, já que, inicialmente, não há garantias sobre a origem de documentos. Porém, muitos deles contam com identificadores, códigos de autenticação ou assinaturas eletrônicas que permitem verificar a autenticidade.

Nos demais casos, mantenha o arquivo físico e original arquivado, enquanto utiliza cópias virtuais no dia a dia. Dessa maneira, você evita qualquer problema que possa surgir pela discussão da validade do documento. 

Preocupação com medidas de proteção

Quando se trata do uso de tecnologia e internet, é normal que surja a preocupação com a segurança dos dados. O risco de que eles sejam acessados por terceiros, inclusive, é uma objeção comum em relação à documentação digital.

Isso deixa em evidência a necessidade de sempre contar com ferramentas adequadas para digitalizar e armazenar os documentos. Com o uso de softwares focados na proteção, que atendam os requisitos legais (especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados), é possível contornar essa situação. Como já mostramos, a alternativa é bastante segura. 

Vale destacar que as desvantagens podem ser mitigadas com a adoção de ferramentas adequadas e, quando exigido pela lei, a manutenção das cópias físicas em arquivos organizados e seguros. Assim, os documentos digitais conseguem trazer mais benefícios, tendo em vista que mesmo existindo desvantagens, é possível aplicar diferentes práticas para combatê-las. 

Como escolher a melhor opção entre documentos digitais ou físicos?

Ambos contam com vantagens e desvantagens, portanto, a escolha deve considerar as características e necessidades do seu negócio. Uma prática bastante comum, que traz benefícios devido à redução de papéis e maior segurança, é optar pela documentação digital. 

Nesse caso, os arquivos físicos que devem ser mantidos são arquivados em um espaço seguro, protegido contra intempéries — você pode contratar empresas especializadas que fornecem o serviço. Enquanto isso, as cópias digitais são disponibilizadas para que a equipe utilize no dia a dia.

Assim, caso seja necessário apresentar originais, basta buscar o documento nos arquivos. A prática permite aproveitar os benefícios de todos os tipos de documentos, dando preferência para a virtualização, já que ela consegue apresentar mais vantagens.

Dessa maneira, a empresa consegue organizar os arquivos, facilitar o acesso, aumentar a segurança e otimizar os processos internos. Como consequência, é possível ter mais produtividade e reduzir os custos relacionados, obtendo melhores resultados na gestão.

Então, conseguiu entender a diferença entre documentos digitais e físicos? Avaliando as alternativas, é possível encontrar as melhores soluções para o seu negócio e realizar as adequações necessárias para otimizar os fluxos de trabalho. Além disso, você pode encontrar empresas parceiras para ajudar em atividades como digitalização, organização e guarda de arquivos.

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