Arquivo Inativo: passo a passo para você organizar o da sua empresa

Uma empresa precisa lidar com diversos documentos em sua rotina. No entanto, existem alguns que não são mais utilizados, mas ainda devem ser armazenados pela companhia para cumprir exigências legais e aumentar a segurança do negócio. Esse é o chamado arquivo inativo ou arquivo morto.

Nesse caso, é essencial saber como mantê-los organizados, protegidos e acessíveis para evitar transtornos e prejuízos. Logo, vale a pena conhecer as melhores práticas, além de entender os problemas mais comuns e como solucioná-los.

Quer aprender mais sobre o assunto? Continue lendo e aprenda o passo a passo para organizar o arquivo inativo da sua empresa!

Qual é a importância de manter o arquivo inativo?

A rotina empresarial exige lidar com uma diversidade de documentos que são utilizados para executar tarefas do cotidiano, como o caso das fichas de colaboradores com vínculos vigentes, tabelas de produtos ou serviços comercializados, contratos ativos, entre outros. 

Todavia, como visto, existem aqueles que não são necessários para cumprir as atividades do dia a dia, mas ainda assim são importantes. Recibos de pagamentos, documentos de rescisões de contratos ou notas fiscais cujas obrigações financeiras já foram quitadas são apenas alguns exemplos.

Mesmo que não sejam utilizados pelos colaboradores, eles podem ser necessários, por exemplo, para comprovar o cumprimento das obrigações. Em caso de fiscalizações dos órgãos responsáveis ou ações judiciais, os documentos se tornam essenciais.

Diante disso, é fundamental que a companhia aplique boas práticas de conservação e organização do arquivo inativo, visando garantir que todos os documentos sejam preservados e disponíveis para consulta durante o prazo obrigatório de armazenamento.

Quais são os problemas mais comuns no gerenciamento desses documentos?

A manutenção do arquivo inativo é uma tarefa essencial, mas também é desafiadora. Inclusive, existem alguns problemas recorrentes que podem dificultar a gestão dos documentos. Veja os principais:

• dificuldades no controle da temporalidade;
• falta de espaço para o armazenamento adequado;
• danos aos documentos guardados incorretamente;
• falta de organização, impedindo a localização e acesso ágil quando necessário.

Para resolver essas questões, é preciso ter planejamento e conhecer boas práticas que podem ser aplicadas no dia a dia corporativo para otimizar a gestão documental. 

Como organizar o arquivo inativo da empresa?

Se a sua empresa enfrenta dificuldades para lidar com o arquivo inativo ou não sabe como organizá-lo da melhor forma, vale a pena conhecer o passo a passo para otimizar a tarefa. Acompanhe!

Faça a classificação de documentos

Para começar, é preciso classificar os documentos corretamente por meio da indexação. A ideia é criar parâmetros e técnicas que permitam identificar os arquivos, facilitando a sua localização e controle.

Nesse momento, também é importante ter atenção à tabela de temporalidade ou a legislação vigente, definindo o tempo de guarda de cada um. A partir disso, será mais fácil realizar o descarte, evitando o acúmulo desnecessário de documentos.

Tenha um espaço adequado para armazená-los

Os documentos digitais devem ser armazenados em sistemas seguros, garantindo a sua integridade e proteção ao longo do tempo. Isso costuma ser feito por meio de softwares que trazem diversas funcionalidades que facilitam a tarefa.

Contudo, quando se trata dos arquivos físicos, surgem mais dificuldades. É necessário ter espaço suficiente para armazenar os documentos de modo que permita a organização, pesquisa e acesso sempre que necessário. Ele também deve ser protegido contra fogo , pragas e outros problemas que podem prejudicar a conservação.

Faça a manutenção do arquivo

Após cumprir os passos anteriores, é necessário se organizar para fazer a manutenção do arquivo, acompanhando os fluxos de trabalho. Revisar os procedimentos adotados e verificar arquivos que podem ser descartados, por exemplo, permitirá manter a otimização.

Além disso, a continuidade nas ações é essencial para manter os registros atualizados, fazer os descartes no tempo correto e manter a padronização ao longo do tempo.

Tenha o suporte de uma empresa especializada

Para ajudar a implementar todas as dicas citadas, vale a pena contar com uma empresa especializada em gestão documental, como a Prado Chaves. Como conhecimento e experiência na área, é possível ter suporte completo para organizar, digitalizar, armazenar e fazer o descarte seguro de documentos.

Ainda, há chances de implementar ferramentas específicas de gestão, com softwares específicos, modelagem de processos ou, até mesmo, a terceirização completa. Dessa maneira, a empresa conseguirá manter todos os arquivos, ativos e inativos, mais organizados, acessíveis e seguros.

Agora que você sabe como organizar o arquivo inativo da sua empresa ficará mais fácil otimizar os processos para lidar com a documentação inativa do negócio. Assim, é possível ter processos documentais bem estruturados, com toda a segurança necessária para uma boa gestão.

Quer otimizar a gestão dos arquivos da empresa? Conheça as soluções da Prado Chaves e descubra como podemos auxiliar o seu negócio!