Autor
Equipe Prado Chaves
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Sua empresa já trabalha com uma tabela de temporalidade? Entenda a importância dessa ferramenta para a gestão de documentos.
Uma tabela de temporalidade é uma ferramenta auxiliar da gestão de documentos. Ela evita perdas e extravios, assim como indica o período de armazenamento de cada arquivo, de acordo com o que a legislação determina.
Devido a suas características, um dos benefícios é a facilidade de busca de documentos. No entanto, a tabela também evita que sejam encontradas irregularidades em um processo de fiscalização.
Portanto, a ferramenta tem relação direta com a otimização de processos e o gerenciamento organizacional. Ainda há mais o que falar. Por isso, criamos este post com as informações essenciais sobre o assunto. Confira!
A tabela de temporalidade apresenta cada documento e o seu respectivo ciclo de vida, frequência de uso, destinação final e período de guarda. Além de ser importante para o setor contábil, fiscal, jurídico essa ferramenta também é útil para o Departamento Pessoal (DP).
Ela é válida, porque cada documento tem um prazo pré definido para armazenamento. A partir dessa definição, evita-se a eliminação incorreta de documentos e acúmulos de documentos desnecessários. Ao mesmo tempo, é possível incluir outras informações, conforme as necessidades do negócio.
Qualquer que seja a forma de utilização, a tabela tem como principais objetivos apresentar os prazos de:
Dentro desse contexto, fica claro que a ferramenta auxilia na gestão de documentos. Ela tem caráter normativo institucional e é válida para qualquer porte empresarial, especialmente para os negócios com grande volume de arquivos físicos.
A elaboração da tabela de temporalidade varia de acordo com as demandas do negócio. É preciso analisar as regras de negócio dos diferentes setores da organização e fazer as adaptações necessárias.
Por outro lado, existem 5 principais critérios básicos, que representam cada coluna da tabela. Portanto, qualquer adaptação deve manter esses itens, porque essa é a composição mínima. Veja quais são eles.
Está localizado na primeira coluna e apresenta o tipo de documento analisado . Pode ser um contrato de prestação de serviços, folhas de pagamento, Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), ficha de aluno, ficha de pacientes ou qualquer outro tipo documental.
É o período no qual o documento deve permanecer armazenado. Existem 3 etapas, também chamadas de idades:
Consiste na quantidade de vezes que o documento é consultado durante a rotina de trabalho. Basicamente, ela é dividida da seguinte forma:
Consiste no período obrigatório de armazenamento dos arquivos. Ele é determinado pela lei e pode ser modificado, de acordo com a necessidade. Por esse motivo, é necessário consultar e atualizar a tabela de temporalidade com frequência.
Determina qual é o local para o qual o documento será direcionado após o término do ciclo de vida. Existem várias alternativas, como:
Observe que alguns aspectos já estão determinados pela lei. Por isso, é fundamental analisar esses aspectos, cuidar do prazo de guarda e identificar os processos em andamento ou em quais situações estes documentos devem ser solicitados, como por exemplo, em casos de Processos cíveis, ou tributários, para saber se será válido mantê-lo ou se é possível eliminá-lo.
Cada um desses itens apresenta uma coluna. A partir disso, você monta a tabela de temporalidade definindo qual é a situação de cada um dos arquivos — eles representam linhas. Nesse processo, ainda é necessário seguir algumas boas práticas:
Como vimos, qualquer negócio precisa utilizar a tabela de temporalidade, especialmente se o volume de documentos organizacionais for grande. Quando essa ferramenta é ignorada, é preciso revisar os fluxos de gerenciamento de forma frequente, o que pode levar a problemas e inconsistências na gestão.
Dentro de uma mesma empresa, ainda há variações da necessidade da tabela. Para alguns setores, ela é ainda mais relevante. Entre eles estão as áreas fiscal, contábil, pessoal e financeira. Isso acontece por diferentes fatores.
Um deles é a classificação básica dos documentos, que é definida pela arquivologia. Ela determina que os arquivos são categorizados em:
Como você já deve saber, uma empresa trabalha com diferentes tipos de documentos. Cada um deles tem suas exigências de armazenamento e características. A tabela de temporalidade vem justamente para facilitar a gestão dos arquivos e evitar que a empresa incorra em irregularidades.
Essa seria uma falha grave, em caso de fiscalização. Afinal, essa seria uma situação em que a empresa teria que lidar com problemas judiciais e arcar com multas.
Mais do que isso, a tabela de temporalidade ajuda a prever e evitar falhas e danos no processo de armazenamento dos arquivos. Isso acontece porque, por meio dela, é possível avaliar diferentes critérios e monitorar as fases de guarda de forma organizada, prática e segura.
Ainda são obtidos diversos benefícios. Entre eles estão:
O tempo de armazenamento depende da legislação e vai até 5 anos, geralmente. No entanto, esse período costuma se referir à idade corrente. Por isso, é possível guardar o arquivo por um período maior, a depender da necessidade da empresa.
De modo geral, veja os diferentes prazos de documentos conforme o assunto, o ciclo de vida e a destinação do arquivo:
Para ficar mais claro, veja os exemplos de acordo com cada classificação de documentos.
O prazo de 5 anos vale para:
O período de 30 anos é válido para:
O prazo de 10 anos vale para folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários. Ainda há o período de 5 anos para:
Ainda vale o prazo de 2 anos para termo de rescisão do contrato de trabalho, aviso prévio e pedido de demissão. E o período indeterminado é útil para contrato de trabalho e livro ou ficha de registro de empregado.
A gestão de documentos é mais uma etapa a ser realizada pelas empresas. Ela é fundamental para direcionar as estratégias e garantir o acesso e a preservação dos arquivos. Ao mesmo tempo, a companhia mantém os dados disponíveis quando necessário.
É importante destacar que vários dados são gerados pelas organizações todos os dias — e alguns deles são relevantes para aumentar a vantagem competitiva do negócio. Entre eles estão:
Desse modo, o controle e a preocupação com a segurança são essenciais para evitar prejuízos, como perdas, exposição de conteúdos sigilosos e demora na busca de informações. Como resultado, a gestão de documentos facilita o fluxo de trabalho e aumenta a produtividade.
Nesse cenário, a tabela de temporalidade tem um papel útil, já que permite consolidar a gestão de documentos e torná-la mais eficiente. Da mesma forma, a gestão de documentos bem efetivada evita:
Como resultado, a gestão documental é uma ferramenta estratégica, que ajuda a empresa a atingir seus objetivos e se destacar perante a concorrência. Ela ainda permite o bom gerenciamento das informações, garantindo sua rastreabilidade e confiabilidade.
Como consequências, podem ser citadas a eficiência operacional e o controle dos documentos até seu destino final. No entanto, todos esses benefícios somente são conquistados com o auxílio de uma empresa especializada.
Com a terceirização da gestão documental, é possível aperfeiçoar processos, diminuir despesas e canalizar esforços para aumentar a vantagem competitiva. Como consequência, há mais chance de crescer de forma sustentável. Outras vantagens são:
Assim, fica claro que a gestão de documentos é fundamental para qualquer empresa devido a todos os benefícios que traz. Nesse contexto, a tabela de temporalidade é um dos instrumentos mais relevantes e úteis.
Por meio dela, é possível guardar os documentos da maneira certa e pelo período de tempo necessário, cumprindo a legislação e as necessidades do próprio negócio.
Apesar de sua empresa poder executar essas atividades sem ajuda de empresas especializadas, esse processo é mais eficiente com ela. Isso porque seu negócio atua de forma estratégica, enquanto as tarefas operacionais ficam a encargo do parceiro.
Dessa maneira, você tem a oportunidade de ter todos os benefícios, sem deixar de lado o que é importante para o seu negócio. Assim, a tabela de temporalidade é elaborada da melhor forma possível e contribui para uma boa gestão de documentos.
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