Conheça o conceito paperless e elimine a papelada da sua empresa

Já pensou em aumentar a competitividade do seu negócio? Entenda como a cultura paperless ajuda a alcançar esse objetivo.

A transformação digital já está em andamento, mas o conceito ainda está evoluindo. De modo geral, o termo indica formas de usar a tecnologia para solucionar problemas corporativos, como queda de produtividade, eficácia, agilidade e performance. Todos esses fatores podem ser aperfeiçoados com a ajuda do paperless.

A ideia é exatamente o que a tradução da palavra indica — menos papel. Como? Por meio da tecnologia. Com a ajuda da transformação digital, sua empresa conquista vantagem competitiva, assina contratos com mais rapidez, realiza atividades de modo ágil e atinge novos patamares.

Para ajudar sua empresa a alcançar esses objetivos, criamos este post. Aqui, você entenderá mais sobre o conceito, vantagens e como adotar o paperless no seu negócio, qualquer que seja sua área de atuação. Que tal saber mais?

O que é o conceito paperless?

O objetivo ao ser paperless é diminuir ao máximo o uso de papel nos processos executados. Para isso, rotinas manuais são substituídas pela tecnologia. Como resultado, os colaboradores têm mais tempo para se dedicarem a atividades estratégicas.

Mais do que um conceito, a palavra remete a uma cultura organizacional, que prioriza o armazenamento e a organização dos arquivos. Com os documentos digitalizados, o acesso e a manipulação são mais fáceis.

Na prática, toda a gestão da empresa muda com o paperless. A partir da adoção dessa estratégia, o negócio também se torna mais sustentável e eficiente. Por isso, ele requer uma mudança cultural para ser incorporado ao ambiente corporativo.

Quais as vantagens de sua empresa ser paperless?

A adoção desse novo modelo de gestão traz vários benefícios para as empresas. Entre os principais estão:

Redução de custos

O menor número de impressões economiza papel e tinta ou toner. Ainda existe a eliminação do gasto com manutenção do equipamento e redução do uso de outros itens, como post-its e agendas.

Outro fator que gera redução de custos é o armazenamento no servidor. Com os arquivos armazenados em formato digital, ocorre menor uso do espaço físico. Assim, ele pode ser usado para outras finalidades.

Recuperação de informações

A má gestão de documentos leva à ineficiência. Sem adotar o conceito paperless, colaboradores e gestores perdem tempo e dinheiro procurando informações.

Com os documentos armazenados na nuvem, os dados ficam indexados e são facilmente acessados. Ainda é possível gerenciar quais colaboradores terão acesso, impedindo a visualização por pessoas sem autorização.

Segurança das informações

A rastreabilidade dos documentos é garantida apenas em sua versão digital. É fácil perder ou extraviar arquivos físicos. Por sua vez, aqueles armazenados online são protegidos com senha e criptografia.

Também existe outro ponto positivo, todos os documentos têm várias versões armazenadas e suas movimentações ficam registradas. Desse modo, é possível saber:

• quem acessou;
• o que foi feito com o arquivo, por exemplo, se foi apenas aberto, modificado ou até movido de pasta;
• em que dia e horário foi realizada a mudança.

Como adotar essa estratégia?

O conceito paperless tem relação direta com a vantagem competitiva da empresa. Por utilizar uma plataforma eletrônica, é possível evitar imprevistos e problemas, ao mesmo tempo que aumenta a performance dos processos.

A base para essa ação é a digitalização de documentos. No entanto, a estratégia é composta de diferentes etapas. Entenda quais são elas.

Digitalização de documentos físicos

Sua empresa ainda não iniciou esse processo? A digitalização é o primeiro passo. Com ela, é possível mudar toda a dinâmica da empresa. Por isso, a transformação digital começa aqui, apesar de não ser a única etapa.

Adoção da Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

A ideia é usar a tecnologia para fazer a gestão inteligente dos documentos. Dentro desse conceito, está incluído tudo que está relacionado ao paperless, como digitalização, armazenamento eletrônico e estruturação digital.

Dentro dessa ferramenta, estará incluída uma plataforma de armazenamento em nuvem. Além de trazer segurança e organização, ela também garante o acesso facilitado às informações.

Treinamento dos colaboradores

Os profissionais que trabalham na empresa precisam entender como o conceito paperless funciona. A capacitação é fundamental para evitar problemas e garantir que todos aceitem a nova cultura focada na transformação digital.

Nesse processo, explique como a empresa será beneficiada e de que forma suas funções serão impactadas. Assim, ocorre melhor compreensão da vantagem competitiva trazida pela digitalização dos documentos.

Com essas informações, você já pode aplicar o conceito paperless e eliminar a papelada da sua empresa. O resultado é o melhor possível: eficiência, competitividade e produtividade.Gostou de entender como o processo funciona? Veja outras informações relevantes para o seu negócio seguindo nossos perfis no Facebook e no LinkedIn.