Extração de dados: entenda o que é, para que serve e a sua importância

A transformação digital já é uma realidade nos negócios, exigindo adequação das empresas para viabilizar a aplicação de tecnologias e inovação para aproveitar os benefícios que isso proporciona. Entre as diversas soluções disponíveis, a extração de dados merece destaque.

Essa é uma ferramenta fundamental para quem busca automatizar tarefas e ter maior suporte para a tomada de decisão, considerando informações relevantes. Porém, também é comum que o conceito gere dúvidas, bem como as alternativas disponíveis para aplicá-lo.

Você tem interesse no tema? Neste conteúdo, preparamos um guia sobre a extração de dados. Continue lendo e descubra o que é, para que serve e porque a técnica é tão importante para as empresas. Boa leitura!

O que é a extração de dados?

A extração de dados consiste na identificação, importação, organização e exportação de informações que passarão a compor um sistema. Isso pode ser feito por meio de fontes estruturadas, semiestruturadas e não estruturadas, incluindo e-mails, arquivos de texto, mídias sociais, PDFs, imagens, entre outros. 

Para tanto, são utilizadas ferramentas específicas e diferentes tecnologias, que podem variar conforme a fonte e o objetivo da extração. Nesse sentido, é importante se aprofundar no assunto para compreender o funcionamento dessa prática.

Qual é a finalidade da extração de dados?

Com o aumento no uso da tecnologia, muitas empresas migraram a maioria das suas atividades de rotina e organização para sistemas digitais. Inclusive, com o uso de cada vez mais ferramentas virtuais, o que inclui emissores de Notas Fiscais, o eSocial e outras obrigações legais, a tendência se tornou essencial para a regularidade do negócio. 

O motivo é o grande volume de arquivos e dados que as empresas precisam lidar. Como todos esses registros físicos podem ser passados para um sistema? A digitação demanda tempo, além de ter riscos de erros e problemas no meio do caminho.

Ademais, manter todos os arquivos e dados indexados e organizados também demanda tempo. Diante disso, as ferramentas de extração de dados surgem como solução para proporcionar a implementação desses processos com rapidez, praticidade e segurança. 

Porém, vale destacar que existem diferentes métodos de extração, conforme o objetivo. Entenda:

• extração completa: extrai todos os dados existentes na fonte origem, copiando-as para o local de destino com exatidão;
• extração incremental: visa extrair apenas dados que passaram por atualização ou alteração desde a última captura. No entanto, ainda pode gerar alguns desafios para o funcionamento mais eficaz.

Quais as principais tecnologias usadas na extração de dados?

Para entender melhor como funciona a extração de dados, é importante conhecer as tecnologias específicas à área que podem ser aplicadas. Existem dois meios principais que se destacam: a tecnologia OCR e a ICR. Nos próximos tópicos, explicaremos mais sobre elas:

OCR

OCR é a sigla para Optical Character Recognition, um termo em inglês que pode ser traduzido para Reconhecimento Óptico de Caracteres. Assim, ele é uma ferramenta que permite fazer a leitura de imagens e arquivos, reconhecendo os textos existentes. Ou seja, ela extrai os dados que estão escritos na imagem, repassando-os para arquivos específicos. 

Uma solução comum para muitas empresas é a digitalização simples. Contudo, essa prática cria imagens sólidas, que não permitem a edição por não ter feito a leitura e identificação dos caracteres específicos. A digitalização, na verdade, cria imagens, então o conteúdo não pode ser editado facilmente. O OCR surge, portanto, uma como possível solução. 

Aplicações

A principal aplicação do OCR diz respeito a facilitar a conversão das informações, permitindo a extração de dados sem exigir a digitação externa e outros processos mais complexos e demorados. Logo, a empresa tem a oportunidade de facilitar o procedimento de digitalização de registros dos seus arquivos, inclusive com a criação de documentos editáveis ou, pelo menos, que permitam a localização por caracteres. 

Benefícios

Essa tecnologia específica consegue trazer uma variedade de benefícios para os processos de digitalização de dados. A seguir, listamos as principais: 

• agilidade na extração de dados;
• redução do risco de falhas;
• maior eficiência nos processos;
• maior economia.

ICR

Já o termo ICR se refere a Intelligent Character Recognition, que pode ser traduzido como Reconhecimento Inteligente de Caracteres. Ele também é visto como um tipo de OCR, uma evolução que visa ampliar as possibilidades da ferramenta base.

O diferencial, aqui, é que o objetivo é reconhecer a escrita à mão, em um processo mais complexo devido à necessidade de identificar letras cursivas e caligrafia variadas. Porém, é um recurso mais recente que ainda está passando por processos de aprimoramento necessários para o seu uso seja mais eficaz.

Aplicações

As principais aplicações se relacionam às empresas que contam com registros feitos de forma manuscrita e precisam digitalizá-los com maior agilidade. No entanto, é preciso entender que as diferentes caligrafias existentes geram barreiras para o sistema, que pode não trazer respostas tão acertadas na extração de dados. 

Benefícios

A vantagem do ICR é a possibilidade de fazer a extração de dados de documentos que foram manuscritos, ampliando as possibilidades de aplicar a tecnologia para facilitar os processos de digitalização.

Outros métodos

Também existem outros métodos para a extração de dados que podem ser utilizados, apesar de terem funções mais limitadas. Confira os dois principais: 

• OCR Zonal: esse é um tipo de OCR mais específico, selecionando dados em campos específicos de um documento padronizado, como formulários;
• OMR: o Optical Mark Recognition, ou Reconhecimento Ótico de Marcas, não reconhece texto, mas apenas marcas nos documentos. É bastante utilizado para correção de gabaritos de provas e testes ou identificação de dados que exigem apenas uma marcação específica.

Ambas podem ter aplicação para digitalizar e coletar os dados específicos obtidos por meio de formulários detalhados, permitindo localizar informações importantes em determinados campos ou as marcações realizadas pela pessoa responsável pelo preenchimento do documento. 

Quais são os benefícios que a extração de dados proporciona?

Você já aprendeu sobre o conceito de extração de dados e sobre as principais ferramentas, bem como as vantagens específicas de cada uma. No entanto, também existem benefícios relacionados à própria estratégia, independentemente do meio utilizado para a extração dos dados. A seguir, listamos os principais!

Integração com ferramentas de BI

O Business Intelligence (BI) trata de métodos, processos e estruturas da empresa relacionados a coleta, análise e armazenamento de dados, sempre com foco no maior desempenho. 

Nesse sentido, o objetivo é transformar os registros em informações úteis para o negócio. Ela funciona aliada a outras ferramentas, como a Inteligência Artificial, que permite replicar o trabalho humano e traz mais possibilidades em relação à automação.

Ainda, outra tendência comum é o Big Data, que diz respeito a um grande volume de informações e possibilita análise mais profundas e ágeis. Sem dúvidas, tudo pode ser viabilizado com mais agilidade e taxa de acerto ao contar com a extração de dados certa para a situação.

Automatização de atividades

Outro benefício é a automação de processos, já que as ferramentas de extração de dados contam com a tecnologia para realizar as atividades que, até então, exigiam esforço exclusivamente humano. 

Com isso, a equipe pode focar em outras tarefas relacionadas, enquanto também aproveita uma maior taxa de acerto e eficiência operacional. É possível, inclusive, que a extração de dados trabalhe em conjunto com outras estratégias de gestão de documentos ao permitir a obtenção das informações que devem ser registradas nos sistemas.

Suporte para a tomada de decisão 

Outra questão significativa é que a extração de dados permite identificar informações em todos os tipos de fontes de maneira mais completa. Ou seja, não há riscos de que registros relevantes deixem de ser considerados, como acontece em processos manuais. 

Ao mesmo tempo, a qualidade dos dados é aprimorada. Isso porque a ferramenta, além da conversão, pode ajudar a identificar erros e registros incompletos, para que sejam solucionados. Ainda pode evitar a duplicação de informações e facilitar a catalogação, dependendo da ferramenta.

Assim, os gestores e líderes conseguem acesso facilitado a uma ampla gama de dados do negócio, permitindo embasar a tomada de decisão. Isso ajudará a criar um planejamento estratégico mais eficiente, o que refletirá nos resultados alcançados pelo negócio. 

Redução de custos

Outro benefício é a redução de custos para o negócio. Primeiro, isso é percebido pela maior eficiência no processo: ao demandar menos tempo para a extração de dados, a empresa utiliza menos recursos (como a mão de obra).

Além disso, há uma redução de erros que diminui a incidência de retrabalhos e, até mesmo, de questões que podem resultar em prejuízos para o negócio. Afinal, os dados se relacionam com obrigações legais e trazem suporte para tomada de decisão. Em ambos os cenários, equívocos podem gerar perdas financeiras, como multas e situações de inadimplência. 

Como implementar a extração de dados na empresa?

Se você se interessou pelos benefícios que a sua empresa pode aproveitar com a extração de dados, é hora de saber como implementar essa estratégia no negócio. Acompanhe:

Defina os processos

Para começar, a companhia precisa estruturar os processos, entendendo as tarefas que geram dados e têm relação com dados, quais registros precisam ser digitalizados por meio de ferramentas de captura e outras informações do sistema que devem ser integradas. O mapeamento de processos é uma ótima solução. 

Ademais, a ideia é que isso não se limite a entender o que extrair, mas consiga delimitar todas as etapas das tarefas envolvidas. Isso ajudará a entender quais são as práticas mais adequadas e as necessidades para organizar etapas, tags de tipificação e outros fatores essenciais para o sucesso da estratégia. 

Conte com ferramentas adequadas

Um passo fundamental para conseguir implementar a estratégia com sucesso é ter ferramentas adequadas para viabilizá-la. Primeiro, é necessário contar com equipamentos que permitam a captura dos dados, como scanners. 

Ainda, é importante que eles tenham um bom desempenho, tanto na qualidade das imagens captadas para conversão quanto em relação ao sistema que permita a extração dos dados. Ou seja, hardwares e softwares especializados, que permitam contar com a agilidade desejada e atendam aos requisitos legais para garantir a proteção das informações. 

Outra questão que exige cuidado é a capacitação da equipe que vai lidar com os processos. Eles precisam entender todas as etapas envolvidas, a sua importância e como agir diante de situações específicas, como imprevistos, problemas no sistema, erros em cadastros, entre outros. 

É isso que garantirá a manutenção dos fluxos de trabalho, fazendo com que interrupções não se prolonguem ao conquistar uma solução mais rápida. Perceba, então, que não basta ter tecnologias e equipamentos que permitam a sua explicação: os colaboradores também exercem um papel importante. 

Procure suporte profissional

Nem sempre é fácil conseguir lidar com todas as tarefas relacionadas à implementação da extração de dados no negócio. Em alguns casos, a aquisição de todas as ferramentas necessárias e os treinamentos podem ter custos elevados, que impedem a aplicação da estratégia.

Em outras situações, o problema decorre do próprio foco da empresa, que prefere manter a equipe dedicada às demais atividades que têm ligação direta com os resultados obtidos. Também é possível que surjam dificuldades diante do volume de registros que devem passar pelo processo.

A boa notícia é que existe uma solução em comum que pode ajudar em todos os casos de dificuldades: o suporte profissional. Ao firmar uma parceria especializada, a sua empresa terceiriza as atividades relacionadas à extração de dados e pode se dedicar às demais tarefas da gestão. 

Além disso, há a chance de contar com outros serviços relacionados à gestão de documentação, como guarda, organização, destruição segura ou a implementação de tecnologias. O ECM (Enterprise Content Management), a modelagem de processos ou a terceirização total do setor também são possíveis.

Mantenha uma boa gestão documental

Complementando as dicas anteriores, é fundamental ter em mente que não adianta organizar um processo de extração de dados se ele não acontecer de maneira contínua. Portanto, a companhia deve desenvolver boas estratégias para uma gestão documental acertada.

Por exemplo, ter softwares adequados, que atendam aos requisitos legais e demandas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para evitar o vazamento e perda de informações. Contar com integração e armazenamento em nuvem para facilitar o compartilhamento dos registros, entre outros.

Indexação dos dados, com a criação de sistemas que facilitam a localização e o acompanhamento dos registros e seus documentos vinculados, inclusive originais físicos, quando for o caso. Enfim, existem diversas questões que devem ser avaliadas considerando as características de cada negócio.

Novamente, o suporte profissional pode ser um diferencial, auxiliando na estruturação de todas as práticas necessárias para uma gestão documental mais eficiente, segura e prática na empresa. 

Por fim, não se esqueça de acompanhar as tendências do mercado e utilizar a tecnologia a seu favor, aplicando soluções de Big Data e Inteligência Artificial. Isso permite maior automatização e possibilita o uso da extração de dados a favor do desenvolvimento da companhia.

Depois de aprender mais sobre a extração de dados, que tal conhecer outras dicas sobre o tema? Aprenda agora como fazer o armazenamento de dados fiscais de maneira organizada e segura!