O que é tipificação e por que ela é tão importante na gestão de documentos?

O que é tipificação: homem tipifica caixa com documentos.

Autor

Equipe Prado Chaves

Se você ainda não sabe o que é tipificação de documentos e a sua importância para a gestão documental, confira este conteúdo!

Para melhorar a gestão empresarial é preciso contar com ferramentas e estratégias que auxiliem na realização das tarefas. Aqui, uma das dicas essenciais é entender o que é tipificação dos documentos e implementar a prática.

Ao lidar com todos os arquivos relacionados ao negócio, é preciso organizá-los e encontrar maneiras de facilitar a busca, o acesso e o controle sobre todos os documentos. Aqui, a tipificação consegue oferecer a solução ideal para a empresa.

Neste conteúdo, você vai aprender o que é tipificação, como ela é feita e qual é a sua importância para a gestão documental. Acompanhe! 

O que é tipificação de documentos?

De maneira simplificada, a tipificação de documentos é um processo de classificação de documentos conforme o seu tipo. Assim, ela é utilizada para cadastrar arquivos e mantê-los organizados, segundo categorias e hierarquias que façam sentido para o negócio.

Dessa maneira, ela não segue um padrão preestabelecido aplicado a todos os tipos de empresas e documentos. Para que cumpra a sua função, ela deve ser feita considerando as atividades exercidas pela empresa, as responsabilidades da companhia, a área de conhecimento ou setor relacionado e a sua função no contexto empresarial. 

Como o procedimento é feito?

A tipificação acontece quando o documento é cadastrado na base de dados, o que pode ser feito com o auxílio das ferramentas de digitalização, que capturam dados automaticamente para agilizar o processo. 

É preciso identificar o tipo de documento, a área a que ele se relaciona e ter atenção à tabela de temporalidade, para que a classificação também permita a localização fácil e segura dos arquivos que podem ser descartados.

Ainda, durante o registro é possível implementar as medidas de controle de acesso, incluindo restrições conforme cargo ou setor. Para facilitar, você pode contar com empresas especializadas em gestão documental para realizar o serviço.

Por que o processo é tão importante?

Depois de entender o que é tipificação de documentos, que tal aprender por que ela é tão importante? Existem diversos benefícios que ela proporciona que facilitam e aumentam a segurança em relação aos arquivos da empresa. A seguir, vamos explicar os principais motivos para implementar essa estratégia. 

Ampliação das classificações usadas

Quando não há um sistema de tipificação bem definido, o mais comum é que a empresa separe classificações principais, como notas fiscais, contratos e folhas de ponto, mas deixem de criar outras categorias mais detalhadas. Isso resulta na inclusão de arquivos em categorias como “outros” ou “diversos”.

O fato é que com o volume de documentos de um negócio, o uso de classificações gerais acaba por dificultar a localização dos documentos no futuro. Afinal, será preciso lembrar que aquele arquivo não tinha uma categoria e depois procurá-lo em meio à documentação que tratará de variados temas. 

Aqui, a tipificação considera todas as características do documento para criar classificações mais detalhadas, criando categorias para todos os arquivos. Ainda, com as ferramentas corretas, a empresa evita erros que podem acontecer no momento de categorizar os registros. 

Facilidade na busca de documentos

Com a criação de uma estrutura detalhada para tipificar os documentos, categorizando todos conforme uso, setor e outras características relevantes, os colaboradores terão mais facilidade para localizar e consultar os arquivos. 

Quando o processo de classificação encontra falhas, é comum que seja necessário investir um tempo mais longo para encontrar os documentos. Em outros casos, eles acabam perdidos, mesmo que arquivados, porque a equipe não consegue encontrá-los devido aos erros. Isso agiliza a realização das tarefas que exigem a consulta de documentos e otimiza os processos, permitindo o aumento da produtividade. 

Melhora na gestão documental

Os benefícios da tipificação aumentam a segurança, facilitando os controles de acesso e implementação de sistemas que restringem o acesso. Ainda, reduz os riscos de perdas no processo de arquivamento. Por fim, agiliza a pesquisa pela documentação desejada.

Ou seja, toda a gestão documental se torna mais fácil, já que a tipificação consegue identificar os documentos com parâmetros completos conforme a sua função e papel no funcionamento da empresa.

Então, conseguiu entender o que é tipificação de documentos? Como foi possível perceber, ela consegue revolucionar a rotina da empresa e facilitar os processos de gestão documental.

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