Sustentabilidade e gestão inteligente de documentos: qual a relação?

Fazer uma gestão inteligente de documentos é essencial para manter um bom desempenho na empresa e garantir processos bem estruturados. Porém, esse conceito também tem a ver com a sustentabilidade. Você sabe como funciona essa relação?

Entendê-la ajudará a definir as medidas mais importantes ao pensar em otimização. Ademais, considerando os benefícios da sustentabilidade, isso pode ajudar a empresa a construir uma imagem mais positiva no mercado e contribuir para uma relação mais amigável com o meio ambiente.

Por isso, preparamos este conteúdo explicando os conceitos de gestão inteligente de documentos e sustentabilidade, como eles se relacionam e como aplicá-los na empresa. Confira!

O que é gestão inteligente de documentos?

A gestão inteligente é uma estratégia que visa a tomada de decisão rápida e assertiva. Quando se trata de gestão documental, ela se relaciona com a criação de medidas que permitam otimizar os processos gerenciais e toda a cadeia produtiva. 

Isso tem relação também com a transformação digital e as constantes mudanças do mercado. Estar preparado para fazer análises aprofundadas em pouco tempo é essencial para decisões ágeis, que permitam adaptar a empresa aos diferentes cenários. A tecnologia é fundamental para atingir esse objetivo. 

O que é sustentabilidade?

Já a sustentabilidade engloba medidas que têm foco na responsabilidade social e na garantia de acesso aos recursos naturais pelas gerações futuras. Assim, o conceito tem uma forte relação com a preservação ambiental, o uso inteligente dos recursos naturais e o combate à poluição e outras práticas prejudiciais ao meio ambiente. 

Ele também se relaciona com o consumo consciente e a busca por medidas que reduzam os impactos das atividades empresariais no meio ambiente. Então, a sustentabilidade evidencia a importância da participação dos negócios na preservação da natureza. 

Como os conceitos se relacionam?

A gestão documental envolve um grande volume de arquivos. Logo, quando eles são mantidos em modelos físicos, é comum que isso utilize grandes quantidades de papéis e outros materiais de escritório. Tudo isso consome recursos naturais e aumenta a geração de resíduos.

Diante disso, uma gestão inteligente de documentos deve focar, também, na sustentabilidade. Isso significa pensar no uso consciente dos recursos do meio ambiente, incluindo medidas para a redução do uso de papel e outros materiais.

Como visto, a tecnologia é aliada de uma gestão inteligente, mas ela também colabora com a sustentabilidade. Isso porque permite a digitalização e o compartilhamento virtual de arquivos, evitando impressões e cópias que aumentam o volume de recursos gastos. 

Com menos papel em circulação, as empresas geram menor impacto ambiental. Ainda, é possível reduzir o espaço físico necessário para o arquivamento, beneficiando a estruturação da companhia e a organização dos registros. 

Como aplicar uma gestão inteligente de documentos com foco na sustentabilidade?

A compreensão dos conceitos e de sua relação facilita a identificação de medidas que ajudem a focar na sustentabilidade. No entanto, vale a pena reforçar alguns passos essenciais para que a empresa seja mais correta ecologicamente. Veja só:

Invista na digitalização

Uma questão essencial quando se fala em sustentabilidade na gestão documental é a digitalização de documentos. Ela consiste em criar cópias digitais dos arquivos, fazendo com que não seja necessário realizar impressões e diversas cópias de um mesmo registro.

Na prática, a equipe pode acessar e compartilhar o documento pelo computador, reduzindo o volume de papel e materiais de escritório utilizados na rotina empresarial. Além da sustentabilidade, a medida promove a redução de custos. 

Considere o uso de documentos nato-digitais

Além de digitalizar registros físicos, vale considerar priorizar o uso de documentos nato-digitais. Ou seja, aqueles que já são criados no formato digital e também não precisam passar por processos de impressão.

Tenha sistemas de gestão

Para garantir a gestão inteligente em parceria com a sustentabilidade, é essencial ter o suporte da tecnologia. Para tanto, tenha um software de gestão especializado, que ajude a integrar setores, indexar os arquivos e facilitar a localização dos registros desejados.

Ferramentas que permitam o controle de alterações e a implementação de hierarquia de acesso também são importantes para aumentar a segurança. Dessa maneira, é possível unir a gestão inteligente com a sustentabilidade em busca de processos otimizados para o desenvolvimento do negócio, enquanto também beneficiam a natureza.Quer auxílio para implementar uma gestão inteligente dos documentos da sua empresa? Acesse o site da Prado Chaves e conheça os nossos serviços!