Gerenciamento de processos: saiba tudo sobre essa prática

gerenciamento de processos: pessoas de diferentes etnias segurando em círculo uma engrenagem

Autor

Equipe Prado Chaves

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O gerenciamento de processos visa garantir a melhoria contínua dos processos internos para melhor atender às expectativas do cliente. Saiba mais!

Novas entradas de trabalho, aumento dos funcionários e crescimento da empresa são o sonho de todo empreendedor, e, apesar das vantagens incontestáveis do aumento do fluxo das tarefas, é muito comum que isso desencadeia um descontrole que afete diretamente a qualidade do produto final, e é aqui que entra o gerenciamento de processos.

Por conta disso, é importante cuidar da gestão empresarial, que evita a baixa na qualidade do que é entregue ao cliente, além de contribuir para um melhor controle sobre tudo o que está sendo feito. É neste cenário que o gerenciamento de processos se faz fundamental para as empresas. Continue a leitura!

O que é o gerenciamento de processos?

Na prática, o gerenciamento de processos nada mais é do que a definição, análise e contínua melhoria dos diferentes processos dentro da empresa. Esse gerenciamento só é possível após entender como esse fluxo de trabalho se dá, a fim de oferecer uma estratégia que seja assertiva para a empresa e que melhore, de fato, as tarefas do dia a dia.

O gerenciamento pode ser feito tanto quando o fluxo de trabalho aumenta, como também quando não há resultados satisfatórios. Neste último caso, os processos podem até ser bem definidos e organizados, seguindo um fluxo correto, mas a estratégia de gerenciamento consegue identificar o problema e corrigi-lo, trazendo um aumento nos resultados.

Além disso, esta estratégia é feita realizando o levantamento de diferentes dados, para que um mapa seja montado. Com todas as informações dispostas, é possível enxergar os gargalos do fluxo de trabalho, além de identificar possíveis melhorias que são ideais para aquele tipo de tarefa.

Com um bom gerenciamento de processos, a empresa consegue alavancar seu trabalho não apenas em processos internos, mas também em externos, conseguindo resultados palpáveis a curto e longo prazo.

De forma resumida, o gerenciamento trabalha com:

  • desenhar fluxos para o funcionamento das tarefas;
  • define as estratégias para o fluxo de trabalho;
  • identifica os problemas dos processos;
  • mapeia os processos internos;
  • monitora os resultados.

Qual a importância do gerenciamento de processos?

Agora que já conhecemos o que é o gerenciamento de processos e quando ele pode ser implementado, podemos entender mais da importância que essa estratégia tem para as empresas.

Com a definição precisa do fluxo de trabalho, acompanhamento das tarefas e melhorias durante o processo, o gerenciamento auxilia em diferentes áreas e atividades, como:

Comunicação organizacional

Com fluxos precisos e assertivos, a comunicação organizacional é reforçada, trazendo uma imagem positiva à empresa, tanto de forma interna como externa.

Tendo isso em vista, é muito comum que a imagem da marca seja fortalecida, já que, não importa o quanto a empresa cresça, a qualidade do que é entregue não é prejudicada, sempre se mantendo ou crescendo.

Sistematização de rotinas

A rotina de trabalho é importante no dia a dia do colaborador e, por isso, deve ser mantida para garantir a boa produtividade. Com o gerenciamento de processos, é possível sistematizar a rotina, organizando as etapas de trabalho sem atrapalhar os fluxos futuros.

Ainda, com a sistematização de rotinas, o fluxo de processos se dá com mais clareza e precisão, evitando ambiguidades e outros problemas que poderiam gerar dúvidas e atrasar a realização da tarefa.

Evita retrabalhos

Retrabalhos por si só já causam um atraso normal no fluxo dos processos diários. Com a aplicação do gerenciamento, diminui consideravelmente a necessidade de correções, erros e outros problemas que precisam de retrabalho.

Isso é também muito importante para garantir que o colaborador aplique o seu tempo útil de trabalho em tarefas que contribuam para normalizar o fluxo de processos na empresa, evitando perda de tempo com atividades que poderiam ser evitadas com uma gestão assertiva.

Levando esse ponto em consideração, a organização ganha tempo para trabalhar em tarefas realmente necessárias e a diminuição do retrabalho é bem vista por parte da equipe, além de clientes e parceiros.

Com todas essas questões, é fácil de se imaginar que o gerenciamento agregue e muito para uma empresa, trazendo vantagens a curto e longo prazo.

Quais os principais benefícios do gerenciamento de processos?

É possível citar uma infinidade de benefícios que a implementação do gerenciamento de processos traz ao dia a dia da empresa. Além de tudo o que já foi mencionado sobre a importância dessa estratégia na rotina da corporação, ela ainda oferece outras vantagens que não são pensadas em um primeiro momento.

O gerenciamento trabalha de diferentes formas, em várias atividades e no fluxo de trabalho interno. Levando isso em consideração, conheça abaixo alguns dos principais benefícios que essa estratégia proporciona para a gestão empresarial.

Diminuição dos erros internos

Com fluxos precisos e personalizados, os erros internos nas etapas de trabalho diminuem consideravelmente, o que permite que o colaborador invista seu tempo em tarefas ainda não concluídas.

Quando mais de uma pessoa trabalha na mesma atividade, os erros podem impactar diretamente àqueles que atuam em partes futuras do mesmo processo. Por isso, o gerenciamento pensa em oferecer um fluxo fluido, completo e eficiente, que evite atrasos, erros e outros problemas. Isso garante o máximo de eficiência para o trabalho.

Aumento da produtividade

Por diminuir os erros internos, a produtividade da empresa aumenta de forma considerável, trazendo rapidez, praticidade e eficiência nos processos internos. Isso é fundamental no dia a dia da organização, que pode contar com processos qualificados e funcionais para seus colaboradores e também para o tipo de trabalho.

A solução personalizada do gerenciamento de processos é vantajosa também por isso: você tem uma gestão organizacional precisa para a sua empresa, mesmo que cada pessoa trabalhe no seu ritmo e da sua forma. Essa estratégia consegue pegar a individualidade e fazê-la funcionar em um processo único.

Redução dos custos operacionais

Com a diminuição dos erros, aumento da produtividade e a praticidade no dia a dia, é perceptível uma boa redução dos custos operacionais. A empresa não investe em trabalhos já feitos, em processos ineficientes ou em tempo para retrabalho.

Isso permite que a verba seja redirecionada para uma área que realmente precise do investimento, seja ela qual for. Portanto, o orçamento acaba por ser o mesmo, mas a organização consegue aproveitá-lo de uma forma melhor, mais completa e que traga resultados efetivos e notáveis.

De forma resumida, a empresa para de investir dinheiro em processos que não dão resultado e aproveita melhor as suas finanças.

Boa imagem interna

A opinião dos colaboradores é muito importante e isso não é segredo para ninguém. Com um fluxo de tarefas que seja eficiente, eles entendem que a empresa preza e investe em algo que também facilite o seu trabalho.

Optar por implementar o gerenciamento de projetos é bem visto por quem trabalha na empresa. Ajudando em processos do dia a dia, os colaboradores são mais produtivos e trabalham em fluxos de atividades que também são úteis para eles, não apenas para a imagem externa da corporação.

Sentindo-se incentivados, o trabalho flui com facilidade, além de manter um ambiente corporativo saudável e com menos problemas.

Organização para o dia a dia

A organização na rotina de trabalho é fundamental para a entrega de resultados e o retorno esperado. E é exatamente a alta organização que faz com que o gerenciamento de processos seja tão procurado.

Desenhar processos que sejam pensados especialmente para uma empresa oferece a otimização do tempo e um excelente aumento na organização das atividades.

Isso permite que os colaboradores se organizem, além de transmitir uma imagem positiva quanto aos processos internos, mesmo que muitos não deem o devido crédito para a importância que a organização tem na rotina de uma empresa.

Acompanhamento dos resultados

Uma das etapas no gerenciamento dos processos é o monitoramento de resultados.

Esta parte é indispensável em qualquer estratégia aplicada, já que ela é a grande responsável por oferecer os resultados dos processos aplicados e entender o quão assertivo e útil eles estão sendo, de fato.

É a partir daí que a estratégia pode ser modificada, identificando possíveis problemas no fluxo que comprometem a efetividade do processo. Mas é também com ela que podemos ver se é possível continuar com a mesma estratégia e o quanto ela foi vantajosa naquele período de tempo.

Entrega final com boa qualidade

O principal propósito do gerenciamento dos processos é cumprido com eficiência: entregar o produto final com a boa qualidade esperada dele. As vantagens que isso oferece para a organização são inúmeras: boa imagem para com os seus clientes e parceiros, além de uma estratégia que traga resultados.

Implementando o gerenciamento dos processos na empresa, a organização pode contar com estes e muitos outros benefícios. Alguns percebidos a curto prazo, outros a longo prazo, mas sempre notáveis dentro da empresa.

A gestão organizacional nunca é tão precisa e eficiente quanto com estas estratégias aplicadas de forma personalizada. Optar por definir bem seus processos é sinônimo de organização e produtividade para todos os setores da empresa que são beneficiados com a implementação da estratégia.

Agora que sabemos o que é, a importância e os benefícios do gerenciamento de processos, podemos falar sobre as principais etapas para aplicar este conceito.

As etapas para implementar o gerenciamento de processos

Antes de implementar, de fato, o gerenciamento, diferentes dados são levantados, além de realizar análises e outros processos fundamentais para garantir a eficiência da estratégia.

Abaixo, é possível conhecer quais são as etapas e o que é analisado em cada uma delas.

Planejamento

Como não poderia deixar de ser, o planejamento é a primeira parte a ser feita para começar o gerenciamento de processos.

É nessa fase que são definidas as metas e objetivos, como também as atividades capazes de fazer com que elas sejam alcançadas, tornando todo o processo possível. Além disso, o planejamento é fundamental para levar em consideração as particularidades de cada organização, personalizando o gerenciamento. Com todos os processos do planejamento feito, é hora de realizar a análise.

Análise

Analisar todo o planejamento e buscar por possíveis problemas e falhas acontece nessa segunda etapa da implementação do gerenciamento. É na análise que toda a estratégia é vista e revista, até replanejada, se for necessário, levando em consideração as conclusões do que foi analisado.

A análise é parte indispensável para aplicar o gerenciamento, já que é nesta etapa que é possível identificar os possíveis problemas no planejamento feito, além de inadequações e outros gargalos que poderiam comprometer toda a estratégia.

Quem entende de gerenciamento de projetos faz a análise com cuidado, tendo em mente todas as possibilidades deste trabalho. Isso minimiza os erros e demais problemas durante a execução.

Estruturação

Com o planejamento e análise feitos, chegou a hora de realizar a estruturação. É aqui que as etapas anteriores são validadas e estruturadas. Na estruturação podem acontecer testes para entender o funcionamento da estratégia e garantir a sua efetividade.

É aqui também que é possível realizar os últimos ajustes antes de executar as ações, evitando problemas futuros e problemas que poderiam comprometer os resultados esperados.

Execução

Com a estratégia devidamente estruturada e funcionando, está na hora de executar as ações e dar início ao gerenciamento de processos na prática. É aqui que tudo o que foi pensado é colocado para funcionar dentro da empresa.

É nesta etapa que a organização se dá da melhor forma e os benefícios começam a ser percebidos por todos que fazem parte da estratégia. Com uma execução correta e resultados eficientes, é possível notar a importância da implementação do gerenciamento dentro da empresa.

Bônus: monitoramento dos dados no gerenciamento de processos

O acompanhamento dos resultados tem grande importância na aplicação do gerenciamento de processos. Isso porque é pela análise dos resultados e monitoramento da estratégia que é possível entender o nível de efetividade da implementação.

Como mencionado anteriormente, é aqui que conseguimos identificar problemas na estratégia, os ganhos e se é necessário realizar alguma modificação no planejamento ou estruturação.

Monitorar é indispensável para garantir novas melhorias e, assim, sempre conseguir alcançar os resultados desejados e garantir o melhor funcionamento dos processos dentro da organização.

Considerando tudo o que foi apresentado, o gerenciamento de projetos consegue modificar a forma como a empresa trabalha de forma interna. Isso contribui para uma melhor organização nas etapas de produção, além de contribuir para o aumento da produtividade do trabalhador, reduzindo custos e aumentando a efetividade.

Apesar de ser mais procurado com o aumento da demanda, o gerenciamento pode ser aplicado em diferentes momentos da empresa. É recomendado que seja feito assim que possível, tornando os processos úteis e eficientes, mesmo com a individualidade de cada organização e forma de trabalhar do colaborador.

Essa estratégia é pensada de forma personalizada e tende a trazer o que há de mais completo e organizado em fluxos de trabalho e produtividade, otimizando os processos internos da empresa.

Para todas as etapas de implementação, você deve contar com uma empresa especializada nesse setor, como a Prado Chaves. Ela tem diferentes ferramentas especializadas na gestão documental, além de um software específico capaz de realizar o mapeamento de processos, oferecendo o que há de mais otimizado e prático para o setor. Com soluções completas e simples, a Prado Chaves trabalha em prol de oferecer o gerenciamento que a sua empresa precisa, para garantir a melhor entrega e os melhores resultados. Fale com a Prado Chaves e tenha eficiência em gerenciamento de processos.

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