Trazabilidad: ¿sabe por qué este concepto es importante en la gestión documental?

La seguridad de los archivos físicos de la empresa es una de las preocupaciones recurrentes de los gerentes. Para ello, es común contar con estrategias como contar con espacios adecuados para almacenamiento y control de acceso. Sin embargo, un punto esencial que a veces se pasa por alto es la trazabilidad de los documentos.

Es necesario comprender el concepto, su importancia y las soluciones que se pueden utilizar para implementar esta estrategia, a fin de garantizar la seguridad y otros beneficios importantes para la gestión de su negocio.

En este contenido aclararás las principales dudas sobre el tema. ¡Siga y comprenda más sobre trazabilidad!

¿Qué es la trazabilidad de documentos y su importancia?

La trazabilidad es la capacidad de conocer la trayectoria de un objeto dado desde su origen hasta su destino final. En el caso de los documentos, el objetivo es identificar dónde se encuentra el archivo, quién tuvo acceso, qué ediciones y otros datos relacionados.

Este concepto tiene su origen en las producciones industriales, que exigían controles de calidad y la evolución de etapas en el desarrollo de los productos, para asegurar que cumplen con los estándares de la empresa y son aptos para el público.

Sin embargo, su aplicación se ha vuelto más amplia y la herramienta se ha vuelto esencial para la seguridad de los documentos de la empresa. Eso es porque proporciona una vista completa de lo que sucedió con el documento y su ubicación. Así, es posible identificar acciones no autorizadas y prevenir pérdidas.

Además, el proceso acelera la búsqueda de archivos, lo que permite a los empleados tener un acceso rápido cuando lo necesiten, sin el riesgo de invertir horas tratando de encontrar el documento deseado.

¿Cuáles son los daños que puede causar una mala trazabilidad?

Pensando en el concepto de trazabilidad, es posible imaginar algunas pérdidas que pueden traer los problemas en el proceso. Sin embargo, para facilitar la visualización, hemos elaborado una lista de los principales riesgos existentes. Llegar a saber:

• pérdida y pérdida de documentos;
• incapacidad para identificar cambios no autorizados;
• uso de versiones antiguas y desactualizadas;
• duplicación de archivos e información;
• retraso en el cumplimiento de las obligaciones;
• multas y sanciones por problemas con los documentos;
• mayor inversión de tiempo en la búsqueda y control de documentos;
• reducción de la productividad del equipo;
• aumento de los costos operativos de la empresa.

Se pudo notar que existen varios problemas que pueden surgir debido a problemas de trazabilidad, todos los cuales resultan en pérdidas directas o indirectas para el negocio. Por tanto, es importante encontrar soluciones para aplicar este concepto a la gestión documental de su empresa.

¿Cuáles son las principales soluciones al problema?

El primer paso hacia la trazabilidad es la organización de todos los documentos, con indexación y el uso de herramientas adecuadas para la investigación. El objetivo es permitir que los empleados comprendan dónde están almacenados y lo encuentren rápidamente.

Después de todo, el tiempo invertido en revisar varios archivos se puede aplicar mejor desarrollando las otras tareas necesarias para que la empresa progrese, ¿no es así? Un consejo para esto es tener un software de gestión de documentos, que sea capaz de ofrecer varias soluciones interesantes para ayudar en el control de la colección.

Algunas herramientas lo hacen de forma automatizada, indexando todos los documentos con la creación de niveles de confidencialidad y cumplimiento de los estándares de gobierno corporativo y protección de datos.

Una forma de complementar la trazabilidad es el uso de RF-ID, que es una etiqueta de identificación por radiofrecuencia, básicamente, una evolución de las que usan el código de barras. Son etiquetas electrónicas con un microchip instalado, capaces de almacenar información diversa que es rastreada por ondas de radio.

Con esto, es posible verificar si el documento está ubicado en la oficina o en otro lugar, además de verificar datos importantes sobre el contenido existente en el archivo. Por lo tanto, los datos se almacenan en la etiqueta y se envían de forma remota, lo que aporta más beneficios en la conservación de los documentos.

Ahora que sabes qué es la trazabilidad documental y su importancia, vale la pena buscar soluciones para implementar la estrategia en tu empresa. Aquí, puede contar con los servicios de Prado Chaves, que ofrece servicios completos de gestión documental, con todas las funcionalidades necesarias para el mejor control y seguridad.

Si está interesado en esta solución, tómese el tiempo para consultar nuestro servicio de escaneo de documentos y cómo puede ayudar a su empresa.