Software de gestión de documentos: ¿por qué debería su empresa utilizar uno?

¿Cómo se realiza la gestión documental de su negocio? Independientemente del tipo o tamaño de la empresa, es necesario tratar con varios documentos a diario. Se refieren a contratos celebrados con clientes o proveedores, obligaciones legales, contratación de servicios y empleados, entre otros asuntos esenciales.

Por tanto, es necesario contar con buenas prácticas para el almacenamiento y manejo de documentos, garantizando la conservación, privacidad y seguridad. En este escenario, tener un software especializado puede ser una gran solución.

Por eso mismo, hemos elaborado este contenido aclarando de qué se trata esta herramienta y los beneficios que aporta a la gestión documental en la empresa. ¡Síganos!

¿Qué es el software de gestión de documentos?

El software de gestión de documentos es una plataforma desarrollada para gestionar la gestión de archivos electrónicos. El objetivo es optimizar los procesos y brindar seguridad, a través de herramientas de protección que eviten fugas y pérdidas de datos.

A través de él, es posible almacenar y organizar la documentación de la empresa, con la digitalización de los archivos físicos, además de llevar un registro de la ubicación de aquellos que deban conservarse en sus copias originales.

Las funcionalidades pueden variar según el sistema contratado, pero algunas funciones imprescindibles para que ofrezca los beneficios que su empresa necesita son:

• Filtro de búsqueda;
• almacenamiento seguro;
• seguimiento de entradas y vistas;
• seguimiento de ediciones;
• intercambio.

¿Por qué confiar en esta herramienta?

Si tienes dudas sobre tener una plataforma de gestión documental, es importante que comprendas las ventajas que esto brinda. Entonces, preparamos una lista con las principales razones para tener este tipo de software. ¡Conócelo!

Más seguridad para datos y documentos

La seguridad de los documentos, en este caso, está relacionada con dos factores. El primero trata sobre el acceso de personas no autorizadas, los riesgos de filtraciones y otros problemas de privacidad. Un software tiene herramientas de protección para evitar que terceros vean los archivos, además de soluciones de respaldo para la recuperación de datos.

El segundo trata de la seguridad de los archivos físicos: incluso en los casos en los que es necesario conservar las copias originales, es importante escanear y archivar en el software. Esto se debe a que se puede acceder sin tener que manipular los documentos. Esto reduce el riesgo de pérdidas y daños, protegiendo a la empresa de multas y otras sanciones que puedan aplicarse en tales casos.

Agilidad para compartir información

Con todo registrado en un sistema, es más fácil buscar archivos, acceder a los registros y compartirlos con otros. La necesidad de buscar en archivos físicos lleva mucho tiempo. Con todo en un sistema, el proceso es más simple y ágil.

Además, el software de gestión de documentos a menudo ofrece el servicio de almacenamiento en la nube. De esta forma, se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo que disponga de conexión a internet, siempre que el usuario esté autorizado y disponga de los datos de inicio de sesión. Con la movilidad, la visualización de la documentación no se limita al espacio físico de la empresa, ampliando las oportunidades.

Mayor organización y almacenamiento

Los servidores utilizados en las plataformas de gestión documental tienen una gran capacidad de almacenamiento. Además, con la posibilidad de crear diferentes categorías y filtros, es más fácil de organizar. También se podrán incluir datos sobre custodia física, en su caso.

También vale la pena señalar que muchos documentos se pueden limitar a versiones digitales, sin la necesidad de imprimir. Esto reduce la necesidad de espacio físico para almacenamiento en la empresa, que también puede contar con servicios externos para esta tarea, manteniendo una colección externa.

Personalización y parametrización del sistema

Finalmente, con las asociaciones adecuadas, puede encontrar software personalizado. En este caso, se personaliza y parametriza según las necesidades de la empresa, asegurándose de que atiende todas las necesidades del negocio, con soluciones a medida.

De esta forma, es posible disponer de una herramienta aún más eficaz para poder optimizar la gestión documental de la empresa y disfrutar de todos los beneficios que aporta la herramienta.

Entonces, ¿entendió por qué vale la pena tener un software de gestión de documentos? Sin duda, la solución es capaz de aportar ventajas a la gestión y los procesos internos de la empresa. Por lo tanto, evalúe las alternativas del mercado para encontrar el sistema ideal para su negocio.

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