Como digitalizar documentos: 5 dicas para garantir a qualidade dos seus arquivos

Homem ensinando como digitalizar documentos

Autor

Bruno Lacerda

Se você ainda não sabe como digitalizar documentos da melhor maneira para garantir a qualidade, acompanhe este conteúdo e confira as principais dicas!

A sua empresa sabe como digitalizar documentos mantendo a qualidade dos arquivos? A digitalização não é uma novidade no mercado, mas o processo pode trazer algumas dificuldades, especialmente em relação ao processo de conversão dos papéis em meios digitais ou às práticas de gestão da documentação empresarial.

No entanto, para conseguir aproveitar os benefícios que a digitalização proporciona, como facilidade no compartilhamento dos arquivos e mais segurança para os documentos da empresa, vale a pena conhecer algumas dicas sobre o assunto.

A seguir, listamos 5 práticas sobre como digitalizar documentos e garantir arquivos de qualidade, junto a uma boa gestão. Acompanhe!

1. Entenda o que é a digitalização

O processo de digitalização de documentos consiste na criação de cópias digitais dos arquivos da empresa. Assim, eles podem ser armazenados em mídias físicas ou servidores em nuvem, acessados sempre que necessário. 

Um ponto importante é que ela pode não substituir os documentos físicos totalmente: eles devem ser arquivados em locais seguros quando for necessário manter os originais. Contudo, a prática ajuda a proteger e conservar os papéis.

Com a possibilidade de acessar cópias digitais, os colaboradores não precisam mexer na papelada, o que reduz os riscos de causar danos ou perdas. Ainda, com o uso de ferramentas digitais para armazenamento e gestão, fica mais fácil encontrar todos os arquivos, otimizando o tempo. 

2. Conte com equipamentos de qualidade

Para saber como digitalizar documentos com qualidade, é preciso usar ferramentas adequadas para fazer as cópias. Atualmente, o mercado oferece diversas opções, como scanners, impressoras com a função de digitalizar e aplicativos para smartphones ou tablets. No entanto, essa decisão afeta a qualidade do documento criado. 

O ideal é utilizar um scanner profissional em conjunto com um programa adequado para a conversão do arquivo para o formato desejado (jpg, pdf, entre outros). Ainda, é preciso ter atenção às configurações, como resolução, tamanho e outros recursos para garantir que a cópia apresentará a mesma qualidade do original. 

3. Prepare a documentação

Uma etapa importante para a digitalização é saber como preparar os documentos. Como os arquivos digitalizados precisarão ser organizados em um sistema ou em pastas específicas, vale a pena criar uma sequência lógica e organizar todos os papéis antes de iniciar a digitalização.

Por exemplo, selecione e separe  todas as fichas cadastrais, depois faça o mesmo com  os contratos, comprovantes de pagamentos e outros arquivos. Com a etapa concluída, é hora de deixar os documentos prontos para a digitalização.

Retire grampos e clipes, veja se não existem dobras e tente melhorar os amassados. Isso tudo pode influenciar na legibilidade dos documentos. Depois disso, é só utilizar o equipamento escolhido para criar a cópia digital e armazenar o arquivo e por fim é só remontar o documento físico.

4. Faça uma boa gestão dos arquivos

Não adianta investir na digitalização sem ter boas práticas para a gestão dos arquivos, caso contrário, podem acontecer vazamentos e perdas. Nesse caso, comece estabelecendo políticas de uso, tratando de permissões de acesso, controle de alterações e outras práticas para assegurar a proteção dos arquivos e a sua correção.

Ainda, é importante ter um bom software de gestão documental, que facilite a tipificação, o armazenamento e a busca dos arquivos. As ferramentas de gestão eletrônica de documentos (GED) podem ser ótimas soluções para a sua empresa. 

5. Conte com suporte profissional

Foi possível perceber que saber como digitalizar documentos exige atenção a diversas questões, que vão desde a compreensão do conceito até a própria gestão documental. Entretanto, nem sempre as empresas contam com os equipamentos profissionais ou o conhecimento técnico para conseguir aplicar as melhores práticas ao organizar os arquivos.

Nesse caso, vale contar com suporte profissional de uma empresa especializada em gestão documental. Assim, a sua companhia tem acesso a um serviço completo, com as principais tecnologias para digitalizar e indexar documentos, enquanto consegue mais agilidade para o processo. 

Pronto! Agora você já conhece as principais dicas sobre como digitalizar documentos na empresa. Os próximos passos são analisar a estrutura do seu negócio e iniciar o planejamento para definir as melhores estratégias para aplicar a digitalização dos seus arquivos e aproveitar todos os benefícios dessa prática.

Tem interesse nessa solução? Na Prado Chaves temos serviços especializados em digitalização e outros processos de gestão documental, com as principais soluções para o seu negócio. Acesse o nosso site e saiba mais!

Contato



    Autorizo a Prado Chaves a enviar e-mails, esta autorização poderá ser cancelada a qualquer momento.