Como evitar a perda de documentos e as suas consequências

Todas as empresas que lidam com grandes fluxos de informações em diversas plataformas estão sujeitas a terem problemas como a possibilidade de extravio ou a perda de documentos. Portanto, é essencial que haja um controle efetivo e próximo dessa área na empresa.

Isso porque, ao perder um documento, pode causar sérios problemas para a empresa, entre eles: perder processos trabalhistas, expor o negócio em processos jurídicos, liberar dados de clientes, e mais. Para entender quais as principais causas e como evitar a perda de documentos, continue a leitura!

Os principais riscos e causas da perda de documentos

Quando se perde documentos, principalmente os que tenham dados frágeis, como os pessoais de clientes, é sempre um problema pela exposição que esse cliente sofre. Além disso, com a utilização indevida desses dados, é possível que a empresa tenha responsabilidade e enfrente problemas judiciais e esse é um dos principais riscos de se perder documentos atualmente, o vazamento de dados.

Além disso, há outros riscos que podem afetar um negócio a longo prazo, como é o caso de contratos de prestação de serviços e declarações fiscais, por exemplo.

Isso porque esses são documentos que servem para fins de comprovação, ou seja, caso o cliente seja investigado por alguma razão, essas documentações servem para atestar a veracidade do que está sendo dito. Logo, se esses documentos são perdidos, o cliente não consegue comprovar.

Para conseguir contornar o que de fato causa esse problema, é importante mapear onde pode estar acontecendo o erro e identificar possibilidades de erros para já prevenir e não permitir que aconteça. Alguns dos motivos mais comuns para a perda ou extravio de documentos, são:

• corrompimento de informações, ficando inviáveis para a utilização;
• erros de segurança digital e física;
• falhas humanas;
• falta de organização no dia a dia;
• possíveis intempéries naturais.

Dicas para evitar a perda de documentos recorrente

Assim como qualquer prática que seja nova e vá ser implementada em uma empresa, é comum surgir dúvidas sobre como reduzir as chances de perder um documento físico. Para isso, trouxemos algumas dicas práticas que podem te ajudar no dia a dia e são fáceis de serem aplicadas. Confira a seguir quais são elas!

Invista em tecnologia

Atualmente há uma grande variedade de ferramentas tecnológicas que podem otimizar o dia a dia de empresas em diferentes setores. Um deles é a gestão de documentos através de plataformas digitais e específicas para esse tipo de tarefa.

Uma opção bastante comum é a digitalização de documentos físicos e o armazenamento em nuvem, isso porque uma vez feito o upload, não há mais chances de perdê-los, a menos que exclua manualmente um por um. Diminuindo drasticamente as chances de perder pastas ou demais arquivos físicos.

Alinhe processos

É essencial que haja processos para lidar com a documentação de clientes e dos demais setores da empresa, como o administrativo, por exemplo. Sendo assim, é essencial separar um tempo para desenhar e estruturar processos que possam otimizar o tempo e o modo de trabalhar.

Um exemplo que pode ser bastante efetivo, é dividir as tarefas por etapa, ou seja, quando forem checar esses documentos, os colaboradores terão um checklist do que deve ou não ser feito. Além disso, é importante que haja pessoas responsáveis por acessar esses arquivos e não a empresa todo ter acessos, pois assim é possível ter uma maior controle.

Treine sua equipe

Como dito anteriormente, separar colaboradores específicos que farão o manuseio dos documentos e ficarão responsáveis por todas as atividades que envolvem eles, é imprescindível que essa equipe esteja treinada e ciente da importância da cautela no dia a dia.

Um dos meios de realizar esse treinamento, é através de palestras e workshops sobre a importância de uma boa gestão de documentos e como isso pode interferir positiva ou negativamente em um negócio como um todo.

Contrate uma empresa especializada

Há hoje no mercado empresas especializadas nesse serviço: a gestão documental. É importante analisar se a sua empresa dará conta de tocar essas demandas internamente. Caso seja necessário, o indicado é contar com esses serviços de digitalização e paperless, por exemplo. Pois, facilitam o dia a dia e otimizam recursos a longo prazo.

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