Mapeamento de processos: otimização para sua empresa

Um dos principais desafios da gestão empresarial trata do volume de dados que devem ser administrados. Afinal, é preciso lidar com vários documentos e arquivos dos diversos setores da companhia. Diante disso, é importante ter ferramentas que auxiliem a empresa, como o mapeamento de processos.

Ele tem o objetivo de otimizar a rotina do negócio e trazer mais segurança, porém, muitas companhias não conhecem os benefícios da prática e deixam de utilizá-la. Se isso também acontece com você, é hora de aprender mais sobre o assunto.

Preparamos este conteúdo mostrando o que é, como aplicar essa estratégia e os benefícios do mapeamento de processos. Confira!

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma estratégia que visa identificar e entender como funciona o fluxo de atividades dos processos existentes na empresa. Por meio dele, é possível acompanhar a evolução das tarefas, controlar ações e garantir o suporte necessário aos colaboradores. 

Além disso, ele permite identificar pontos fracos e fortes por meio da análise de todas as etapas que compõem os processos corporativos. Além disso, é possível identificar etapas que só agregam custo e não agregam valor. Assim, é possível implementar melhorias para obter um melhor desempenho para o negócio.

Nível de profundidade

Na prática, o mapeamento de processos também pode apresentar diferentes níveis de profundidade, conforme as necessidades e objetivos da empresa com a estratégia. Veja só: 

• descritivo: é o nível mais básico, com objetivo de apenas alinhar o entendimento da equipe sobre os processos;
• analítico: é o nível intermediário, trazendo destaque aos eventos com uma visão mais técnica sobre o que acontece;
• executável: é o nível avançado, com detalhamento sobre serviços implementados e diversos dados sobre os processos.

Como a técnica funciona?

Para facilitar a compreensão sobre o assunto, é importante entender como ele funciona. Na prática, ele deve montar um mapa completo do que acontece no fluxo de cada tarefa ou atividade, mostrando o percurso realizado desde o início até a conclusão de cada processo. 

Assim, ele monta um fluxo detalhando todas as etapas e ações realizadas, o tempo envolvido, os recursos utilizados e os colaboradores que participaram de cada processo. Ademais, é possível aprofundar a prática por meio da modelagem de processos.

Nesse caso, ela traz ainda mais detalhes com uma representação visual completa do que acontece na companhia. A sua aplicação costuma ser mais frequente quando há o objetivo de automatizar processos, sendo um passo inicial para entender como determinar os fluxos que serão implementados nos sistemas. 

Por que o mapeamento de processos é importante?

Mapear os processos da empresa é fundamental para o sucesso do negócio em longo prazo, afinal, uma boa gestão é essencial para esse resultado. Ele permite identificar gargalos, delimitar as funções de cada pessoa da equipe e prever os recursos que devem ser aplicados.

Esses pontos permitem o planejamento financeiro e possibilitam acompanhar os resultados obtidos, especialmente em relação ao desempenho. A prática ainda consegue trazer alguns benefícios importantes, como: 

• maior controle sobre os processos;
• padronização das tarefas;
• possibilidade de implementar melhorias;
• suporte para o controle de custos — inclusive por etapa;
• otimização no desempenho da empresa;
• redução de custos.

Como aplicar a estratégia?

Para aplicar a estratégia a empresa precisa de um bom planejamento e definição de objetivos. O mapeamento pode ser utilizado para otimizar processos existentes ou desenvolver novos caminhos. Também é necessário fazer um diagnóstico dos itens que podem prejudicar o desempenho do negócio para desenvolver soluções. 

Depois, é preciso mapear cada processo escolhido, incluindo as soluções pensadas. Também é preciso verificar a sua eficiência e validar os mapeamentos criados para garantir que ele atingirá o objetivo proposto. Por fim, monitore o que é feito para identificar gargalos e ter oportunidades de realizar as melhorias necessárias. 

Por fim, quem busca otimização também pode aplicar a modelagem de processos e automatizar as atividades. Em todos os casos, você pode contar com o suporte de uma empresa especializada, como a Prado Chaves.

Com diversas ferramentas especializadas em gestão documental (como ECM e BPM) e um software específico para desenho de mapeamento de processos — o Bizagi —, conseguimos entregar soluções completas para atender as diferentes necessidades das empresas. Quer otimizar os processos da sua empresa? Entre em contato com a Prado Chaves e converse com um de nossos consultores!