Autor
Equipe Prado Chaves
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Você já considerou contratar um software para fazer a gestão documental do seu negócio? Neste post, explicamos essa solução e os motivos para contratá-la!
Como é feita a gestão documental do seu negócio? Independentemente do tipo ou do porte da empresa, é preciso lidar com diversos documentos no dia a dia. Eles se relacionam com contratos feitos com clientes ou fornecedores, obrigações legais, contratação de serviços e funcionários, entre outros assuntos essenciais.
Diante disso, é preciso ter boas práticas para o armazenamento e o manuseio dos documentos, garantindo a conservação, a privacidade e a segurança. Nesse cenário, contar com um software especializado pode ser uma ótima solução.
Por isso mesmo, preparamos este conteúdo esclarecendo de que se trata essa ferramenta e os benefícios que ela traz para a gestão de documentos na empresa. Acompanhe!
O software de gestão documental é uma plataforma desenvolvida para lidar com o gerenciamento de arquivos eletrônicos. O objetivo é otimizar processos e trazer segurança, por meio de ferramentas de proteção que evitam vazamentos e perdas de dados.
Por meio dele, é possível armazenar e organizar a documentação da empresa, com a digitalização dos arquivos físicos, além de manter registros sobre localização daqueles que precisam ser mantidos em suas vias originais.
As funcionalidades podem variar de acordo com o sistema contratado, mas algumas funções essenciais para que ele ofereça os benefícios que sua empresa precisa são:
Se você tem dúvidas sobre contar com uma plataforma para fazer a gestão documental, é importante entender as vantagens que isso proporciona. Então, preparamos uma lista com os principais motivos para ter esse tipo de software. Conheça!
A segurança dos documentos, nesse caso, se relaciona com dois fatores. O primeiro trata do acesso por pessoas não autorizadas, riscos de vazamentos e outras questões de privacidade. Um software conta com ferramentas de proteção para impedir que terceiros visualizem os arquivos, além de ter soluções de backup para recuperação de dados.
O segundo trata da segurança de arquivos físicos: mesmo nos casos em que é preciso manter as vias originais, a digitalização e arquivamento no software é importante. Isso porque o acesso pode ser feito sem precisar manusear os documentos. Isso reduz os riscos de perdas e danos, protegendo a empresa de multas e outras penalidades que podem ser aplicadas nesses casos.
Com tudo registrado em um sistema, fica mais fácil pesquisar arquivos, acessar os registros e compartilhá-los com outras pessoas. A necessidade de procurar em meio a arquivos físicos exige um bom tempo. Com tudo em um sistema, o processo é mais simples e ágil.
Além disso, os softwares para gestão de documentos costumam oferecer o serviço de armazenamento em nuvem. Dessa maneira, eles podem ser acessados por qualquer dispositivo que tenha conexão com a internet, desde que o usuário seja autorizado e tenha os dados para login. Com mobilidade, a visualização da documentação não se limita ao espaço físico da empresa, ampliando as oportunidades.
Os servidores utilizados nas plataformas de gestão documental contam com uma grande capacidade de armazenamento. Além disso, com a possibilidade de criar categorias e filtros diversos, fica mais fácil organizar. Os dados sobre a guarda física, se for o caso, também podem ser incluídos.
Também vale frisar que muitos documentos podem se limitar às versões digitais, sem precisar da impressão. Isso diminui a necessidade de espaço físico para armazenamento na empresa, que também pode contar com serviços externos para essa tarefa, mantendo um acervo externo.
Por fim, contando com as parcerias certas você pode encontrar softwares personalizados. Nesse caso, ele é customizado e parametrizado conforme as necessidades da empresa, garantindo que ele atenda todas as necessidades do negócio, com soluções sob medida.
Dessa maneira, é possível ter uma ferramenta ainda mais eficaz para conseguir otimizar a gestão de documentos da companhia e aproveitar todos os benefícios que a ferramenta proporciona.
Então, conseguiu entender por que vale a pena contar com um software de gestão documental? Sem dúvidas, a solução consegue trazer vantagens para a administração e os processos internos da empresa. Portanto, avalie as alternativas do mercado para encontrar o sistema ideal para o seu negócio.
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