Fluxo de documentos: faça o da sua empresa mais eficiente

O fluxo de documentos engloba todas as etapas pelas quais um arquivo deve passar desde a sua elaboração até o seu encerramento ou armazenamento. Então, ele visa trazer mais organização para os processos e auxiliar na execução das tarefas que envolvem a documentação.

Para tanto, é necessário criar uma ordem lógica de como funcionará cada atividade, como criação, revisão, complementação de dados, checagem e finalização, assinaturas, entre outras atividades. No entanto, é preciso saber como otimizar esse fluxo para conseguir mais eficiência na gestão documental.

Para esclarecer o assunto, preparamos este conteúdo mostrando as principais dicas para tornar o fluxo de documentos na empresa mais eficiente. Confira!

Adote a digitalização no fluxo de documentos

O primeiro passo para melhorar o fluxo de documentos é adotar a digitalização, tanto pela conversão de arquivos físicos em digitais quanto pela adoção de práticas que priorizem que os arquivos sejam criados virtualmente.

Essa é uma prática comum no mercado, mas alguns negócios ainda se prendem a processos manuais e documentos físicos. Contudo, manter os arquivos digitais promove a melhor organização, facilita a busca e localização e ainda permite aumentar a segurança. Em conjunto com as outras dicas que você vai aprender, ficará fácil perceber a relevância dessa medida. 

Tenha o suporte de softwares de gestão documental

Um ponto importante para auxiliar no fluxo de documentos é contar com um software especializado, que permita armazenar todos os registros necessários e viabilize o acesso aos colaboradores. O primeiro motivo é que ele cria um ambiente mais seguro para o armazenamento de dados. 

Afinal, será necessário inserir login e senha para acessá-lo. Também é possível criar diferentes níveis de acesso, ajudando a promover a proteção das informações ao limitar quem pode ter acesso a cada tipo de documento ou as pessoas autorizadas a editá-los. 

Ainda, um software pode agilizar a rotina por meio da automatização de processos e facilidade no compartilhamento das informações, dando andamento aos fluxos de documentos predefinidos. Isso porque ele centraliza os registros, evitando o frequente contato entre diferentes setores apenas para conseguir enviar ou receber determinado documento. 

Invista na categorização de documentos

Para facilitar a localização dos arquivos e trazer maior eficiência para as buscas, é importante investir na categorização (indexação). Isso consiste em classificar os arquivos conforme seu tipo, finalidade, setor e outros critérios que sejam relevantes para o negócio. 

É a partir disso que podem ser criadas estratégias específicas, como a hierarquia de acesso. Ademais, a categorização pode ser utilizada considerando também tabela de temporalidade, facilitando a localização e descarte de arquivos que não precisam mais ser armazenados.

Conte com a extração de dados no fluxo de documentos

O processo de digitalização pode trazer algumas dificuldades, especialmente quando é preciso converter um arquivo físico em um digital que seja editável. Nesse sentido, as ferramentas de extração de dados podem trazer uma solução importante. 

O OCR (Optical Character Recognition), por exemplo, permite a leitura de imagens e arquivos enquanto reconhece os textos existentes. Ao mesmo tempo, os dados são enviados para um arquivo específico, que possibilitará as edições.

Além disso, existem outras ferramentas, como o ICR (Intelligent Character Recognition). Aqui, o processo é semelhante, mas a ferramenta busca entender também os dados manuscritos. Trata-se de um recurso recente que pode trazer limitações, mas pode ser aplicado em determinadas situações. 

Faça o armazenamento digital das informações

O armazenamento digital das informações se torna essencial quando se trata de processos digitalizados e com o suporte de um software de gestão. Porém, isso não precisa ser feito em servidores tradicionais físicos: na verdade, pode ser mais interessante contar com o armazenamento em nuvem.

Nesse caso, o servidor é acessado pela internet e conta com diversas ferramentas para evitar perdas e danos aos arquivos, como criptografia e backups frequentes. Ademais, ela proporciona mobilidade, já que os documentos podem ser acessados em qualquer dispositivo com acesso à internet, permitindo a manutenção dos fluxos de maneira contínua, sem barreiras geográficas. 

Como você viu, existem dicas que podem ser aplicadas para aprimorar o fluxo de documentos na empresa. E para colocá-las em prática, você pode contar com o suporte da Prado Chaves: oferecemos diversas soluções para otimizar a gestão documental do negócio.

Quer saber mais sobre como é possível melhorar o fluxo e a gestão de documentos na empresa? Acesse o nosso site e converse com um de nossos consultores!