Da nota fiscal ao alvará: tipos de documentos que todo gestor precisa conhecer

Uma das funções do gestor é compreender os processos necessários para a melhor administração da empresa e o cumprimento de todas as obrigações legais. Para isso, é essencial conhecer os diferentes tipos de documentos que fazem parte da rotina de um negócio. Você já está familiarizado com o assunto?

Diante do volume de arquivos, é normal ter dúvidas sobre o assunto. Porém, é importante esclarecer o tema para ter condições de elaborar, arquivar e adotar todos os cuidados necessários com a documentação da empresa.

Pensando nisso, preparamos este guia explicando os principais documentos da rotina empresarial. Ainda, demonstramos por que eles são importantes e como fazer uma boa gestão documental. Confira!

Quais são os tipos de documentos que devem ser conhecidos?

Em primeiro lugar, alguns documentos variam conforme o tipo de negócio. No entanto, existem certos tipos que são mais comuns e essenciais para a gestão de diversas empresas. Assim, listamos as principais opções esclarecendo a sua função e importância. 

Nota Fiscal

As notas fiscais são documentos emitidos nas operações comerciais, de caráter obrigatório para as empresas. Elas registram entradas, saídas, devoluções, remessas e outras movimentações de produtos, serviços e valores nos negócios. Dessa maneira, ela viabiliza a cobrança dos tributos incidentes sobre as práticas, indicando os valores que devem ser recolhidos.

Por causa disso, deixar de emitir as notas fiscais é considerado sonegação fiscal. Ou seja, diante de fiscalizações que identifiquem a ausência do documento, a empresa é penalizada. Ademais, elas podem ser utilizadas para comprovar o cumprimento de obrigações, validar pedidos de trocas e garantias, entre outros direitos ou deveres da empresa.

Logo, elas devem ser armazenadas em um lugar adequado, encaminhando as vias corretamente para cada destino (consumidor, tesouraria, empresa, entre outros). Devido aos prazos para cobranças de tributos e ações fiscais, as notas devem ser guardadas por, no mínimo, 5 anos. Se a empresa utilizar os canhotos destacáveis de nota fiscal, deve seguir a mesma regra.

Faturas e guias

É comum que a empresa receba faturas de cobranças de diferentes origens, como as de serviços (água, energia elétrica, telefonia, etc.) ou de outras obrigações. Certamente, a guarda dos comprovantes é essencial para conseguir resolver qualquer problema com a identificação do pagamento, porém, os documentos de cobrança também devem ser guardados.

Isso porque eles podem esclarecer divergências nas informações futuras, além de ajudar a conferir todas as movimentações. Outra dica é criar uma forma de armazenamento que crie ligações entre a fatura e o respectivo comprovante. Assim, quando for necessário lidar com esses tipos de documentos, o colaborador terá mais facilidade para acessá-los.

Alvará de funcionamento

O Alvará de Funcionamento é um documento fornecido pela Prefeitura Municipal que declara a regularidade da empresa, autorizando as atividades. Os requisitos para a obtenção dependem das regras de cada cidade e, também, do tipo de empreendimento desenvolvido. Um dos pontos essenciais é a observância da Lei de Zoneamento, que pode interferir nas possibilidades de negócios por região.

Ele é concedido por prazo determinado, então é preciso ter atenção ao prazo de renovação para manter o funcionamento regular da empresa. Sem ele, o negócio pode ser fechado diante de uma fiscalização. Ademais, existem casos em que o documento deve ser exposto em um local visível no estabelecimento.

Licenças de funcionamento

Dependendo do tipo de empresa, podem ser necessárias autorizações adicionais, além do Alvará de Funcionamento. Nesse caso, as licenças são obtidas em órgãos específicos, conforme a sua finalidade. São elas:

• Licença Sanitária: é um documento fornecido pela Vigilância Sanitária, exigido para empresas que atuam em nichos específicos que tenha relação com alimentos, medicamentos e cosméticos;
• Licença Ambiental: exigida em segmentos que possam causar impactos ao meio ambiente, como o setor industrial, agropecuário, metalúrgico e químico.

Elas devem ser expostas em um lugar visível e a empresa deve ter controle sobre os prazos ou outras regras sobre a renovação das licenças. A irregularidade na documentação é passível de multa e outras penalidades ao estabelecimento, que pode, inclusive, ser impedido de continuar funcionando até regularizar a situação.

Recibos e comprovantes de pagamentos

Já falamos sobre a importância de guardar as faturas, então é importante também falar sobre os recibos e comprovantes de pagamento. Eles devem ser solicitados ou emitidos sempre que a empresa quitar uma obrigação financeira de qualquer natureza: previdenciária, trabalhista, cível, fiscal, entre outras.

Assim, caso surja qualquer controvérsia ou dúvida sobre a quitação, ela poderá ser verificada e comprovada com a apresentação dos comprovantes. Um cuidado importante, aqui, é verificar os prazos necessários para arquivar cada tipo de documento, considerando o período em que será possível discutir questões judiciais.

Fazendo isso, é possível organizar a rotina para realizar o descarte seguro daqueles que não serão mais utilizados, liberando espaço e evitando que o volume de arquivos se torne muito grande desnecessariamente. Caso tenha dúvidas sobre os prazos, conte com suporte profissional para não cometer erros.

Registros contábeis e fiscais

Os livros fiscais e contábeis trazem registros econômicos importantes para a empresa. No primeiro caso, eles costumam ser exigidos pelas cidades, estados ou municípios, enquanto os contábeis tem relação com a contabilidade do negócio.

No segundo caso, a obrigatoriedade é prevista em leis federais, dispensando apenas o microempreendedor individual da manutenção de um sistema de escrituração contábil. Os principais tipos que podem ser usados são:

• livro diário: registra todas as movimentações contábeis e situação patrimonial;
• livro razão: controla individualmente todas as contas descritas no livro diário;
• livro caixa: traz todas as operações que envolvam bens numerários;
• livro de registro de inventário: registra quantidade e valor de produtos, matérias-primas e outros itens;
• livro de registro de entradas e livro de saídas: trata das entradas e saídas de mercadorias, bens e serviços de empresas que recolhem ICMS;
• livro de apuração de impostos: pode tratar de IPI, ICMS, entre outros.

Todos os documentos devem ser arquivados corretamente para que possam ser atualizados constantemente, pesquisados quando necessário e apresentados diante de solicitações.

Controle de ponto

O controle de ponto dos colaboradores reflete a jornada de trabalho efetivamente cumprida. Assim, ele consegue demonstrar se houveram atrasos, faltas, horas extras ou horas noturnas — todos fatores que devem ser considerados no cálculo do salário para cumprir as obrigações trabalhistas. Portanto, eles devem ser assinados e guardados mensalmente, podendo ser apresentados em fiscalizações ou ações judiciais.

Vale destacar que a manutenção do controle de ponto é obrigatória para empresas que tenham mais de 20 colaboradores. Porém, mesmo nos demais casos vale a pena implementar o sistema e arquivar as jornadas de trabalho, tendo em vista que os documentos trazem informações importantes sobre os pagamentos que devem ser feitos. 

Folhas de pagamento

As folhas de pagamento são fundamentais para o negócio. Elas detalham toda remuneração dos trabalhadores, indicando separadamente cada verba (salário, horas extras, adicionais, entre outros) e descontos realizados (faltas, contribuição previdenciária, vale-transporte etc.), além dos outros recolhimentos da empresa, como o FGTS.

Elas são apresentadas para conferência da remuneração e assinadas pelo trabalhador, como recibo. Desse modo, as folhas de pagamento e seus recibos são o documento utilizado para demonstrar o que foi pago e verificar se as obrigações foram observadas, com o pagamento de todas as verbas previstas.

Documentos de segurança do trabalho

As normas de medicina e segurança do trabalho preveem a necessidade de diversos tipos de documentos, que trazem medidas de proteção, descrições sobre os ambientes de trabalho e outras informações que se relacionam com os direitos dos trabalhadores, por exemplo: aposentadoria especial, adicional de insalubridade ou de periculosidade.

Conheça alguns documentos de segurança e saúde do trabalho que devem ser desenvolvidos pela empresa para atender à legislação:

• Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho (LTCAT);
• Atestados de Saúde Ocupacional (ASO);
• relatório de entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPI);
• Atestados médicos de afastamento dos colaboradores.

Os documentos são, em grande parte, previstos pelas normas regulamentadoras, que podem ter aplicação específica para apenas alguns segmentos. Dessa maneira, é essencial que a empresa avalie todas as regras para entender quais devem ser observados na organização.

Contratos

Grande parte do que é negociado com a empresa deve ter um contrato. A contratação de funcionários, compra de produtos, contratação de serviços, vendas, entre outros. O documento traz as obrigações das partes, seus direitos e informações como pagamentos, duração do contrato, multas em caso de descumprimento e outros dados relevantes.

Portanto, independentemente do setor responsável pelo contrato, ele deve ser elaborado corretamente, assinado e armazenado em um local seguro, que permita a consulta diante de dúvidas. Ademais, eles podem ser usados para comprovar direitos ou discutir detalhes sobre o cumprimento do que foi previsto. 

Qual a importância de guardá-los corretamente?

Caso ainda não saiba o motivo de ter boas práticas para armazenar os diferentes tipos de documento, explicamos os principais benefícios que isso proporciona. Veja aqui!

Facilidade para o dia a dia

Você conferiu os principais documentos que uma empresa precisa lidar, mas ainda podem existir outros. Portanto, fica clara a variedade de arquivos que devem ser desenvolvidos, consultados e apresentados no dia a dia do negócio. Sem uma boa organização, os colaboradores e gestores encontrarão dificuldade na localização de arquivos.

Isso pode exigir um maior tempo para localizar os itens, gerar a duplicidade de documentos e colaborar com a perda de arquivos. Com isso, ainda pode ser necessário investir mais tempo para buscar a segunda via ou elaborar o registro novamente.

No entanto, quando é feita a tipificação e a indexação da documentação, com um bom sistema de localização e arquivamento, todas as funções são simplificadas. Assim, é possível ter mais facilidade no dia a dia em relação à gestão documental.

Aumento da produtividade

Com a maior facilidade na gestão de documentos, é possível observar o aumento da produtividade de toda equipe. Não será mais necessário investir longos períodos tentando encontrar registros, agilizando as tarefas. Em longo prazo, os colaboradores conseguem investir mais tempo na realização de tarefas mais importantes para o desenvolvimento empresarial.

Além da produtividade, vale destacar que há a melhoria dos resultados obtidos e, até mesmo, da lucratividade. Logo, mesmo que essa organização exija um investimento (de tempo e  de dinheiro), é possível identificar o retorno em longo prazo pelo aumento no desempenho empresarial.

Segurança dos documentos

A segurança dos documentos envolve boas práticas para evitar o acesso indevido, o vazamento de informações, os danos e as perdas de arquivos. Na gestão documental é possível adotar diversas medidas, que vão além da organização e do arquivamento. A digitalização de documentos, por exemplo, permite a criação de cópias eletrônicas que podem ser consultadas diariamente.

A ideia é evitar que seja necessário manusear os documentos com frequência, já que isso aumentaria os riscos de danos e extravios. Além disso, boas práticas de classificação e arquivamento facilitam a implementação de sistemas de controle de acesso e hierarquias, evitando que os registros sejam visualizados por pessoas que não são autorizadas.

Cumprimento da legislação

Entre os tipos de documentos, é possível perceber que vários precisam ser mantidos para cumprir determinações legais. Contudo, os problemas no arquivamento podem fazer com que ele não seja localizado. Se isso acontecer, a empresa corre o risco de sofrer diversos tipos de penalidades, que vão desde multas até a interdição do estabelecimento.

Além dos custos relacionados à própria sanção, ainda podem ter outros adicionais, como a contratação de advogados, custas judiciais, condenações, entre outros. Logo, de certo modo, a prática também colabora com a redução de despesas do negócio.

Como organizar os diferentes tipos de documentos da empresa?

Como você viu, é essencial ter boas práticas para a gestão dos documentos empresariais para conseguir aproveitar todos os benefícios que isso proporciona ao negócio. Existem diversas práticas que podem ajudar, sempre começando com um diagnóstico para identificar as medidas adotadas, os gargalos existentes e as melhorias que devem ser realizadas.

De maneira geral, é importante ter um bom sistema de arquivamento, categorizando os tipos de documentos e determinando a temporalidade para saber o momento certo de descartá-los. Para colocar isso em prática, vale ter um software de gestão documental, que mantém os registros sobre localização física, além de facilitar a organização dos arquivos digitais.

Por fim, para auxiliar em todas as tarefas, você pode contar com uma empresa especializada para criar e implementar as medidas ideais para a sua organização. Desse modo, é possível encontrar soluções personalizadas, considerando o segmento da empresa, o volume de documentos e outras características do negócio.

Conhecendo os principais tipos de documentos e o seu papel na empresa, é mais fácil identificar como lidar com eles da melhor maneira. Fazendo isso, é possível manter a regularidade do negócio, manter a segurança documental e, ainda, aumentar a produtividade da equipe.

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