Outsourcing: saiba por que terceirizar a gestão de documentos pode ser uma boa para a sua empresa

Outsourcing: homem de costas olhando para prateleira de arquivos.

Autor

Equipe Prado Chaves

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A aplicação do conceito de outsourcing na gestão de documentos gera muitas dúvidas, então preparamos este conteúdo mostrando como ela pode ajudar a empresa!

O conceito de Outsourcing pode ser definido, basicamente, como a terceirização de uma tarefa da empresa. Por isso, ele tem diversas aplicações no negócio, ajudando na organização estrutural. Aqui, uma das maneiras de aproveitar a estratégia é por meio da gestão documental.

Inclusive, o termo é bastante usado em sua forma mais completa: Business Process Outsourcing (BPO), ou terceirização de processos de negócios. De qualquer maneira, é importante entender como é o seu funcionamento para identificar os benefícios que ele pode trazer para o negócio.

Tem interesse no assunto? Então continue a leitura e saiba mais sobre essa solução!

Como fazer Outsourcing?

O ponto de partida para aplicar o Outsourcing na empresa é fazer um mapeamento do processo atual para verificar se existem pontos de melhoria. Muitas vezes, existem tarefas repetidas, que agregam mais custos para a empresa, mas não entregam valor.

Nesse caso, é preciso fazer as adaptações para garantir que todos os processos mantidos sejam relevantes e estejam bem organizados, com a criação de um fluxo mais simples e otimizado. Aqui, um dos pontos essenciais é a presença de um gestor de outsourcing.

Apesar do objetivo ser a terceirização da gestão de documentos, ela deve ser desenvolvida em conjunto com sua empresa — um processo a 4 mãos. Somente assim é possível encontrar maneiras de alavancar a produtividade e otimizar os processos da empresa.

Quais os benefícios que isso proporciona?

Mesmo entendendo como funciona esse serviço de gestão de documentos, é normal se perguntar quais são as vantagens de investir na terceirização. Se você também tem essa dúvida, veja a lista de benefícios que preparamos:

  • otimização de recursos humanos: os colaboradores conseguem focar em outras atividades, enquanto uma empresa especializada cumpre as atividades de gestão documental;
  • facilidade para localizar documentos: os colaboradores irão encontrar os arquivos com mais agilidade, evitando gargalos nos processos internos;
  • redução de custos: apesar do valor do serviço, ele consegue reduzir as despesas do negócio ao otimizar as operações e recursos, além de aumentar a lucratividade.
  • mais segurança na guarda de arquivos: o serviço oferece ferramentas de proteção de dados, além de evitar problemas com extravios e danos;
  • precaução contra multas e penalidades: a empresa tem menos riscos de sofrer sanções por falta de documentos que podem ser solicitados em fiscalizações. 

Quais são os principais erros na hora de terceirizar e como evitá-los?

Apesar dos benefícios, é preciso conhecer alguns erros comuns no momento de terceirizar a gestão documental. Isso porque eles podem trazer prejuízos ou impedir que a empresa aproveite as vantagens buscadas. Veja os principais:

  • falta de planejamento sobre a terceirização;
  • ausência de participação nos processos, deixando tudo por conta da empresa de outsourcing;
  • não garantir boas políticas de compliance;
  • falta de pesquisa sobre a reputação e qualidade da empresa antes de fechar o contrato;
  • problemas de compreensão sobre o funcionamento do serviço;
  • foco apenas no custo, sem considerar os reais benefícios.

Por isso, é essencial fazer uma pesquisa aprofundada sobre o funcionamento do serviço e como ele deve ser feito, além de consultar as empresas especializadas. Somente verificando todas essas questões com mais profundidade é que será possível evitar esses erros. 

Afinal, vale mais terceirizar ou manter o arquivo na empresa?

Depois de entender mais sobre esse serviço, seus benefícios e os principais erros cometidos, a dúvida mais comum é: terceirizar a gestão documental ou manter os arquivos na empresa? A resposta para essa dúvida depende da análise feita pelos gestores e líderes.

De modo geral, a estratégia consegue trazer diversos benefícios, enquanto os erros podem ser evitados com a escolha certa de uma empresa parceira. Assim, é necessário entender os detalhes do serviço ofertado, verificar a reputação da contratada e pesquisar o mercado para garantir o acesso às melhores soluções.

Dessa maneira, é possível ter sucesso na otimização de todos os processos envolvendo documentação na empresa, com mais segurança e com o aumento da produtividade. 

Após conhecer o outsourcing, fica mais fácil definir se essa é uma ferramenta interessante para a empresa. Se você acredita que vale a pena ter essa solução, conte com a Prado Chaves. Temos um serviço completo de gestão de documentos, com preparação e conhecimento para atender às necessidades de nossos clientes. 

Gostou dessa dica? Se você se interessou pela solução, conheça agora mesmo os serviços da Prado Chaves!

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