Saiba como garantir a conformidade documental dos seus processos

Se a sua empresa precisa de conformidade documental, entenda como o compliance pode ajudar e quais são as boas práticas a adotar.

A conformidade documental é a prática que garante a segurança da informação e evita vazamentos de dados. Para as empresas, o compliance representa a capacidade de seguir as regras e ter controle interno para evitar diferentes riscos operacionais.

A partir disso, você tem certeza de que sua empresa está protegida contra infrações e adota os melhores processos existentes. É claro que, para chegar a esse nível, é preciso contar com a adoção de boas práticas.

Neste post, vamos explicar quais são elas e por que sua empresa deve atentar a esses critérios de segurança. Acompanhe!

O que é a conformidade documental?

A conformidade documental — também chamada de compliance documental — consiste em um conjunto de práticas que cumpram os padrões éticos e da legislação, além de regulamentos internos e externos.

No caso das empresas, a ideia é assegurar o armazenamento e o manuseio correto dos documentos. Essa é uma forma de evitar vazamentos, cumprir as obrigações fiscais e ainda assegurar a proteção do seu negócio.

A prática ainda garante a prevenção de fraudes, a adequação aos processos legais, a auditoria das atividades, a redução de riscos e a melhoria da gestão dos documentos.

Qual a importância do compliance para as empresas?

Quando a empresa cuida de sua conformidade documental, tem mais chance de garantir sua continuidade no mercado. Isso porque irregularidades podem levar a penalizações e outras pendências administrativas, judiciais, trabalhistas e empresariais.

Outro risco associado à falta de compliance é a perda da credibilidade, que afeta até mesmo a gestão financeira. A questão é: como a conformidade auxilia as empresas?

Por meio da reestruturação dos processos e da gestão documental, há cumprimento das regras fiscais. Por sua vez, o alinhamento das atividades traz clareza e agilidade nas tomadas de decisão, com consequente fortalecimento da cultura organizacional.

Esses fatores demonstram que há um elevado nível de transparência e responsabilidade na gestão. Isso impacta fornecedores, clientes e parceiros, que se sentem mais seguros com a adoção das boas práticas.

Como aplicar a conformidade documental nas empresas?

O ideal é usar a tecnologia para garantir o compliance. Dessa forma, é possível reduzir:

• os custos de impressão;
• o extravio de documentos;
• a insalubridade do local de trabalho;
• a desorganização.

Para chegar a esse resultado, fica claro que as ferramentas tecnológicas devem ser estratégicas. Mais do que isso, existem outras boas práticas a serem adotadas. Veja algumas das principais.

Cuide da segurança da informação

O armazenamento de documentos exige cuidado, já que muitos dados e arquivos são confidenciais. Para ter uma ideia, os ataques virtuais aumentaram mais de 300% em 2020 no Brasil.

No ambiente digital, deve-se usar a criptografia. No físico, é preciso evitar o acesso de pessoas não autorizadas.

Atente à conformidade no armazenamento

A legislação brasileira determina que cada documento tem um prazo de validade. Gerenciar o período de cada um deles pode ser um desafio, mas a tecnologia ajuda no processo. Por meio dela, é possível visualizar, ajustar e categorizar as informações.

Evite o descarte incorreto

Assim que forem desnecessários, os documentos devem ser eliminados da forma correta para evitar o acesso de terceiros. Para garantir a adequação, o ideal é definir um ciclo de uso que deve ser seguido pelo gestor ou pela empresa terceirizada.

Otimize o uso dos espaços corporativos

Quando você mantém arquivos físicos ou digitais na própria empresa, precisa ter uma atenção extra. É fácil haver perdas ou extravios. Além disso, as versões impressas ocupam um espaço muito grande, que tende a dificultar a localização das informações.

Por isso, a conformidade documental prevê a digitalização dos arquivos, especialmente por meio da chamada Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Essa prática gera economia e rapidez na busca por informações, além de otimizar na chegada de novos colaboradores.

Todas essas dicas podem ser asseguradas com a ajuda de um parceiro especializado, como a Prado Chaves. Com os serviços oferecidos, você garante o compliance para sua empresa e faz uma boa gestão da informação.

Para isso, a Prado Chaves oferece diferentes serviços:

• guarda de documentos;
• organização de documentos;
• digitalização de documentos;
• Enterprise Content Management (ECM);
• Business Process Management (BPM);
• Business Process Outsourcing (BPO);
• Mapeamento de Processos.

Essas atividades focam tanto o armazenamento quanto o manuseio de arquivos físicos e digitais. Assim, você tem a certeza da segurança e da qualidade da conformidade documental. A partir disso, você deixa de se preocupar com o compliance.

É isso que deseja? Então, acesse o site da Prado Chaves e entenda melhor sobre nossos serviços e como eles ajudarão sua empresa a atingir um novo patamar.