Otimização de espaço: 7 dicas de aplicá-la em sua empresa

A otimização de espaço é uma ação que agrega diversos benefícios para uma empresa, sejam eles físicos ou de organização. Esse processo ajuda no aumento de produtividade e na redução de custos.

Investir na digitalização de documentos e contratar uma empresa de guarda de documentos é uma das oportunidades para conseguir reduzir a necessidade de um espaço físico na sua empresa e diminuir a equipe para cuidar de documentos, por exemplo. Agora, vamos  ver outro conceito que trata da redução de espaço e custos. Continue a leitura!

O que é a otimização de espaço?

A otimização de espaço é uma ação que visa reduzir a utilização dos espaços físicos com móveis, equipamentos e arquivos desnecessários. É importante lembrar que o espaço físico é o maior responsável pela produtividade e engajamento das equipes nas atividades diárias.

7 dicas para aplicar a otimização de espaço

Todo processo de otimização de espaço deve respeitar a rotina e as atividades realizadas dentro da rotina, sempre visando um local funcional e prático. A seguir, listamos algumas dicas que podem te ajudar nesse processo. Confira!

Invista em móveis funcionais

Atualmente, há no mercado opções variadas de mesas, cadeiras e armários para ambientes comerciais. Contudo, é essencial que ao comprar sejam consideradas as especificidades do local de instalação e quais as necessidades o móvel irá suprir.

Conte com um software para controlar a guarda dos documentos físicos

O arquivamento de documentos físicos, além de demandar de um espaço que sirva como estoque, exige a contratação de uma equipe para organizar, categorizar, limpar e movimentar esses arquivos quando necessário.

Atualmente é possível contar com diferentes ferramentas tecnológicas, para armazenar diferentes tipos de arquivos, facilitando no momento de localizá-los, categorizar e descartar. Isso possibilita a redução de custos e mão de obra investidas no modelo físico.

Invista no conceito aberto para os ambientes

Paredes e divisórias podem criar a sensação de aperto e pouco espaço. Para contornar essa situação, vale a pena considerar a opção de derrubá-las e investir em um conceito aberto. Além de otimizar o espaço, esse modelo de escritório pode ajudar na integração do time e, consequentemente, em um ambiente mais agradável.

Descarte de forma regular o que não é necessário

Além de otimizar espaço, é essencial que uma empresa tenha processos definidos e uma equipe especializada para executá-los. Uma ação que pode ajudar de forma efetiva no processo de otimização de um espaço, é descartar o que não é necessário.

Porém, é essencial entender que alguns documentos exigem um tempo de arquivamento obrigatório, como é o caso de contratos e notas fiscais. Por isso, é importante catalogar os tipos de documentos e definir a periodicidade correta em que cada tipo pode ser descartada.

Liberando assim, espaço para documentos que realmente precisam estar ali e colaborar com a organização geral da empresa.

Invista nas cores e iluminação em tons claros

Um espaço comercial deve sempre buscar o maior conforto dos colaboradores e funcionalidade durante as tarefas. Por isso, quando for escolher as cores do escritório e pensar no projeto de iluminação, priorize ao máximo os tons claros, pois eles ajudam na criatividade, disposição e ainda dão a sensação de amplitude para o ambiente.

Conte com a tecnologia a seu favor

Hoje em dia, a empresa que não adota processos tecnológicos e o auxílio de inteligência artificial certamente está perdendo dinheiro. Isso porque, com elas, é possível reduzir consideravelmente as atividades de baixo valor agregado.

É possível contar com gerador de relatórios, softwares que categorizam documentos e armazenamento em nuvem, por exemplo, isso tudo com segurança e praticidade. Alguns benefícios de ter a tecnologia como sua aliada, é:

• otimização de espaço e custos;
• redução de mão de obra desnecessária;
• agilidade nos processos;
• uso de dados para ações mais assertivas.

Conte com uma empresa de guarda de documentos

Mesmo com a necessidade de otimizar o espaço da sua empresa, há os documentos que não tem mais utilidade, porém a lei determina que sejam armazenados e conservados por anos. Isso pode mudar de acordo com a origem de cada um.

Porém, é importante pensar se esses documentos realmente são úteis no dia a dia e sua empresa está conseguindo comportar o volume existente de forma tranquila.

Uma opção, é contar com os serviços de uma empresa de guarda de documentos, ela conta com espaço próprio e realiza o serviço de guardar e controlar os arquivos por meio de etiquetas e códigos de barras.

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