5W2H: reduza incertezas, ganhe produtividade e aprenda como fazer um plano de ação

É importante entender como desenvolver o planejamento estratégico da melhor maneira, viabilizando a conquista dos objetivos do negócio. Aqui, um dos cuidados que merecem atenção é a aplicação de uma metodologia de apoio, como a 5W2H.

A sigla pode parecer estranha, mas é fácil de entender e sua aplicação pode otimizar os planos estratégicos. Dessa maneira, a gestão consegue otimizar a criação e implementação de medidas previstas para aumentar as chances de sucesso do empreendimento.

Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura para entender o que é, como funciona e como aplicar a metodologia 5W2H!

O que é 5W2H?

A sigla 5W2H se refere a uma ferramenta que pode ser utilizada para auxiliar na organização pessoal ou empresarial. Nos negócios, a metodologia ganha especial destaque por auxiliar a definir os diferentes planos de ação necessários para o crescimento e manutenção das operações. Ela é composta por 7 termos em inglês:

• What: o quê? 
• Why: por quê? 
• Who: quem? 
• Where: onde? 
• When: quando? 
• How: como? 
• How much: quanto custará? 

Na prática, as perguntas ajudam a guiar as decisões e todo o planejamento, permitindo definir os diferentes aspectos necessários para atingir os objetivos desejados. 

Qual é a sua finalidade e importância?

Como visto, a metodologia 5W2H auxilia no planejamento estratégico, trazendo uma série de perguntas que permitem mapear todas as ações necessárias e pontos relacionados. Essas aplicações permitem otimizar processos, implementar melhorias e manter a competitividade no mercado. 

O motivo para isso é que, ao responder às questões propostas, é possível ter maior clareza sobre o que deve ser feito, de qual maneira isso deve acontecer e os recursos exigidos para tanto.

A ferramenta garante, então, benefícios como maior eficiência e produtividade. Isso porque ela guiará todos os colaboradores envolvidos, demonstrando suas funções e a relevância de cada atividade para a conclusão dos processos previstos.

Quais os benefícios da 5W2H na gestão documental?

Um dos benefícios dessa metodologia é que ela pode ser aplicada nos diversos setores do negócio, incluindo a gestão documental. Nesse caso, o foco deve ser as atividades exercidas, como digitalização, organização, implementação de medidas de segurança, entre outras.

Porém, quando se trata dos documentos da empresa, existem algumas vantagens específicas que podem ser identificadas. Entre elas, vale destacar a maior eficiência no planejamento, a identificação de melhores soluções e a otimização das rotinas relacionadas.

Ele ainda ajuda a enxergar os microcenários existentes e medidas específicas que nem sempre são percebidos em outras metodologias, criando gargalos e desafios durante a implementação. Isso otimiza o tempo, reduz custos e elimina falhas que seriam comuns nos processos desenvolvidos.

Como aplicar a 5W2H na empresa?

A aplicação da metodologia 5W2H é bastante intuitiva. Porém, para que não restem dúvidas, veja os detalhes sobre cada etapa e o que pode ser feito para auxiliar no planejamento: 

• O quê? — Defina a ação ou atividade que deve ser realizada ou um problema que deve ser solucionado; 
• Por quê? — Determine a motivação para executar a ação indicada; 
• Quem? — Indique os responsáveis pelo plano de ação previsto; 
• Onde? — Determina o local ou sistema onde o processo, ou cada etapa dele, deve ser executado; 
• Quando? — Defina uma data para conclusão, incluindo um cronograma detalhado sobre etapas; 
• Como? — Esse é o momento de pensar nos detalhes sobre como colocar o plano em prática, por exemplo: ter um sistema específico, contratar uma empresa especializada, entre outros; 
• Quanto? — Por fim, determine os custos relacionados, considerando a capacidade de investimento e os orçamentos realizados.

Para tanto, é fundamental fazer análises amplas que permitam responder às questões com maior segurança e de maneira sucinta, facilitando a sua compreensão por todos os envolvidos.

Não se esqueça de fazer acompanhamentos constantes para determinar se a estratégia apresenta os resultados esperados e identificar pontos de melhoria.

Viu só? Embora a sigla pareça complicada no início, a metodologia 5W2H pode trazer uma série de benefícios aos diversos setores da empresa, incluindo a gestão documental. Portanto, se você busca melhoria no desempenho organizacional, considere a ferramenta! Quer implementar soluções inovadoras na sua empresa? Acesse o site da Prado Chaves e conheça os nossos serviços de gestão documental!