O que é a guarda de documentos empresariais?
Autor
Equipe Prado Chaves
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Documentos são itens importantíssimos para diferentes empresas e pessoas, por isso, é essencial guardá-los pelo tempo determinado por lei. Cada documento tem uma função e um tempo que deve ser armazenado, como é o caso dos comprovantes fiscais que devem ser guardados por, pelo menos, cinco anos após a sua emissão.
A guarda de documentos empresariais é um serviço, geralmente prestado por empresas, que visa categorizar, armazenar e proteger documentos físicos e digitais. Isso com o intuito de mantê-los seguros e de fácil acesso quando for necessário consultá-los.
Para a guarda de documentos físicos é comum que a empresa prestadora do serviço, disponibilize um espaço específico e seguro para a alocação desses documentos.
Em contrapartida, há opção de investir na digitalização e catalogação de todos os documentos da sua empresa, assim é possível acessá-los de qualquer dispositivo com acesso a internet, podendo fazer download ou compartilhar com pessoas autorizadas.
Vantagens de contar com esse serviço
Ao contratar esses serviços, é possível agregar diferentes benefícios para o seu negócio. A seguir citaremos os principais e que podem ser notados a curto prazo. Confira!
Liberação de espaço físico
Com a guarda de documento no espaço da empresa contratada para realizar esse serviço, é comum que os espaços que antes abrigavam esses arquivos, passem a poder ser utilizados para outras funções.
Sendo assim, o espaço é melhor aproveitado e tende a ser mais funcional dia a dia. Além disso, ao trabalhar em um ambiente mais organizado e sem grandes acúmulos de itens, é comum que os colaboradores se sintam mais engajados e, consequentemente, mais produtivos.
Organização e catalogação
Tanto na guarda digital ou física, é comum que as empresas organizem e cataloguem esses documentos de forma que facilite o dia a dia da empresa. Seja por data, emissão, tempo de guarda necessário ou tipo de documento, por exemplo, a catalogação e organização faz toda diferença para a consulta e localização desses arquivos a longo prazo.
Fácil acesso a diversos documentos
Esse benefício está intrinsecamente ligado à vantagem citada anteriormente, pois com os documentos organizados e devidamente catalogados, é mais fácil acessar. Isso porque, podem ser definidos nomes de pastas, números de série ou algum padrão de cor, por exemplo. Vale ressaltar que isso vale tanto para o digital quanto para o físico.
Arquivamento
Essa vantagem está relacionada diretamente com a organização e produtividade do negócio, isso porque é comum que documentos não essenciais fiquem em meio aos que são utilizados no dia a dia. Com o arquivamento, isso chega ao fim, já que o documento não é descartado, mas também não fica entre os que ainda são utilizados diariamente.
Conservação
Esse benefício é relacionado a documentos físicos que não podem ser descartados dentro de um período específico de tempo, geralmente determinado por lei. Assim, ao contratar uma empresa você terá a segurança de saber que o ambiente em que os seus arquivos estarão armazenados é preparado para isso e os riscos de deterioração ou perdas são muito menores do que armazená-los dentro de sua empresa.
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