Transformación digital: ¿cuál es el impacto de las nuevas tecnologías en la gestión documental?

Transformação digital: mulher utiliza equipamento para escanear documentos.

Autor

Equipe Prado Chaves

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La transformación digital ya es parte del mercado, pero se aceleró en varios sectores debido a la pandemia, que incrementó la necesidad de trabajo a distancia, a distancia y acciones a distancia. Como resultado, el tema ganó protagonismo entre los temas tratados en el entorno empresarial. Con la aceleración, las tecnologías actuales evolucionan y aún […]

La transformación digital ya es parte del mercado, pero se aceleró en varios sectores debido a la pandemia, que incrementó la necesidad de trabajo a distancia, a distancia y acciones a distancia. Como resultado, el tema ganó protagonismo entre los temas tratados en el entorno empresarial.

Con la aceleración, las tecnologías actuales evolucionan y aún aparecen nuevas opciones en el mercado. Sin embargo, los impactos no solo involucran los tipos de servicios prestados o las rutinas de trabajo: la gestión documental de la empresa también se ve afectada, pero puede ser ventajosa.

Aquí, el secreto está en saber identificar y aprovechar las oportunidades.

En este post, aclaramos cómo la transformación digital influye en la gestión documental y los beneficios que aporta a las empresas. ¡Continúe leyendo y aprenda más sobre esto!

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital se trata del uso de la tecnología para resolver problemas tradicionales, integrar procesos y aportar más practicidad al día a día de personas y empresas. Todo ello mediante el uso de herramientas seguras que brinden una funcionalidad adecuada.

En las empresas, tiene mucho que ver con la expansión de actividades y la necesidad de que las empresas se mantengan al día con los cambios del mercado. Con esto, la transformación trajo cambios en las estructuras de las empresas y en la forma en que se desarrollan los procesos.

Sin embargo, teniendo en cuenta que varios sectores de empresas deben ocuparse de la documentación, este cambio tiene un papel aún más relevante.

Los procesos digitales son cada vez más frecuentes y, con ello, es necesario adecuar las rutinas y trazar formas de tratar los archivos físicos.

Ya existen varias tecnologías desarrolladas para respaldar la gestión de documentos. Además, la adopción de estas herramientas puede revolucionar la forma en que la empresa maneja archivos y flujos de trabajo.

¿Cuáles son los impactos de las nuevas tecnologías de gestión de documentos?

Para comprender cómo la tecnología tiene un impacto en la gestión de documentos, conviene conocer las herramientas disponibles y cómo pueden ser utilizadas por las empresas. Por eso mismo, hemos preparado una lista con los más destacados, ¡échale un vistazo!

Escaneo de documentos

Una de las principales innovaciones que han surgido en relación a los documentos no es una novedad: se trata de la digitalización. La posibilidad de utilizar escáneres para crear una copia virtual de un archivo físico hizo posible aumentar la seguridad de los registros y compartirlos más fácilmente.

En este caso, crea una imagen del documento escaneado, que luego se puede acceder fácilmente.

Sin embargo, en un inicio, la aplicación de esta tecnología traía limitaciones, como la imposibilidad de transformar los archivos en documentos legibles digitalmente, lo que permitía la búsqueda de palabras clave.

Aún así, con la posibilidad de llevar registros de documentos físicos en computadoras, además de la creación de archivos virtuales, el uso de registros digitales comenzó a crecer debido a los beneficios que traía. Con eso, surgió la necesidad de desarrollar y expandir el uso de otras herramientas.

Herramientas para optimizar el escaneo

Cuando se trata de digitalización, el Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), o Reconocimiento óptico de caracteres, ha logrado aportar importantes innovaciones a las empresas.

Desde este sistema es posible reconocer las palabras que componen una imagen, permitiendo indexar y buscar por términos específicos.

Así, ha traído un nuevo nivel para la digitalización de documentos en las empresas. Además, la herramienta puede tener otras aplicaciones, como procesar volúmenes de formularios que deben leerse o extraer información específica de archivos.

Para ello, tiene diferentes posibilidades, como por ejemplo:

  • conversión de todo el documento en texto, indicando el formato de archivo, como .docx, utilizado en Word, o Full Text OCR;
  • conversión de solo partes de la información contenida, aplicada en documentos de estructura estándar o Zonal OCR;
  • reconocimiento de marcas en formularios impresos, común en las plantillas de prueba de lectura, o reconocimiento óptico de marcas (OMR);
  • reconocimiento y conversión de caracteres escritos a mano o Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR); sin embargo, este sistema aún tiene limitaciones.

Almacenamiento en la nube

Cuando hablamos de transformación digital, no debemos olvidarnos del almacenamiento en la nube. Los dispositivos físicos han sido indispensables durante mucho tiempo para almacenar archivos virtuales y, sin embargo, han evolucionado con el tiempo.

Los discos duros de las computadoras guardaban registros y se realizaban copias de seguridad en dispositivos móviles, desde disquetes hasta unidades flash. Lo mismo ocurría cuando era necesario compartir datos en otras computadoras (sin internet) o garantizar el acceso en otros dispositivos, en cualquier momento.

El almacenamiento en la nube revolucionó el modelo. Los archivos se almacenan en un servidor, con acceso a Internet y todas las herramientas de protección para evitar pérdidas y fugas. Esto ha traído varios beneficios a las empresas.

El primero es la reducción de las inversiones en hardware de almacenamiento. Dependiendo del volumen de datos y la cantidad de dispositivos utilizados para garantizar la movilidad de cierta información, la empresa tiene un costo elevado.

El segundo es la movilidad, que permite acceder a archivos a través de cualquier dispositivo conectado a Internet. Simplemente haga la validación de datos. Finalmente, es posible incrementar el espacio disponible mediante la compra de servicios adicionales, en su caso, facilitando la evolución de la empresa.

Uso de software de gestión de documentos

Es bastante común encontrar empresas que utilizan software para ayudar en la gestión y en diversas tareas. Con la posibilidad de integrar datos y automatizar tareas, es común ver sistemas para:

  • control de inventario;
  • organización financiera;
  • realizar cobros;
  • control de tiempos y cierre de nómina;
  • emisión de NFe.

Sin embargo, la solución también se puede utilizar para la gestión de documentos, a menudo con la posibilidad de integrarla en el software utilizado por la empresa. Aquí, las soluciones habituales son la Gestión de Documentos Electrónicos (GED) o, aún, la herramienta que se considera su evolución: la Gestión de Contenidos Empresariales (ECM).

En el caso de GED, el propósito de la herramienta es permitir la segmentación y categorización de registros para facilitar la búsqueda y el archivo. Además, permiten el acceso y el control de cambios.

Finalmente, como facilitan el uso de documentos electrónicos en la rutina, se hace más fácil adaptarse al concepto sin papel e invertir en sostenibilidad.

ECM, por otro lado, tiene funcionalidades más amplias, incluida la recopilación, el análisis y la estructuración de datos. Aquí, vale la pena investigar en profundidad cada solución para descubrir cuál ofrece el mejor costo-beneficio para su negocio.

Subcontratación de la gestión documental

¿Conoce Business Process Outsourcing (BPO)? De forma simplificada, consiste en subcontratar los servicios de gestión documental, transfiriendo la función a una empresa especializada. Esto generalmente se hace usando un ECM y GED.

La idea es aportar aún más facilidades a la empresa, repasando las funciones relacionadas con la gestión documental y permitiendo que el equipo se centre en tareas más estratégicas para la empresa.

Esto se debe a que incluso la administración de procesos a través de un sistema requiere la realización de acciones humanas, que requieren tiempo y capacitación.

Con BPO, la empresa pasa esta responsabilidad a un socio que puede ofrecer servicios personalizados de acuerdo con el perfil de la empresa. La verificación de documentos, por ejemplo, que requiere tiempo y atención para evitar errores, puede subcontratarse.

La liberación de pagos, la tramitación de contratos y otras actividades también.

Por lo tanto, la tecnología combinada con una asociación con empresas especializadas para subcontratar la gestión de documentos puede mejorar la capacidad de la empresa.

El motivo principal es la mayor dedicación del equipo a las actividades más relevantes, como la atención al cliente, la mejora de los procesos productivos, entre otras.

Criptografía y otras herramientas de seguridad de la información

El uso de medios digitales e Internet ha suscitado preocupaciones sobre la pérdida o filtración de datos a través del acceso no autorizado.

Ante esto, la transformación digital también trajo soluciones para que los documentos electrónicos y los datos de la empresa estuvieran protegidos. Los registros también están encriptados, lo que hace que los datos sean ilegibles.

Por lo tanto, si los datos se interceptan durante el envío o la recepción, será difícil acceder a ellos.

Por tanto, es posible encontrar sistemas completos con copias de seguridad, que son copias de seguridad en caso de cualquier tipo de problema en el sistema.

En caso de falla en los servidores (que no son comunes), es posible recuperar los registros de la fecha de la copia. Además, las copias de seguridad se pueden configurar para que se realicen automáticamente, con la frecuencia deseada por la empresa.

Por tanto, si bien la transformación digital puede plantear problemas de seguridad, también desarrolla las herramientas necesarias para la protección de los datos electrónicos.

Considerando que la pérdida y daño de los documentos puede traer pérdidas a las empresas por la responsabilidad en relación con la información de los titulares y el cumplimiento de la legislación, se trata de una innovación que trae grandes impactos a la rutina de gestión documental.

Firma digital en documentos electrónicos

El crecimiento en el uso de documentos electrónicos se nota fácilmente: varios archivos oficiales ya se generan solo en formato electrónico, como declaraciones de impuesto sobre la renta, facturas, diversos requisitos administrativos a agencias gubernamentales e incluso juicios.

Sin embargo, esto también generó preocupaciones sobre la posibilidad de firmar documentos electrónicamente, para evitar la necesidad de imprimir y escanear nuevamente después de recolectar la firma.

Con la herramienta, es posible que varios procesos sucedan de forma exclusivamente digital, como la negociación de contratos.

Esto aporta más practicidad y amplía las oportunidades de la empresa, que logra realizar diversas contrataciones con toda la seguridad necesaria sin necesidad de estar cerca o tratar con documentos físicos.

Además, la gestión de documentos se simplifica, ya que la firma se recopilará del documento creado.

¿Qué beneficios aporta esto a las empresas?

Al pensar en la transformación digital y los impactos en los documentos, cualquiera que esté acostumbrado a trabajar con papeles a diario puede sorprenderse con el cambio. En otros casos, surgen problemas de seguridad.

Primero, cabe mencionar que al implementar la tecnología, es posible contar con diferentes niveles de protección, como la inserción de contraseñas, validación en varias etapas, cifrado, copias de seguridad y otros sistemas que evitan pérdidas y accesos indebidos a los documentos de la empresa.

Sin embargo, incluso cuando la seguridad ya no es una preocupación, hay casos en los que la tecnología no se implementa debido a la falta de comprensión de los impactos que esto trae al negocio.

Por este motivo, hemos enumerado los principales beneficios que proporciona la modernización de la gestión de documentos.

Optimización de flujos de trabajo

Como hemos visto, la transformación digital es capaz de ofrecer herramientas que ayuden en la gestión de la documentación, facilitando la recogida, almacenamiento e investigación de los datos registrados.

La principal consecuencia de esto es la optimización de los flujos de trabajo, que no sufren cuellos de botella como solicitar documentos y esperar o buscar en archivos físicos.

Especialmente cuando se trata de documentos originados en otros sectores, las dificultades para acceder a ellos pueden retrasar el trabajo por horas.

Con una solución especializada, el equipo invierte menos tiempo en este tipo de tareas y se dedica más a otras actividades de oficina.

Conservación de documentos

Entre los problemas recurrentes cuando se trata de la gestión de documentos se encuentra la preservación. La manipulación constante puede causar daños, así como un almacenamiento inadecuado. Las dificultades relacionadas con el archivo y el mantenimiento de un entorno organizado pueden provocar pérdidas.

Todas estas situaciones generan retrabajos y pérdidas, pero el problema se puede solucionar con la ayuda de la transformación digital. Las herramientas de apoyo a la gestión crean copias digitales que evitan el manejo constante de archivos necesarios a diario. Por lo tanto, existe un menor riesgo de pérdida y daño, contribuyendo a la preservación de los registros.

Control de cambios y accesos

¿Puede su empresa identificar quién accedió o modificó un documento? En archivos físicos o incluso en algunos registros digitales, esta tarea no es sencilla y, en algunos casos, es imposible. Sin embargo, el software de gestión de documentos puede realizar estos controles de manera eficiente.

Esto sucede mediante la creación de usuarios y niveles de jerarquía para limitar el acceso, incluidos los registros de las fechas en las que se visualizaron los documentos. Además, también se controla la edición, generalmente indicando quién hizo el cambio y detallando todas las versiones existentes del archivo. Esto permite realizar comparaciones y, si es necesario, recuperar un documento.

Reducción de riesgos y costos

Todo lo que se ha mencionado hasta ahora tiene dos grandes beneficios: la reducción de riesgos comerciales y la reducción de costos. El motivo es la mayor seguridad de los datos y la optimización de los flujos, que se reflejan en las diversas rutinas necesarias para el funcionamiento de la empresa.

Por ello, es fundamental mantenerse al día con las tendencias y prepararse para adaptarse a los impactos de la transformación digital.

Como se pudo notar, la transformación digital trajo cambios en la gestión documental y requiere la atención de la empresa para adaptarse a las mejores prácticas del mercado.

Para hacerlo, confíe en buenas herramientas y asociaciones especializadas para ayudar en la implementación de la tecnología. Así, disfrutarás de todos los beneficios que te brinda.

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