Quais os métodos de arquivamento e como aplicá-los? Confira aqui

Os métodos de arquivamento englobam a forma utilizada para organizar a documentação armazenada, facilitando a identificação de cada um. Nas empresas, eles são essenciais para facilitar as rotinas de gestão, principalmente diante do alto volume de documentos existentes.

Sem um bom método de armazenamento, os colaboradores terão dificuldade para encontrar os documentos necessários, o que prejudica o andamento das atividades. Dessa maneira, é importante entender quais são as formas de arquivar a documentação e como fazer isso.

Cada método tem regras específicas para a sua utilização e podem trazer diversas dúvidas. Por isso, preparamos este conteúdo sobre o assunto, confira!

Quais são os métodos de arquivamento?

Existem diversos métodos de arquivamento que podem ser utilizados, sendo que 4 tipos são considerados básicos e mais comuns. São eles: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. Continue a leitura para entender cada um!

Alfabético

Esse é um dos métodos mais conhecidos, que organiza os documentos pela ordem alfabética, tornando a consulta aos arquivos mais intuitiva. Isso é feito a partir do nome referente ao documento, como a pessoa, empresa, o evento ou local de referência. Ele tem uma versão chamada “variadex”, que utiliza cores para indicar as letras iniciais de cada documento com o objetivo de facilitar a busca.

Numérico

Nesse caso, é preciso atribuir números aos documentos, que serão organizados seguindo essa ordem. Portanto, é preciso ter um controle detalhado” para manter os registros que serão utilizados para busca da documentação. Existem três variações desse método de arquivamento, veja só:

• simples: cada item classificado, como os clientes, recebe um número e os documentos seguem essa ordem. Caso algum registro seja descartado, o número correspondente pode ser reutilizado para outro arquivamento;
• cronológico: a organização considera a ordem numérica e as datas, por exemplo “20/2015”, bastante comum para documentos financeiros e outros arquivos cuja data seja mais relevante na busca. Também é comum que o arquivamento considere apenas a data, sem números adicionais;
• dígito-terminal: indicado para facilitar o controle quando existem grandes volumes, então ele utiliza grupos numéricos. São formados por pares de números, lidos da direita para a esquerda.

Geográfico

O método geográfico arquiva os documentos considerando o seu local ou procedência. Para facilitar a busca entre os documentos, é comum que ela também siga a ordenação alfabética. No entanto, dentro de uma pasta sobre determinado estado, o ideal é que a capital fique no início, independentemente da ordem alfabética. O mesmo acontece na ordenação por país.

Ideográfico

Também conhecido como temático, ele considera os assuntos dos documentos. Aqui, existem algumas variações aplicadas, veja só:

• enciclopédico: classifica seguindo os assuntos básicos ou temas que possam ser decompostos diversas vezes, criando subgrupos;
• dicionário: considera a ordem alfabética, sem considerar assuntos correlatos ou áreas específicas;
• duplex: cria um código numérico para assuntos principais e correlatos, criando uma hierarquia em uma lógica semelhante ao enciclopédico;
• classificação decimal: utiliza códigos numéricos, mas pode se dividir em 10 classes que, depois, podem ser divididas em mais 10 subclasses;
• unitermo ou indexação coordenada: atribui um número para cada documento em ordem crescente, conforme o arquivamento.

Como colocar os métodos em prática?

Apesar de parecer simples, os métodos de arquivamento contam com algumas regras bem específicas que exigem conhecimento e estudo para garantir a otimização dos documentos da empresa. Assim, a melhor forma de fazer isso é contar com apoio especializado, como o ofertado pela Prado Chaves.

Com experiência e tradição na área, oferecemos todos os serviços necessários para arquivar os seus documentos com foco na segurança e preservação de seus dados.

Para isso, temos conhecimentos sobre os métodos de arquivamento e padronizações para criar padrões eficientes e facilitar o dia a dia da empresa. Também é possível contar com a digitalização e a guarda de documentos, além de outros serviços que otimizem a gestão do negócio.

Agora que você conhece os métodos de arquivamento e sabe como é possível aplicá-los na sua empresa de forma prática e segura, avalie as suas necessidades e o perfil da documentação para determinar qual é o mais adequado. Além disso, conte com apoio profissional para colocá-los em prática.

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