Decreto 10.278 e regulamentação da digitalização de documentos

A digitalização de documentos é um procedimento importante para a otimização das rotinas e modernização da empresa, permitindo usufruir de diversos benefícios. No entanto, é preciso ter atenção às regulamentações para atender a todos os requisitos. Aqui, é necessário entender o que diz o Decreto 10.278.

Publicado em 19 de março de 2020, data em que também entrou em vigor, ele traz padrões técnicos mínimos para a digitalizar documentos e metadados mínimos que devem ser observados nos arquivos.

Portanto, é importante conhecer os detalhes da regulamentação para adaptar a empresa e garantir a regularidade das práticas referentes a digitalização de documentos. Tem interesse no assunto? Continue lendo e saiba mais sobre o Decreto 10.278!

Qual é a importância do Decreto 10.278?

Embora a digitalização de documentos não seja uma estratégia nova no mercado, quando se trata da validade jurídica podem surgir algumas dúvidas. Afinal, é necessário ter formas de atestar a veracidade e idoneidade das informações indicadas.

Nesse cenário, a regulamentação tem um papel importante ao esclarecer todos os pontos sobre como deve ser feita a digitalização e a guarda dos documentos originais. Isso trouxe maior padronização para os processos e segurança jurídica para os envolvidos. 

Por isso, as normas são aplicadas às pessoas jurídicas de direito público interno, por empresas e por pessoas físicas. Contudo, não se aplica aos seguintes casos: 

• documentos nato-digitais (originalmente produzidos nesse formato); 
• documentos de operações e transações do sistema financeiro nacional; 
• documentos em microfilme ou audiovisuais; 
• documentos de identificação ou de porte obrigatório.

Quais são os requisitos técnicos que devem ser observados?

Para entender a importância do Decreto 10.278 e as medidas que devem ser observadas pela empresa, vale conhecer os detalhes regulamentados pela norma. Confira a seguir:

Regras gerais de digitalização

O Decreto determina uma série de procedimentos e tecnologias que devem ser aplicados para realizar a digitalização dos documentos físicos dentro dos padrões que ajudem a estabelecer a sua validade jurídica. Conforme a norma, as práticas adotadas devem assegurar: 

• a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado: ele deve ser idêntico ao seu original, com assinatura digital certificada;
• a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados: o sistema usado deve manter um histórico sobre eventuais modificações; 
• o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado: eles envolvem escala, cor, resolução, entre outros; 
• a confidencialidade: existem documentos que exigem medidas de privacidade que devem ser controladas por meio da limitação em relação aos perfis de acesso; 
• a interoperabilidade entre sistemas informatizados: os arquivos devem estar salvos em um formato que permita acesso em diferentes sistemas.

Ainda, quando envolver entidades públicas, elas devem seguir padrões específicos que compõem os anexos do decreto sobre questões técnicas e metadados.

Responsabilidade

Conforme a norma, a responsabilidade pelo processo de digitalização é de quem possui o documento físico ou terceiros contratados. Quem possui os arquivos deve se responsabilizar perante terceiros pela conformidade do processo.

Após a digitalização feita conforme os requisitos do Decreto, a documentação original pode ser descartada, exceto nos casos em que o conteúdo tenha valor histórico.

Manutenção de documentos

Por fim, o Decreto 10.278 traz requisitos importantes sobre o armazenamento dos documentos digitalizados, como a proteção contra alteração e destruição. Ainda, deve assegurar que não haverão acessos e reproduções não autorizados. 

Outro ponto importante é que eles devem ser indexados com metadados que permitam localizar e gerenciar o arquivo, e conferir os detalhes sobre o processo de digitalização que foi aplicado.

Como se adequar à legislação?

A adequação à legislação exige que você tenha ferramentas adequadas para fazer a digitalização seguindo os requisitos técnicos apresentados pela lei. Ainda, é necessário ter um sistema seguro para o armazenamento e inclusão dos metadados exigidos.

Ao mesmo tempo, a empresa deve dispor de um espaço para o armazenamento seguro dos originais, que devem ser mantidos pelo prazo indicado na tabela de temporalidade. Certamente, a tarefa pode ser desafiadora, mas é possível ter suporte especializado para facilitar.

Com a Prado Chaves, a sua empresa conta com soluções completas para a digitalização e armazenamento de documentos, seguindo as melhores práticas e todas as regulamentações sobre o assunto. Desse modo, fica mais fácil cumprir o Decreto 10.278 e garantir uma gestão documental eficiente e segura para o negócio. Quer saber mais sobre o serviço? Acesse o nosso site e converse com um consultor!