Autor
Equipe Prado Chaves
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Se você pensa em otimizar a gestão e armazenamento de dados fiscais do seu negócio, confira as principais dicas que podem ser aplicadas na empresa!
Ao fazer o armazenamento de dados fiscais na empresa, é essencial ter atenção a dois fatores: organização e segurança. Sem isso, podem acontecer perdas de dados e erros que comprometem o cumprimento das obrigações, o que também pode levar a aplicação de penalidades pelas autoridades.
Diante disso, é importante conhecer as melhores práticas para armazenar os dados corretamente e otimizar as rotinas do negócio. Assim, é possível ter uma gestão mais estratégica e aproveitar benefícios, como maior produtividade e redução de custos.
Quer aprender como fazer isso? Neste conteúdo, você vai conferir algumas dicas essenciais para garantir um armazenamento de dados fiscais mais organizado e seguro em sua empresa!
Os documentos fiscais são utilizados para auxiliar no controle de dados da empresa e no cumprimento de obrigações. Afinal, existem diversos deveres contábeis e tributários que devem ser observados pelo negócio, a fim de evitar irregularidades.
Atualmente, grande parte dos documentos já são 100% digitais, inclusive permitindo a escrituração por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Porém, ainda que isso traga maior praticidade para lidar com dados, é preciso ter um bom controle e armazenamento.
Erros ou perdas nos registros podem afetar todos os cálculos sobre tributos, projeções financeiras e pagamentos devidos. Além disso, o problema gera retrabalhos e multa. Portanto, é preciso saber como fazer um armazenamento seguro, prezando pelas melhores práticas de gestão documental.
Se você ainda tem dúvidas sobre os motivos para essa prática ser tão importante, vale entender o papel do armazenamento de dados fiscais em diferentes atividades do negócio. Veja só:
Além de entender a importância da prática, é necessário conhecer alguns erros comuns e, assim, identificar maneiras de evitá-los. O primeiro, sem dúvidas, é manter todos os processos manuais e um grande volume de documentos físicos.
A digitalização consegue aumentar a segurança dos documentos, protegendo contra perda e danos, além de permitir a implementação de mecanismos de proteção, controle de alterações, níveis de hierarquia para permitir o acesso e outras medidas importantes para o negócio.
Outro erro comum é deixar de observar a legislação fiscal aplicável, o que pode gerar registros incompletos e outros erros na elaboração de documentos que devem ser enviados às autoridades fiscalizadoras.
Por fim, a perda de prazos e erros na emissão de documentos também são erros frequentes. Portanto, vale a pena ter processos bem definidos, controles de prazo e equipes treinadas para lidar com a tarefa de maneira mais precisa.
Para ter um excelente armazenamento de dados fiscais e garantir a regularidade de todas as práticas relacionadas à documentação, existem algumas dicas fundamentais. A primeira, sem dúvidas, é estabelecer processos, mapeando os caminhos que cada documento deve seguir, permissões de acesso e outras questões relacionadas.
Depois, otimize o armazenamento, criando categorias e considerando a tabela de temporalidade para garantir o acesso sempre que necessário e facilitar o descarte, quando for o momento. Para isso, vale a pena ter um sistema automatizado, que permita o armazenamento, organização e uso de filtros em relação aos documentos eletrônicos.
Ainda, ele pode ter dados a respeito da localização física, para os casos em que é necessário manter originais impressos. Contudo, para não ter dificuldades ao implementar essas dicas, você pode ter o suporte de uma empresa especializada em gestão documental.
Com diferentes soluções e serviços para atender às diversas necessidades do negócio, ela poderá ajudar no armazenamento dos dados fiscais e outras práticas para garantir a organização e segurança de todos os documentos do negócio. Quer saber mais sobre essa aplicação? Acesse o site da Prado Chaves para conhecer os nossos serviços de gestão de arquivos e informações!