Saiba como fazer um excelente armazenamento de dados fiscais

Mulher segurando pastas na frente de uma estante de ficheiros com documentos

Autor

Equipe Prado Chaves

Se você pensa em otimizar a gestão e armazenamento de dados fiscais do seu negócio, confira as principais dicas que podem ser aplicadas na empresa!

Ao fazer o armazenamento de dados fiscais na empresa, é essencial ter atenção a dois fatores: organização e segurança. Sem isso, podem acontecer perdas de dados e erros que comprometem o cumprimento das obrigações, o que também pode levar a aplicação de penalidades pelas autoridades.

Diante disso, é importante conhecer as melhores práticas para armazenar os dados corretamente e otimizar as rotinas do negócio. Assim, é possível ter uma gestão mais estratégica e aproveitar benefícios, como maior produtividade e redução de custos.

Quer aprender como fazer isso? Neste conteúdo, você vai conferir algumas dicas essenciais para garantir um armazenamento de dados fiscais mais organizado e seguro em sua empresa!

Quais cuidados devem ser adotados em relação aos documentos fiscais?

Os documentos fiscais são utilizados para auxiliar no controle de dados da empresa e no cumprimento de obrigações. Afinal, existem diversos deveres contábeis e tributários que devem ser observados pelo negócio, a fim de evitar irregularidades.

Atualmente, grande parte dos documentos já são 100% digitais, inclusive permitindo a escrituração por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Porém, ainda que isso traga maior praticidade para lidar com dados, é preciso ter um bom controle e armazenamento.

Erros ou perdas nos registros podem afetar todos os cálculos sobre tributos, projeções financeiras e pagamentos devidos. Além disso, o problema gera retrabalhos e multa. Portanto, é preciso saber como fazer um armazenamento seguro, prezando pelas melhores práticas de gestão documental.

Qual a importância do armazenamento de dados fiscais?

Se você ainda tem dúvidas sobre os motivos para essa prática ser tão importante, vale entender o papel do armazenamento de dados fiscais em diferentes atividades do negócio. Veja só:

  • Controle de fluxo de caixa: o armazenamento correto de notas fiscais pode ajudar no controle de fluxo de caixa, especialmente com sistemas integrados;
  • Auditoria interna: com a organização e segurança dos documentos, é possível fazer auditorias para prevenção e fiscalização das práticas adotadas pelo negócio; 
  • Correção de notas fiscais: o armazenamento de dados ajuda a identificar eventuais erros que viabilizem correções nas notas fiscais e outros documentos;
  • Prazo de armazenamento: um bom sistema também ajudará no controle de prazos de armazenamento, evitando descartes indevidos.

Quais são os principais erros cometidos na gestão de dados fiscais?

Além de entender a importância da prática, é necessário conhecer alguns erros comuns e, assim, identificar maneiras de evitá-los. O primeiro, sem dúvidas, é manter todos os processos manuais e um grande volume de documentos físicos. 

A digitalização consegue aumentar a segurança dos documentos, protegendo contra perda e danos, além de permitir a implementação de mecanismos de proteção, controle de alterações, níveis de hierarquia para permitir o acesso e outras medidas importantes para o negócio.

Outro erro comum é deixar de observar a legislação fiscal aplicável, o que pode gerar registros incompletos e outros erros na elaboração de documentos que devem ser enviados às autoridades fiscalizadoras.

Por fim, a perda de prazos e erros na emissão de documentos também são erros frequentes. Portanto, vale a pena ter processos bem definidos, controles de prazo e equipes treinadas para lidar com a tarefa de maneira mais precisa.

Como otimizar o armazenamento de dados fiscais?

Para ter um excelente armazenamento de dados fiscais e garantir a regularidade de todas as práticas relacionadas à documentação, existem algumas dicas fundamentais. A primeira, sem dúvidas, é estabelecer processos, mapeando os caminhos que cada documento deve seguir, permissões de acesso e outras questões relacionadas.

Depois, otimize o armazenamento, criando categorias e considerando a tabela de temporalidade para garantir o acesso sempre que necessário e facilitar o descarte, quando for o momento. Para isso, vale a pena ter um sistema automatizado, que permita o armazenamento, organização e uso de filtros em relação aos documentos eletrônicos.

Ainda, ele pode ter dados a respeito da localização física, para os casos em que é necessário manter originais impressos. Contudo, para não ter dificuldades ao implementar essas dicas, você pode ter o suporte de uma empresa especializada em gestão documental.

Com diferentes soluções e serviços para atender às diversas necessidades do negócio, ela poderá ajudar no armazenamento dos dados fiscais e outras práticas para garantir a organização e segurança de todos os documentos do negócio. Quer saber mais sobre essa aplicação? Acesse o site da Prado Chaves para conhecer os nossos serviços de gestão de arquivos e informações!

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