Saiba como a otimização de processos pode impulsionar a sua empresa

Um objetivo comum entre as empresas é crescer e ganhar mais espaço no mercado, construindo uma imagem forte para se manter mais competitivo. Para isso, é essencial ter uma boa gestão que seja voltada ao desenvolvimento do negócio. Nesse cenário, investir na otimização de processos é uma das principais estratégias que devem ser adotadas.

Ela é aplicável aos diversos setores da empresa, complementando as outras medidas planejadas pelos gestores. Contudo, é bastante comum que ela não seja corretamente utilizada, fazendo com que a companhia perca oportunidades de melhorar os seus processos e os resultados obtidos.

Você sabe de que se trata a estratégia e quais benefícios ela proporciona? Preparamos um guia completo para esclarecer o assunto. Continue lendo e aprenda mais sobre a otimização de processos e como ela pode impulsionar o seu negócio!

O que é a otimização de processos?

A otimização de processos pode ser definida como a aplicação de um conjunto de práticas que tem como objetivo melhorar o funcionamento da empresa, revendo como as atividades são estruturadas, organizadas, executadas e acompanhadas. 

Dessa maneira, ela visa reduzir os riscos envolvidos, identificar e minimizar os efeitos dos gargalos, melhorar o tempo de execução e possibilitar a aplicação de outras estratégias. Isso facilita a conquista de diversos objetivos relacionados ao desenvolvimento e crescimento do negócio.

Na prática, ela consegue trazer diversos benefícios para os processos produtivos e referentes à gestão, especialmente pela maneira como ela permite lidar com os arquivos e diversos dados necessários para o funcionamento da empresa. Isso porque a otimização de processos pode ser voltada, também, à gestão documental.

Nesse caso, ela consegue organizar arquivos, facilitar o acesso e melhor o uso de espaços físicos necessários para o armazenamento. Logo, todas as tarefas que envolvem documentos e consultas de dados se tornam mais simples e ágeis, trazendo otimização no tempo de execução das atividades. Porém, vale a pena se aprofundar sobre os benefícios dessa estratégia no dia a dia da empresa. 

Quais são os benefícios que ela proporciona?

Entendendo o conceito, é possível visualizar com maior facilidade os benefícios que implementar essa estratégia proporciona para o negócio. Contudo, para que não restem dúvidas, preparamos uma lista com as principais vantagens. Confira!

Reavaliação das estratégias

O primeiro benefício que a atitude traz é o incentivo para que a organização reavalie os seus processos. É bastante comum que, após estabelecer as práticas que serão adotadas, elas sigam sendo aplicadas sem grandes intervenções. Isso faz com que a empresa perca oportunidades de identificar pontos de melhorias e aplicá-las.

Todavia, quando a otimização de processos começa a ser aplicada, os gestores e líderes são obrigados a fazer uma avaliação detalhada do funcionamento da organização. É preciso ter um olhar clínico e uma visão ampla do que acontece na cadeia produtiva e nos fluxos de trabalho estabelecidos para entender o que deve ser revisto. 

Identificação e eliminação de riscos

Com a reavaliação dos processos, a empresa tem a oportunidade de identificar potenciais riscos existentes e adotar as medidas certas para eliminá-los. Por exemplo, no dia a dia dos colaboradores eles podem se expor a condições de trabalho que oferecem ameaças à saúde ou à integridade física.

Ao reavaliar processos, é possível identificar quais são os riscos e quais medidas podem ser adotadas a fim de mitigá-los, como uso de equipamentos de proteção, trocas de maquinários, entre outras. Porém, isso também se aplica a outros setores do negócio.

Na gestão documental, por exemplo, existem riscos de perdas, vazamentos, danos aos documentos, acessos indevidos, alterações não autorizadas, entre outros. Tudo isso pode ser identificado e trabalhado a partir da otimização de processos, percebendo quais são as possíveis falhas e desenvolvendo soluções específicas para cada situação. 

Criação de um WorkFlow

Você sabe o que é WorkFlow? Traduzido como fluxo de trabalho, ele descreve todas as atividades e ações que devem ser executadas em cada etapa da linha de produção, indicando responsáveis e tarefas relacionadas. 

Quando se busca a otimização de processos, é possível mapear todas as tarefas envolvidas e, como visto, identificar gargalos e dificuldades. A partir disso, os gestores conseguem estruturar o WorkFlow com maior eficiência, com foco em agilidade e produtividade, sem que isso prejudique a qualidade do que é feito. 

Em relação aos documentos, a prática permite a implementação do trâmite eletrônico de maneira automatizada, seguindo as regras do negócio. Isso proporciona maior rapidez na comunicação e na evolução das tarefas relacionadas, sempre respeitando o que for definido pela companhia para garantir a segurança e o cumprimento da legislação específica. 

Redução de erros

A prática também ajuda a reduzir os erros que podem surgir nos processos, especialmente quando se utilizam softwares de gestão que auxiliem na automação de etapas e controle de atividades. Com o registro dos dados relacionados aos fluxos de trabalho, é possível tirar diversas tarefas manuais da rotina dos colaboradores.

O sistema consegue dar andamento a diversas etapas conforme as ações são concluídas, além de integrar dados e informações. Isso também ajuda a evitar erros que podem surgir em lançamentos manuais e facilita a identificação de erros. Logo, há menos retrabalho, que exige tempo da equipe e pode gerar diferentes custos para o negócio.

Outro ponto relevante é o aumento da confiabilidade dos processos. A otimização traz um mapeamento e planejamento completo do que deve ser feito, as medidas que precisam ser adotadas e os próximos passos que serão seguidos. 

Isso traz padronização e mais confiança em todas as etapas, garantindo que, independentemente do responsável, ele terá condições de seguir a estrutura planejada, com um método que terá mais chances de trazer os resultados esperados. 

Maior integração de processos

Já citamos a integração de processos por meio de softwares, mas vale a pena se aprofundar nessa questão. Muitas vezes, a empresa acaba realizando a mesma tarefa em diferentes etapas e setores por falta de planejamento.

Por exemplo, ao lidar com vendas, cobranças e atendimentos pós-vendas, a falta de integração pode gerar cadastros duplicados e dados divergentes. Quando o cliente abre um chamado que é repassado para diferentes colaboradores, os registros também podem ser feitos separadamente, dificultando o acompanhamento de dados. 

Nesse cenário, a otimização não se limita a buscar soluções tecnológicas que ajudam a centralizar e integrar processos. Ela também avalia quais ações e tarefas funcionam em conjunto e de maneira complementar, criando fluxos que permitam que diversos setores compartilhem informações e trabalhem melhor.

Melhor utilização de recursos

A identificação de gargalos, erros e riscos se convergem em outra vantagem: a possibilidade de otimizar o uso de recursos da empresa. Materiais, mão de obra, equipamentos, serviços e outros itens trazem custos, então o seu uso eficiente se torna essencial para resultados mais positivos para o negócio.

A otimização de processos consegue fazer isso ao reavaliar as atividades do negócio e organizar os fluxos de trabalho, visando possibilitar a realização de todas as tarefas com o mesmo nível de qualidade, mas utilizando um menor volume de recursos. 

Diminuição de custos

Tudo o que foi citado colabora com outro grande benefício: a redução dos custos da empresa. Quando os processos se tornam mais ágeis, aumenta-se a produtividade e a eficiência da equipe. Logo, a mão de obra é melhor utilizada e traz maior retorno, reduzindo o seu custo proporcional aos resultados.

Ao mesmo tempo, a redução de erros e retrabalho, assim como a otimização do uso dos recursos, também traz economia ao negócio. Ainda, vale destacar que, especialmente, quando se trata da gestão documental, a redução de riscos também traz impactos financeiros.

O motivo é que problemas relacionados aos documentos, como perdas, necessidade de solicitar segunda via, refação e vazamentos podem gerar prejuízos ao negócio. Isso pode envolver condenações judiciais, multas, interdições e outras penalidades.

Por fim, ao reduzir os custos envolvidos no negócio, é possível perceber o aumento da lucratividade com as atividades. Logo, o negócio conseguirá se desenvolver melhor para realizar novos investimentos e implementar estratégias voltadas ao seu crescimento. 

Aumento da eficiência

Uma das características presentes nos processos otimizados é a eficiência. Conforme o dicionário Priberam, um dos significados de “eficiência” é: Que obtém resultados ou tem o funcionamento esperado com uma maior economia de recursos e/ou tempo.

Já o termo otimizar tem relação com dar um rendimento ótimo, com condições mais favoráveis para determinada atividade. Ao analisar esses termos, é possível entender como eles conseguem se complementar.

Nesse cenário, a otimização de processos traz caminhos importantes para que a empresa melhore o seu desempenho, viabilizando a entrega de resultados mais satisfatórios por toda a equipe, com qualidade e segurança. 

Como implementar a otimização de processos?

Com todos os benefícios citados, é natural se perguntar como implementar essa estratégia na empresa. Para ajudar nessa tarefa, preparamos um passo a passo com as principais dicas sobre o assunto. Acompanhe!

Mapeie e estude os processos do negócio

O ponto de partida para implementar a otimização de processos no negócio é fazer o mapeamento de procedimentos. Ele deve ser feito considerando cada setor e atividade realizada, entendendo o que acontece entre o seu início e conclusão. Com isso, é possível desenhar o fluxo de trabalho que fica mais adequado.

É nesse momento, também, que são identificados gargalos e pontos de melhoria. Esse estudo deve ser feito com foco em trazer mais agilidade, reduzindo burocracia, automatizando etapas e retirando tarefas que não sejam realmente relevantes em todos os processos. 

Para tanto, considere o objetivo de cada atividade, as pessoas envolvidas e as etapas essenciais. Isso trará uma base completa para desenvolver os novos fluxos de trabalho com as devidas otimizações. 

Conte com ferramentas adequadas

A otimização de processos exige ferramentas adequadas para viabilizar estratégias. Equipamentos atualizados e softwares de gestão são os mais comuns, podendo ser utilizados para diferentes setores. Nesse caso, também é importante contar com integração e centralização de informações para maior alinhamento da estratégia. 

Em alguns casos, terceirizar atividades pode ser uma solução interessante. Nessa situação, a empresa repassa atividades para outras que sejam especializadas e tenham maior expertise, a fim de aumentar a qualidade do que é feito e otimizar custos. Em contrapartida, a equipe interna terá mais tempo para investir em outras atividades.

Outra dica é contar com a modelagem de processos e uso de soluções diversas, como ECM (Enterprise Content Management), o BPM (Business Process Management) e outras funções para otimizar o acesso e gestão de dados ou arquivos.

Treine as equipes de cada setor

Ainda que a empresa tenha processos bem estruturados e as melhores ferramentas para implementar a estratégia, nada disso surtirá efeito se a equipe não estiver preparada para lidar com as mudanças e para aplicar todas as práticas propostas. 

Dessa maneira, é essencial oferecer treinamentos e capacitações para que todos os colaboradores possam se adaptar às práticas estabelecidas. Também vale investir na comunicação interna, oferecendo canais adequados para a troca de feedbacks e pedidos de suporte.

Se a equipe se sentir à vontade para apresentar ideias ou esclarecer dúvidas, ficará mais fácil manter o ciclo de otimizações e garantir que elas trarão o desempenho esperado quando colocadas em prática.

Revise e atualize os processos e métodos

Após planejar e implementar as medidas de otimização de processos, é preciso desenvolver uma mentalidade de que isso fará parte da gestão. Ou seja, é preciso que a empresa esteja preparada para fazer revisões frequentes, analisar resultados, identificar novos gargalos, riscos ou erros e desenvolver soluções.

A atualização de sistemas e dos métodos aplicados é fundamental para se manter competitiva e seguindo as tendências do mercado. Nesse caso, vale a pena definir indicadores e métricas que serão monitoradas e avaliadas, além de estabelecer frequências para isso.

Dessa forma, é possível construir melhorias de maneira constante, aumentando a qualidade dos produtos e serviços, enquanto também constrói uma gestão cada vez mais ágil. Logo, surgem mais oportunidades para impulsionar o crescimento do negócio e se desenvolver melhor. 

Conte com suporte profissional

O suporte profissional é um ótimo aliado para essa estratégia. Vale a pena buscar empresas que trabalhem com foco nos setores de interesse e em soluções para a gestão corporativa. Isso pode trazer insights sobre boas práticas, oferecer soluções específicas e, até mesmo, ajudar na sua implementação.

A gestão documental e informações, por exemplo, que se relaciona com os diversos setores de um empreendimento, pode ser melhorada com uma empresa especializada em gestão de arquivos e informações, como a Prado Chaves. 

Com o uso de ferramentas integradas e experiência no mercado, é possível contar com uma solução personalizada, considerando o porte, o ramo e as necessidades do seu negócio. Enquanto isso, os gestores e líderes conseguem manter um foco maior nas outras atividades, enquanto recebem o suporte para implementar as melhores desejadas. 

Neste guia, você aprendeu o conceito de otimização de processos e os seus benefícios. Dessa maneira, é possível perceber como ela pode impulsionar a sua empresa, trazendo diversas melhorias para o negócio. Portanto, vale a pena se organizar para implementar essa estratégia e buscar resultados mais positivos no mercado. Que tal investir na otimização de processos? Acesse o nosso site e conheça as soluções da Prado Chaves para auxiliar na gestão documental da sua empresa!