Empresas de gestão de documentos: o que considerar no momento de escolha?

Pátio de uma empresa de gestão de documentos.

Autor

Equipe Prado Chaves

Contratar empresas de gestão de documentos traz diversos benefícios, mas é preciso saber como escolher a ideal para ter sucesso. Saiba mais!

Contar com empresas de gestão de documentos pode ser uma solução interessante para seu negócio. Nesse caso, você terá serviços profissionais para ajudar na organização, no arquivamento e no armazenamento dos registros, garantindo mais segurança e praticidade para o dia a dia.

No entanto, para aproveitar os benefícios que isso proporciona, é essencial encontrar uma parceria especializada e de confiança, que ofereça serviços de qualidade para atender às demandas da sua empresa. Quer saber como fazer isso?

Neste conteúdo, listamos os pontos que você deve avaliar no momento de escolher uma empresa de gestão documental. Acompanhe!

Necessidades da sua empresa em relação ao serviço

O primeiro fator que deve ser analisado são as necessidades da empresa, pois isso influencia nos serviços procurados e no que você espera da empresa contratada. Aqui, algumas questões que devem ser consideradas são:

  • volume de documentos que serão geridos;
  • necessidade de serviços de armazenamento;
  • nível de segurança exigido pelos documentos.

Além disso, verifique outros serviços que possam ser interessantes, como terceirização ou gerenciamento de processos. Com tudo isso mapeado, é possível direcionar a busca para as empresas que tenham soluções mais completas para o seu negócio. 

Portfólio da empresa de gestão de documentos

Confira o portfólio de serviço da empresa para entender quais são as atividades exercidas. Essa é uma avaliação que deve ser feita com atenção para que não fiquem dúvidas e você consiga alinhar as expectativas em relação ao trabalho prestado.

Portanto, não basta conferir a lista de serviços da empresa: você precisa ir além e entender o que cada um deles engloba. Por exemplo, se você precisa que a empresa faça a digitalização dos documentos do seu negócio, é importante verificar se eles também fazem a classificação, indexação e controle de qualidade. 

É fundamental procurar serviços que sejam abrangentes e completos, trazendo todas as soluções necessárias para atender as demandas da empresa. Caso contrário, será necessário investir mais tempo e dinheiro para complementar as atividades. 

Nível de segurança da prestadora de serviço

Um dos pontos de preocupação quando se fala em terceirizar a gestão documental da empresa é a segurança. Existem arquivos sigilosos que exigem proteção especial, principalmente diante das normas previstas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Além disso, a legislação traz regras importantes sobre a necessidade de armazenar documentos originais por determinados períodos.

Por causa disso, os espaços onde eles ficam guardados devem ser seguros e protegidos contra incêndios ou outros fatores prejudiciais. Diante disso, é fundamental avaliar como é a segurança das empresas de gestão de documentos para evitar riscos de extravios, danos ou vazamento de dados.

Conhecimento e especialidade da equipe de trabalho

Além de pesquisar as empresas de gestão de documento e sua reputação no mercado, avalie a equipe de trabalho. É importante que eles tenham qualificações e conhecimentos técnicos específicos para aplicar as melhores práticas.

É preciso conhecer técnicas de arquivamento, saber como mexer nos sistemas necessários e entender como fazer uma boa gestão da documentação. Então verifique como é o preparo da equipe e, em complemento, quais são os equipamentos utilizados pela empresa na disponibilização do serviço.

Tudo isso influenciará na qualidade dos resultados obtidos e na própria segurança dos documentos. Então informe- se sobre a equipe e os padrões observados para a entrega do serviço. É essencial contar com profissionais que passem por constantes atualizações para otimizar o trabalho realizado.

Qualidade do suporte e do atendimento

Por fim, não se esqueça de pesquisar como é o suporte e o atendimento. Primeiramente, observe como são os contatos preliminares para ver como é o esclarecimento de dúvidas e o posicionamento do time de vendas.

Também se informe como é feito o suporte durante e após o serviço e, se a empresa oferece os treinamentos para ajudar os colaboradores da sua empresa a lidar com a documentação. Uma dica importante nesse momento é ver como foi a experiência de outros clientes para assegurar a qualidade do atendimento.

Conhecendo essas dicas para escolher empresas de gestão de documentos, ficará mais fácil encontrar a opção mais adequada para realizar esse serviço para a sua companhia. 

Gostou das dicas? Se você busca a melhor solução para a sua empresa, acesse o site da Prado Chaves e descubra como podemos auxiliar na gestão documental, com toda a qualidade e segurança que você precisa!

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