Como gerenciar o seu acervo documental no home office?

O crescimento do home office vem sendo expressivo. Somente em 2020, a expectativa é que 20,8 milhões de brasileiros adotem essa alternativa. Essa tendência, inclusive, impacta 22,7% das profissões brasileiras.

Um dos motivos para levar a esse novo cenário é a flexibilidade. No entanto, existem outros fatores a considerar. Uma delas é a gestão documental.

Afinal, como garantir a preservação e a segurança dos arquivos da empresa? É o que vamos apresentar neste post. Acompanhe!

As vantagens do home office para as empresas

O home office é o modelo de trabalho em que você faz a sua casa como seu escritório. Todas as atividades são feitas de forma remota, inclusive reuniões. Ainda assim, é efetivado um verdadeiro trabalho em equipe.

Esse modelo traz benefícios para as duas partes. Para o colaborador, é a chance de:

• ficar mais próximo da família;
• equilibrar melhor o lado pessoal e o profissional;
• ter mais independência;
• aproveitar melhor o tempo;
• reduzir o estresse;
• ter uma alimentação mais saudável.

Esses benefícios para os funcionários se refletem em vantagens para as empresas. Colaboradores satisfeitos se tornam mais motivados e produtivos.

Ao mesmo tempo, a empresa tem outros benefícios. Entre eles estão:

• redução de custos com licenças, benefícios e infraestrutura;
• oferta de produtos e serviços, melhores e mais baratos;
• otimização das atividades, com crescimento da produtividade.

Esses são apenas alguns dos motivos que fazem o home office crescer no Brasil. Todos eles se refletem em aumento da vantagem competitiva.

Os desafios do home office para a gestão de pessoas e processos

Apesar de ter vários pontos positivos, o home office também implica desafios. As relações de trabalho mudam e é preciso padronizar as atividades para evitar prejuízos ao negócio.

Aqui, entra a gestão documental. Sem processos definidos, o resultado obtido tende a ser perdas, vazamentos de informações e até danos à reputação da empresa.

Dentro desse cenário, uma pesquisa demonstrou que os maiores desafios são:

• monitorar a produtividade: 47%;
• manter o ânimo e o foco da equipe: 46%;
• monitorar as tarefas: 41%;
• identificar as dificuldades de cada pessoa do time: 40%;
• identificar e resolver problemas de infraestrutura da equipe: 37%;
• manter comunicação e sinergia entre o time: 36%;
• controlar as horas trabalhadas: 36%;
• gerenciar o tempo dos colaboradores: 34%;
• engajar a equipe nos desafios da empresa: 34%;
• garantir a qualidade das entregas: 34%.

Todos esses obstáculos podem ser ultrapassados com a ajuda da tecnologia. Com a gestão de documentos adequada, é possível alcançar um patamar de melhoria da gestão do tempo, engajamento da equipe e mais qualidade nos processos executados.

A importância da gestão documental no home office

Para qualquer empresa, o acervo de documentação deve ser mantido em segurança. Essa é a prerrogativa básica para preservar as informações de clientes e estratégias, além de facilitar a padronização de processos.

Quando parte dos colaboradores — ou todos eles — atuam em home office, a atividade requer um cuidado maior. Afinal, é necessário assegurar o acesso, ao mesmo tempo que os documentos continuam protegidos.

Para resolver essa questão e preservar os dois objetivos, existe a Gestão Eletrônica de Documentos com trâmite eletrônico de documentos  (GED/ Workflow). Basicamente, essa prática prevê a transformação de arquivos físicos em digitais para facilitar o acesso a qualquer momento e simplificar a tomada de decisão e usa como suporte metodologias e técnicas de gestão documental suportadas por um software específico para esse objetivo

Especificamente no home office, o GED/Workflow favorece a realização dos trabalhos a distância. Da mesma forma, assegura agilidade aos processos administrativos. Isso tudo se reflete em mais produtividade e vantagem competitiva.

Outro ponto positivo da gestão eletrônica é o compartilhamento de arquivos. Um mesmo documento pode ser acessado por vários usuários ao mesmo tempo. Com isso, o trabalho em equipe pode ser realizado sem prejuízo aos resultados esperados.

É importante lembrar de que a GED/Workflow implica a digitalização documental. Isso significa que todos os documentos estão seguros e armazenados corretamente.

Na prática, há menos riscos de perdas e extravios, assim como de alterações e acessos não autorizados. A partir disso, você tem mais chance de obter resultados satisfatórios para sua empresa.

Para garantir esses benefícios, é importante contratar uma empresa especializada, a Prado Chaves possui todos os recursos para uma empresa prosseguir seus processos de maneira otimizada e com segurança. Desse modo, o home office pode ser mais facilmente implementado no seu negócio. 

O que achou de entender mais sobre o modelo de trabalho remoto e a gestão documental nesse cenário? Veja outras dicas úteis para sua empresa seguindo nossos perfis no Facebook e no LinkedIn.