Hand-off: conheça essa estratégia e descubra como aplicá-la no seu negócio

Muitas empresas ainda trabalham em modelos predominantemente manuais. No entanto, as chances de erros e retrabalho são maiores nessa situação, exigindo a adoção de medidas que permitam otimizar os processos. Nesse cenário, o hand-off se torna uma solução importante para a empresa.

Você já conhece esse conceito? Ele está presente em diversos setores do negócio, porém, sem uma estratégia correta, ele não apresentará a efetividade necessária para trazer bons resultados.

Por isso, preparamos este conteúdo esclarecendo as principais dúvidas sobre o hand-off e como a sua empresa pode aplicá-lo de maneira eficaz. Vamos lá?

O que é hand-off?

O termo hand-off (ou hands-off) é utilizado para marcar o ponto em que um processo ou informação é transferido para outra parte. Basicamente, uma alteração sobre as responsabilidades ou “passar o bastão”. No âmbito corporativo, ele se torna fundamental para o bom andamento dos processos internos.

Afinal, é comum a comunicação entre setores ou, até mesmo, com parcerias. Para tanto, a transferência dos processos deve acontecer da maneira correta, no tempo certo e conforme as expectativas ou acordo entre partes.

Isso porque se o processo de transferência não for bem estruturado, podem surgir uma série de problemas que geram atrasos e prejuízos ao negócio. Portanto, a empresa deve desenvolver métodos para determinar como acontecerá a transferência de informação.

De que maneira é possível realizar o hand-off?

Entendendo o conceito, a principal dúvida surge quando se pensa em soluções para aplicar o hand-off na empresa. Aqui, existem duas estratégias principais que explicaremos a seguir:

Hand-off Agreement

Esse processo consiste em um acordo de transferência feito entre as partes envolvidas, trazendo todos os detalhes importantes para a continuidade do procedimento. Ele é mais utilizado quando uma pessoa ou equipe precisa transferir a informação para outra específica.

Assim, é feito um documento, como um tipo de contrato simplificado, que traz um checklist completo com os dados que devem ser compartilhados e tarefas esperadas a partir da transferência do processo. Nesse caso, é fundamental guardar todos os registros de maneira segura.

Uma dica é que isso aconteça de maneira digitalizada, incluindo a cópia do registro no processo específico garantindo fácil localização sempre que necessário. A prática também evita extravios ou danos ao documento, o que poderia gerar transtornos.

Automatização de informações

Já a automatização de processos visa reduzir a necessidade de intervenções pessoais e processos manuais. Nesse caso, os dados, formulários e documentos fluem de maneira natural, conforme o fluxo determinado pela empresa no sistema. Para isso, existem diferentes ferramentas que podem ser usadas.

Por exemplo, o Business Process Modeling (BPM), ou modelagem de processos, consegue determinar o envio de dados automatizados, além da verificação sobre o andamento dos hand-offs.

Outra solução é o Enterprise Content Management (ECM), que se refere a gestão de conteúdos empresariais. Ele consegue manter fluxos de trabalho planejados com o compartilhamento de conteúdos e separação de etapas, permitindo que o hand-off fique centralizado no sistema.

As ferramentas, inclusive, podem ser utilizadas em conjunto. O benefício é a garantia de que acontecerá a correta transmissão de informações, com manutenção dos registros e sem a necessidade de fazer correções ou retrabalhos. 

Como implementar a estratégia?

Existem alguns passos importantes para conseguir otimizar o hand-off na sua empresa e garantir que essa seja uma estratégia bem estruturada. Confira quais são eles:

• padronize os processos, criando um planejando sobre como funcionará a transferência de responsabilidade;
• integre sistemas visando garantir um fluxo constante, centralizado e sem erros nos dados;
• conte com ferramentas adequadas para implementar a prática.

Para ajudar nessa tarefa, você pode contar com a Prado Chaves. Trabalhamos com soluções completas relacionadas a gestão documental e sistemas que permitirão otimizar os processos da empresa e os momentos de mudança de etapa ou responsáveis.

Como você viu, é fundamental que a empresa tenha processos definidos e uma estratégia consolidada de hand-off a fim de otimizar as transferências de etapas e responsabilidades no fluxo de trabalho. Para tanto, avalie as soluções, faça um planejamento e aplique esse conceito no seu negócio. Precisa de soluções para aplicar o hand-off de maneira otimizada em seu negócio? Converse com um consultor da Prado Chaves e descubra como podemos auxiliar a sua empresa!