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Temporalidade de Documentos

Há documentos que valem para vida toda.

Introdução

Muitas empresas e até pessoas físicas, ignoram o fato de documentos terem vida útil. E há momentos na vida em que é necessário mostrar documentos que nem sabemos se estão em nosso poder ou não. No mundo corporativo é necessário ter cuidado com certos documentos, pois quando solicitados, seja para uma fiscalização ou uma ação trabalhista, a falta destes documentos podem trazer prejuízos para a corporação.

Tabela de Temporalidade

Uma definição encontrada no Wikipédia diz: "Tabela de Temporalidade é um instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo".
Interpretando essa definição, chega-se então a teoria de que não há uma tabela fixa com prazos, mas sim uma tabela elaborada pela própria empresa que avalia a importância e relevância de cada documento.

Wadson Faria (2006) diz que a TTD (Tabela de Temporalidade Documental) é um instrumento de gestão arquivística que determina:
• Prazos de manutenção de documentos em Arquivos Setoriais;
• Data de transferência para Arquivos Centrais;
• Prazo de permanência em Arquivos Centrais.

Como elaborar a tabela de temporalidade?

O primeiro passo é criar uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). Infelizmente, dependendo do porte da empresa, isso pode se tornar uma tarefa custosa, visto que para empresas pequenas há o custo empregatício das pessoas responsáveis por cuidar exclusivamente da acessoria de seus arquivos. E para empresas grandes, esse custo é ainda maior, pois há características setoriais onde é necessário setorizar esta comissão para se obter bons resultados.

Qual seria a solução então?

Uma solução bastante interessante é utilizar BPO, ECM e FILE para gerenciar o fluxo de documentos. Através de empresas especializadas é possível elaborar um projeto de Gestão Documental, onde o papel da CPAD é compartilhado com profissionais especializados no assunto. Além disso, uma empresa como essa pode auxiliar no processo de organização dos arquivos setoriais, no prazo de vigência de cada documento nesses arquivos e sua transferência para um arquivo central. Tudo isso gerenciado através de soluções de BPM, para que haja transparência na localização de cada documento e facilidade ao acesso do mesmo. Apesar de ser organizado de forma setorial ou central, a localização física do documento pode estar em um único local, facilitando seu resgate e acesso.

Que tipos de serviços podem ser realizados por uma empresa especializada?

Há diversos tipos de serviços que podem ser realizados de acordo com a necessidade de cada empresa.
Quando falamos de "Business Process Outsourcing" (BPO), estamos falando em delegação de determinados processos para terceiros que possuem "Know-how" para executar determinadas tarefas. Você pode delegar, por exemplo, alguns de seus serviços de BackOffice, para que sejam executados por outra empresa. Além de tirar da sua empresa o foco em serviços burocráticos, permitindo maior concentração no "core business", obtém-se a garantia de que sua empresa continuará executando boa parte das operações administrativas, mesmo diante de um evento de crise.

Por outro lado, delegar a gestão do conteúdo empresarial à uma empresa especializada, garante que sua informação estará sempre disponível para o uso. Junte a isso um escritório com infraestrutura mínima, com operação e pessoal próprios, treinados para eventos de crise. Sua empresa só irá parar em caso de uma catástrofe mundial. Utilizando os recursos de gestão de conteúdo empresarial, sua empresa terá sempre à mão informações para continuar trabalhando sem preocupação em efetuar a manutenção destes dados.

Veja alguns exemplos:

• Organização de Arquivos Físicos (setoriais);
• Catalogação de Documentos;
• Digitalização de Documentos;
• Acesso à Imagens Documentais;
• Resgate de Documentos Físicos;
• Fotocópias Normais e Autenticadas de Documentos;
• Armazenagem Física de Documentos;
• Conservação do Documento Físico;
• Automatização da TTD de acordo com o CPAD.

Concluindo

Há com isso uma redução considerável no custo de manutenção de documentos com grande importância para a empresa, o controle do que deve ser guardado e por quanto tempo deve ser guardado, além da sua destinação após o prazo de vigência.

Bruno Lacerda é Gerente de Operações e TI atuando desde 2004 pela Prado Chaves.

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