6 erros de gestão de documentos que você deve evitar

A gestão de documentos é uma questão fundamental para o desenvolvimento das empresas. Não é muito difícil explicar sobre o tema, pois as organizações estão constantemente com um grande volume de arquivos. Nesse contexto são necessárias boas práticas de administração para evitar a perda dessas informações, erros ou mesmo diversos prejuízos financeiros.

Apesar da importância desse tema, muitas organizações não dão a devida importância para a gestão de documentos. Por esse motivo, acabam cometendo diversos equívocos e muitos deles podem até levar a prejuízos financeiros ou mesmo outras dores de cabeça.

Pensando nisso, neste post destacamos alguns erros que devem ser evitados na gestão de documentos. Continue com a gente!

1. Não ter cópias de segurança

Trata-se de um dos erros mais comuns na gestão de documentos e também um dos mais graves. Isso porque, quando não há disponibilidade de cópias de segurança, você poderá perder diversos arquivos quando ocorrer algum imprevisto. Pode ser, por exemplo, o ataque de um hacker no sistema da empresa, desastres naturais etc.

Por isso, é muito importante fazer backup e ter cópias de segurança em diversos dispositivos. Pode ser, por exemplo, um sistema na nuvem (cloud computing), em um pendrive, um desktop etc. Nessas situações, caso você perca uma informação será possível recuperá-la acessando o outro dispositivo.

2. Não cumprir os pagamentos nas datas estipuladas

Diante de um amplo volume de documentos algumas empresas acabam esquecendo os prazos e atrasando os pagamentos. Essa questão não é nada positiva, pois gera o pagamento de multas e juros, ocasionando prejuízos financeiros. Por esse motivo é muito importante estar atento em relação a data de vencimento de todas as contas para evitar atrasos.

3. Permitir que qualquer pessoa acesse documentos confidenciais

A confidencialidade é um dos princípios básicos da segurança da informação. Ela busca impedir que pessoas não autorizadas tenham acesso a documentos sigilosos da empresa.

No entanto, quando uma companhia permite que qualquer pessoa acesse documentos confidenciais, aceita o risco de indivíduos não autorizados terem acesso a dados sigilosos dos clientes ou dados estratégicos da organização.

Essa questão inclusive pode até atrapalhar a reputação e a imagem da empresa perante o público. Por esse motivo, deve-se atentar bastante em relação à confidencialidade das informações.

4. Gestão de documentos apenas no formato impresso

A gestão de documentos no formato impresso é uma estratégia extremamente arriscada. Isso porque, aumentam seus riscos de perder informações relevantes como passar do tempo e elevam as probabilidades de as empresas cometerem erros.

Desse modo, é muito importante digitalizá-los, até com o objetivo de garantir uma cópia de segurança e também facilitar uma consulta posterior, remota e registrada.

5.Não separar os documentos por tipo

Também um dos princípios básicos da organização. Separar documentos por tipo é muito importante na gestão de documentos pois as empresas lidam com um amplo o volume de informações e é necessário separá-las para facilitar sua consulta.

Não há uma regra exata sobre como os documentos devem ser separados, pois isso varia conforme as necessidades da sua organização. No entanto, você pode separar por categorias. Desse modo, uma boa ideia será destinada, por exemplo, no espaço destinado a armazenar comprovantes de pagamento, outro para guardar os contratos com os fornecedores etc.

6. Não organizá-los cronologicamente

Outro erro bastante frequente é não organizar os documentos de maneira cronológica. Quando isso acontece fica mais complicado localizar os arquivos. Essa questão é ainda mais complexa em grandes empresas, pois elas lidam com um volume abrangente de arquivos.

Como você pode perceber existem diversos erros de gestão de documentos e eles devem ser evitados para evitar a ocorrência de prejuízo ou mesmo dores de cabeça no futuro. É muito importante conhecer sobre os equívocos mais comuns para que você esteja preparado e não cometa esses erros mencionados neste conteúdo na sua empresa.

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