Entenda a importância da organização do departamento pessoal e RH

Autor

Equipe Prado Chaves

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Você já parou para pensar na importância da organização do departamento pessoal e Recursos Humanos (RH)? Muitas vezes, a empresa mantém seu foco em estratégias de venda e controle financeiro, e esquece de como a gestão de pessoas é essencial para o negócio.
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Você já parou para pensar na importância da organização do departamento pessoal e Recursos Humanos (RH)?

Muitas vezes, a empresa mantém seu foco em estratégias de venda e controle financeiro, e esquece de como a gestão de pessoas é essencial para o negócio.

Entender o papel desses departamentos e como organizá-los é imprescindível para que a empresa tenha sucesso, sem imprevistos em relação aos colaboradores ou problemas no cumprimento de obrigações trabalhistas. 

Por isso mesmo, preparamos este conteúdo para esclarecer por que esse processo é tão importante para a empresa e como é possível manter tudo organizado. Continue com a gente e aprenda!

Qual é o papel do departamento pessoal e RH?

Primeiro, vale a pena ressaltar qual é o papel do departamento pessoal e do setor de RH, já que é com base nisso que você conseguirá entender por que a organização desses setores da empresa é tão importante. 

Departamento pessoal

Ele tem como principal objetivo cumprir as leis trabalhistas e previdenciárias, acompanhando todas as questões burocráticas referentes à contratação e rescisão, fechamento de folha de pagamento, controle de férias e quitação de todas as verbas devidas. 

Assim, o departamento pessoal tem relação direta com a segurança jurídica da empresa em relação a processos trabalhistas, que podem trazer grandes prejuízos em caso de condenação por descumprimento de obrigações. 

Recursos Humanos

Já o setor de recursos humanos é mais voltado para as questões referentes às habilidades e competências dos empregados, então tem um grande papel no processo de recrutamento e seleção, desenvolvimento de treinamentos e capacitações.

Ele também atua na criação e implementação de programas de incentivo e outras práticas relacionadas à cultura empresarial.

No entanto, vale ressaltar que, muitas vezes, os dois setores atuam de forma conjunta.

Tudo depende do porte da empresa e da maneira como os gestores decidiram dividir as funções. Porém, em qualquer situação, é essencial mantê-los organizados. 

Por que a organização do departamento pessoal é tão importante?

Com todas as funções exercidas por esse departamento em conjunto com o RH, a organização é essencial para que os colaboradores responsáveis tenham condições de cumprir todas as tarefas da melhor forma. 

As rotinas do setor exigem a movimentação de diversos documentos essenciais para a regularidade das contratações e o controle dos direitos trabalhistas.

Em outros casos, eles trazem dados importantes para a tomada de decisão e desenvolvimento de estratégias.

Sem ter a documentação organizada e processos bem definidos, surgem dificuldades para atuar corretamente, o que gera atrasos, erros e outros problemas que resultam em prejuízos para a empresa. 

Gestão de prontuários de RH e departamento pessoal

É certo que a digitalização é uma das grandes ferramentas para auxiliar na gestão de documentos e na organização do departamento pessoal e RH.

Porém, o setor de Recursos Humanos ainda precisa manter a guarda de diversos documentos físicos envolvidos nos processos de contratação, rescisão e outras ocorrências que surgem durante a vigência do contrato de trabalho. 

Contudo, não é porque é preciso manter os arquivos físicos, que eles devem ser manuseados todas as vezes em que um profissional precisar de uma informação indicada no documento.

Dessa maneira, a dica para isso é apostar na digitalização para ter acesso fácil ao documento sempre que for preciso consultá-lo.

Para complementar, é necessário contar com um bom arquivo físico, organizado e de fácil acesso, para as situações em que for preciso apresentar os originais.

Isso reduz o manuseio de papéis e, consequentemente, os riscos de danos e extravios.

Além disso, um arquivo digital ajuda a localizar facilmente os documentos, enquanto a organização física ajudará nas situações em que for preciso apresentar o original. 

Tecnologia no RH

A tecnologia é extremamente relevante para otimizar a organização do departamento pessoal e RH e auxiliar na gestão.

De acordo com uma pesquisa realizada em 2018, 91% das empresas consideram que as ferramentas tecnológicas são decisivas, mas apenas 15% acreditam que ela é alta no setor de Recursos Humanos.

Ou seja, infelizmente, mesmo reconhecendo a importância dessas medidas para otimizar a gestão, grande parte das empresas investe pouco nessas soluções.

Por isso, se a sua empresa ainda não se adequou às tendências, é hora de investir nesse diferencial. Sem dúvidas, todas as rotinas ficarão mais simples.

Quais são os riscos que a desorganização de setores proporciona?

A falta de organização do departamento pessoal e RH traz diversos riscos para a empresa. Acompanhe quais são os principais!

Problemas para localizar documentos

Em relação aos arquivos, um dos principais riscos é a dificuldade de localizar os documentos.

Muitas rotinas exigem a consulta aos registros e, se eles não estiverem organizados, os colaboradores investirão mais tempo na tarefa enquanto procuram a documentação necessária.

Isso atrapalha todo o fluxo de trabalho e desmotiva os funcionários devido ao alto grau de dificuldade em uma ação que deveria ser simples.

Além disso, esse problema pode gerar o acúmulo de tarefas, sobrecarregando os trabalhadores e prejudicando o seu desempenho na função. 

Extravio e danos aos papéis

Quando não há uma organização no departamento pessoal e RH, com definição de práticas de arquivamento, há maior risco de danos ou extravios de papéis. Não basta ter um bom arquivo: também é preciso ter normas sobre como os papéis serão manuseados.

Por exemplo, ter espaços adequados para mexer nas pastas de arquivos, devolvê-los logo após o uso e não utilizá-los perto de água e outros agentes que possam causar danos.

Sem regras claras, os riscos de que colaboradores danifiquem ou percam os documentos é maior. 

Atraso nos procedimentos

Um dos segredos de ter processos eficientes é o planejamento, mas isso só pode ser feito com organização. Quando os processos são delimitados, os erros são mais comuns, gerando atrasos e retrabalho para corrigi-los. 

Quando uma etapa não é concluída no prazo, a seguinte não pode ser iniciada conforme o planejamento.

Por causa disso, muitas vezes isso faz com que todo o setor tenha atrasos. Além disso, como o departamento pessoal cuida das questões referentes às obrigações trabalhistas, o descumprimento de prazos pode trazer diversos prejuízos, com aplicação de multas e ações trabalhistas. 

Processos trabalhistas

Já citamos que os atrasos podem gerar multas e processos trabalhistas, mas o mesmo acontece diante de erros no setor, perda de documentos ou descontrole em relação aos direitos previstos na legislação.

As férias, por exemplo, se concedidas fora do prazo geram a obrigação de pagamento em dobro.

Atrasos recorrentes no pagamento, assim como no recolhimento do FGTS, justificam a rescisão indireta, que garante ao trabalhador os mesmos direitos que ele teria caso fosse demitido sem justa causa.

E não é só isso: em caso de fiscalização pelos órgãos competentes, a empresa pode sofrer outras penalidades em decorrência das irregularidades. 

Aumento dos custos

Todos os problemas gerados pela falta de organização do departamento pessoal e RH afetam o orçamento empresarial.

Atrasos atrapalham a linha de produção e reduzem os lucros. Diante de fiscalizações, as multas trazem prejuízos, e o cenário é ainda mais preocupante em ações judiciais.

Uma condenação trabalhista traz todos os custos referentes às verbas não pagas, com juros e correção monetária, além de custas e honorários advocatícios.

Dependendo da causa da ação, a empresa também pode ser condenada a pagar indenização por danos morais. Por isso mesmo, a organização é uma ferramenta importante de prevenção. 

Como organizar os processos do setor de RH e departamento pessoal?

Agora que você já sabe por que a organização do departamento pessoal é tão relevante para o negócio, que tal aprender algumas dicas sobre como fazer isso? Confira algumas práticas que vão ajudar nessa tarefa!

Defina os objetivos e ações

O início de qualquer planejamento trata da definição dos seus objetivos, como manter o setor mais organizado, e das ações que serão utilizadas para isso, como a criação de fluxos de trabalho, boas práticas de recrutamento e seleção, gestão de colaboradores e  aplicação de boas práticas para a gestão de documentos.  

Crie um manual de regras

A melhor forma de manter a organização e facilitar a adequação de toda a equipe é ter manuais de regras. Eles podem ser criados especificamente para o setor, além de ter um para abordar questões sobre cultura empresarial e outros temas relevantes para o processo de onboarding dos trabalhadores. 

Ele pode abordar questões sobre planos de cargos e salários, boas práticas e outras questões relevantes para auxiliar no trabalho do departamento pessoal e no RH.

Além disso, ele pode ser utilizado para ajudar na padronização de processos, trazendo as informações necessárias para que as pessoas consigam seguir os modelos estabelecidos. 

Digitalize a documentação

Quase todos os processos do setor de RH e departamento pessoal envolvem documentos, então essa é uma das partes que exige mais atenção. São diversos papéis manuseados todos os dias, como:

  • currículos;
  • contratos;
  • folhas de ponto;
  • atestados;
  • guias de recolhimento;
  • recibos salariais. 

Contudo, manuseá-las a cada vez que for preciso consultar oferece riscos. Para isso, a digitalização é uma ótima solução, já que armazena uma cópia digital de todos os itens.

Além disso, como alguns já são produzidos em ambiente digital, você pode evitar a impressão, economizando papel e outros materiais. 

Descarte documentos desnecessários

Após fazer a digitalização, aproveite para descartar os documentos desnecessários, como cópias e outros que não precisem ter o original armazenado.

Isso reduzirá o espaço físico necessário para a guarda de toda a documentação da empresa, ajudando a facilitar a rotina de RH e na organização do departamento pessoal. 

Aqui, também vale verificar o prazo de guarda dos documentos, principalmente por causa das ações trabalhistas. A maioria deve ser arquivada por, pelo menos, 5 anos, já que esse é o período que pode ser reclamado em uma ação judicial. 

Porém, alguns documentos previdenciários, como Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), exigem 20 anos de guarda.

Caso tenha dúvidas, pesquise as regras aplicáveis para não ter problemas. Após o decurso do prazo, descarte-os para liberar mais espaço e não acumular papéis de forma desnecessária. 

Tenha um espaço adequado para armazenamento

Como é o ambiente onde os documentos ficam guardados? Ele deve ter uma boa estrutura, com proteção contra variações de temperatura, umidade e outros fatores que possam danificar os documentos.

O ideal é ter uma sala exclusiva para aumentar a segurança, porém, se não for possível, faça com que os armários fiquem em um espaço seguro na empresa. 

Também é fundamental que ele tenha uma estrutura que permita uma boa disposição dos documentos e facilidade de manuseio.

Por exemplo, várias caixas empilhadas ou documentos soltos dificultam a pesquisa e podem causar acidentes. 

Utilize um método de arquivamento

Existem diferentes métodos de arquivamento que podem ser utilizados para organizar os documentos, mas escolher um e aplicá-lo corretamente é essencial para a organização do departamento pessoal. 

Com base nele, os colaboradores saberão como procurar os documentos desejados e como armazená-los novamente, para que ele possa ser facilmente encontrado por outras pessoas.

Eles contam com regras bastante específicas e, a princípio, podem parecer um pouco complicadas. Porém, ao colocá-las em prática, você perceberá os benefícios. 

Conte com auxílio profissional

Para ajudar a organizar todo o setor de RH e o departamento pessoal, especialmente em relação aos documentos, vale a pena ter auxílio profissional.

Empresas especializadas conseguem ajudar em todas as etapas, com a aplicação das melhores técnicas.

Apesar do investimento, como os colaboradores não precisam se envolver nesses processos, eles conseguem focar nas atividades da empresa para manter o bom desempenho do negócio. 

Quais os benefícios da organização do departamento pessoal?

Depois de entender os riscos de um setor desorganizado e como é possível estruturá-lo da melhor forma, é importante conhecer os benefícios de uma boa gestão da documentação do departamento pessoal e RH. Entenda agora mesmo!

  • agilidade na gestão de processos: todos os processos se tornam mais rápidos, facilitando a gestão de atividades dos setores;
  • maior produtividade: documentos organizados evitam perda de tempo procurando ou lidando com problemas gerados no manuseio, então a equipe tem mais tempo para focar em suas tarefas, melhorando o desempenho;
  • diminuição dos riscos jurídicos: com a redução de erros, os riscos de ser alvo de ação judicial por problemas de gestão de pessoas ou de documentos são bem menores;
  • redução de custos no setor: o uso menor de papéis e outros materiais, assim como a agilidade nas tarefas, consegue reduzir os custos envolvidos.

Como facilitar a organização dos documentos?

Uma ótima dica para facilitar a deixar tudo em ordem é contar com uma empresa especializada em gestão de documentos.

É possível contar com diversos serviços para ajudar na organização do departamento pessoal, contando com diversos serviços, como:

  • digitalização: faz todo o processo para converter arquivos físicos e digitais, indexando todos os documentos;
  • organização: padroniza métodos de arquivamento e organiza todo o acervo físico;
  • guarda de documentos: disponibiliza um galpão para a empresa, com melhores práticas de preservação e ferramentas de busca pela internet para localizá-los;
  • arquivo de documentos inativos: criação do arquivo morto, otimizando o espaço e os meios de localização de cada item.

Dessa maneira, fica mais fácil manter a organização do departamento pessoal.

Com essas práticas, a empresa consegue otimizar as rotinas, ter segurança em relação aos documentos e aproveitar diversos benefícios que isso proporciona para o negócio.

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