Chega de arquivos perdidos: conheça a indexação de documentos

Um dos problemas que podem surgir no dia a dia da empresa trata da perda de arquivos (definitiva ou não). A falha faz com que funcionários precisem investir um longo tempo procurando a documentação ou realizando os procedimentos para obter uma segunda via e lidar com as consequências. Diante disso, contar com soluções como a indexação de documentos pode ser fundamental. 

Não podemos negar que conseguir maneiras rápidas de encontrar qualquer documento necessário para empresa consegue agilizar os processos internos. Entretanto, nem sempre os gestores compreendem essa questão, deixando de buscar soluções adequadas.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para mostrar o que é e a importância de contar com a indexação de documentos em seu negócio. Vamos lá?

O que é a indexação de documentos?

A indexação de documentos é o processo de organizá-los por meio de índices. Para isso, são criadas tags e categorias para identificar e localizar toda a documentação com mais agilidade.  Diante disso, a solução se torna fundamental para a gestão de arquivos eletrônicos. 

Quando bem executado, ele permite a localização dos documentos com facilidade, apenas digitando o seu nome ou termos chave em um sistema, que retornará resultados que atendam aos parâmetros informados. Para isso, ele pode considerar diversas características, como:

• numeração;
• tipo de documento;
• data de emissão;
• prazo de guarda obrigatória;
• colaboradores responsáveis;
• cliente relacionado;
• destinação final.

Enfim, a indexação busca categorizar todos os arquivos considerando as informações mais importantes, de modo que a empresa consiga localizar qualquer arquivo necessário com eficiência. 

Como ela pode ser feita?

Ela pode ser feita de maneira manual, quando uma pessoa faz as análises para criar as tags e categorias que serão utilizadas para classificar todos os documentos, ou de maneira automática, agilizando todo o processo.

O primeiro tipo já foi muito utilizado, também conhecido como taxonomia, consistindo na alocação de colaboradores ou contratação de profissionais para analisar cada um individualmente e anexá-los. No entanto, com as ferramentas tecnológicas e a necessidade de otimizar os processos, a automatização da indexação de documentos se tornou importante. 

Nesse caso, um software é o responsável por aplicar as técnicas de indexação, com identificação dos assuntos tratados nos documentos e a padronização. Isso é feito a partir do Optical Character Recognition (OCR), ou reconhecimento ótico de caracteres, que permite que o programa faça a leitura dos documentos digitais.

Desse modo, por meio da digitalização de arquivos físicos, ele consegue deixar qualquer imagem pronta para a leitura. Depois, ele faz a leitura dos documentos digitais do sistema da empresa para realizar a indexação. Isso potencializa os benefícios da prática para a empresa, com mais agilidade, segurança e qualidade. 

Quais os riscos de não utilizá-la?

Se você ainda não se convenceu da importância de contar com essa estratégia apenas entendendo como a indexação de documentos funciona, vale conhecer os riscos que a empresa corre ao não utilizá-la.

O primeiro é a perda de documentos. A indexação também contará com informações sobre a localização dos arquivos, permitindo que os colaboradores os encontrem facilmente. Sem isso, há riscos de não encontrá-los, o que pode ter diversas consequências diferentes:

• perda de um longo período procurando (nem sempre com sucesso no final);
• necessidade de elaborar ou solicitar segunda via, que pode exigir procedimentos bastante burocráticos em alguns casos;
• custos com novas emissões de documentos;
• despesas com sanções e penalidades caso documentos solicitados não sejam apresentados no prazo legal.

De maneira resumida, é possível notar que isso afeta todo o andamento dos processos internos e do fluxo de trabalho, além de afetar a confiabilidade e a imagem da empresa. Isso sem considerar os prejuízos causados pela queda na produtividade e penalidades. 

Como a indexação resolve esses problemas?

A indexação consegue agrupar documentos conforme as tags ou categorias, permitindo que todos os arquivos se mantenham organizados. Também é possível agrupar os que são relacionados, para trazer ainda mais facilidade.

Com a ferramenta certa, a indexação de documento permite a realização de buscas rápidas para localizar qualquer documento que seja necessário, além de facilitar a realização de análises gerais. Por exemplo, com esse processo, é possível identificar documentos que já podem ser descartados com base nas datas, a fim de reduzir o volume de informações.

Desse modo, a empresa garante o armazenamento mais seguro e a rápida localização de qualquer arquivo. A adoção de melhores práticas em relação ao prazo de guarda e descarte também é facilitado. Logo, é possível solucionar os problemas citados anteriormente e aproveitar diversos benefícios.

Conseguiu entender como funciona a indexação de documentos? Para aproveitar todas as vantagens, conte com boas parcerias para realizar o serviço. Na Prado Chaves contamos com essa e outras soluções para auxiliar a gestão documental do seu negócio. 

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