Rastreabilidade: você sabe por que esse conceito é importante na gestão de documentos?

Rastreabilidade de documentos: mão segurando scanner de código de barras.

Autor

Equipe Prado Chaves

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Uma boa gestão de documentos exige a aplicação da rastreabilidade. Se você quer saber mais sobre o assunto, acompanhe este conteúdo!

A segurança dos arquivos físicos da empresa é uma das preocupações recorrentes dos gestores. Para isso, é comum contar com estratégias como ter espaços adequados para o armazenamento e o controle de acesso. Porém, um ponto essencial que, às vezes, fica de lado é a rastreabilidade de documentos.

É necessário compreender o conceito, sua importância e soluções que podem ser usadas para implementar essa estratégia, a fim de garantir segurança e outros benefícios importantes para a gestão do seu negócio.

Neste conteúdo, você esclarecerá as principais dúvidas sobre o assunto. Acompanhe e entenda mais sobre a rastreabilidade!

O que é a rastreabilidade de documentos e a sua importância?

A rastreabilidade é a capacidade de conhecer a trajetória de um determinado objeto desde sua origem até seu destino final. No caso dos documentos, o objetivo é identificar onde se localiza o arquivo, quem teve acesso, quais foram as edições e outros dados relacionados.

Esse conceito tem origem nas produções industriais, que exigiam controles de qualidade e da evolução dos estágios no desenvolvimento dos produtos, para garantir que eles atendem os padrões da empresa e são adequados ao público. 

Porém, a sua aplicação tornou- se mais ampla e a ferramenta passou a ser essencial para a segurança dos documentos da empresa. Isso porque ela fornece uma visão total do que aconteceu com o documento e de seu local. Assim, é possível identificar ações não autorizadas e prevenir perdas.

Ainda, o processo agiliza a busca de arquivos, permitindo que os colaboradores tenham acesso rápido sempre que precisarem, sem o risco de investir horas tentando encontrar o documento desejado. 

Quais são os prejuízos que a má rastreabilidade pode causar?

Pensando no conceito de rastreabilidade, é possível imaginar alguns prejuízos que os problemas no processo podem trazer. Porém, para facilitar a visualização, preparamos uma lista com os principais riscos existentes. Conheça:

  • perdas e extravios de documentos;
  • impossibilidade de identificar alterações não autorizadas;
  • uso de versões antigas e desatualizadas;
  • duplicação de arquivos e informações;
  • atraso na entrega de obrigações;
  • multas e sanções devido a problemas nos documentos;
  • investimento maior de tempo na busca e controle de documentos;
  • redução de produtividade da equipe;
  • aumento dos custos operacionais da empresa. 

Foi possível perceber que existem vários problemas que podem surgir devido aos problemas de rastreabilidade, sendo que todos resultam em prejuízos diretos ou indiretos para o negócio. Logo, é importante encontrar soluções para aplicar esse conceito à gestão documental da sua empresa. 

Quais são as principais soluções para o problema?

O primeiro passo para a rastreabilidade é a organização de todos os documentos, com a indexação e o uso de ferramentas adequadas para pesquisa. O objetivo é permitir que os colaboradores consigam entender onde eles estão armazenados e o encontrem com agilidade.

Afinal, o tempo investido procurando em meio a diversos arquivos pode ser melhor aplicado desenvolvendo as outras tarefas necessárias para o andamento do negócio, não é? Uma dica para isso é contar com um software de gestão documental, que consegue oferecer várias soluções interessantes para auxiliar no controle do acervo.

Algumas ferramentas fazem isso de maneira automatizada, indexando todos os documentos com a criação de níveis de confidencialidade e observância das normas de governança corporativa e proteção de dados. 

 Uma maneira de complementar a rastreabilidade é o uso da RF-ID, que é uma etiqueta de identificação por radiofrequência — basicamente, uma evolução daquelas que utilizam o código de barras. Elas são tags eletrônicas com um microchip instalado, capaz de armazenar diversas informações que são rastreadas por ondas de rádio. 

Com isso, é possível verificar se o documento está localizado no escritório ou em outro local, além de checar dados importantes sobre o conteúdo existente no arquivo. Sendo assim, os dados ficam armazenados na tag e são enviados de maneira remota, trazendo mais benefícios na guarda de documentos. 

Agora que você já sabe o que é a rastreabilidade de documentos e a sua importância, vale procurar soluções para implementar a estratégia em sua empresa. Aqui, você pode contar com os serviços da Prado Chaves, que oferece serviços completos para a gestão documental, com todas as funcionalidades necessárias para o melhor controle e segurança.

Se você se interessou por essa solução, aproveite para conferir nosso serviço de digitalização de documentos e como ele pode ajudar a sua empresa!

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