¿Qué es una tabla de temporalidad? Te explicamos

Documentos sobre uma mesa.

Autor

Equipe Prado Chaves

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Una tabla de temporalidad es una herramienta auxiliar para la gestión de documentos. Evita pérdidas y pérdidas, además de indicar el período de almacenamiento de cada archivo, según lo determine la legislación. Por sus características, uno de los beneficios es la facilidad de búsqueda de documentos. Sin embargo, la tabla también evita que se encuentren […]

Una tabla de temporalidad es una herramienta auxiliar para la gestión de documentos. Evita pérdidas y pérdidas, además de indicar el período de almacenamiento de cada archivo, según lo determine la legislación.

Por sus características, uno de los beneficios es la facilidad de búsqueda de documentos. Sin embargo, la tabla también evita que se encuentren irregularidades en un proceso de inspección.

Por tanto, la herramienta está directamente relacionada con la optimización de procesos y la gestión organizacional. Aún hay más de qué hablar. Por eso, creamos este post con la información esencial sobre el tema. ¡Revisa!

¿Qué es la tabla de temporalidad?

La tabla de temporalidad presenta cada documento y su respectivo ciclo de vida, frecuencia de uso, destino final y período de almacenamiento. Además de ser importante para los sectores contable, tributario y legal, esta herramienta también es útil para el Departamento de Personal (DP).

Es válido, porque cada documento tiene un plazo de almacenamiento predefinido. A partir de esta definición se evita la eliminación incorrecta de documentos innecesarios y acumulaciones de documentos. Al mismo tiempo, es posible incluir otra información, dependiendo de las necesidades del negocio.

Sea cual sea la forma de uso, la tabla tiene como principales objetivos presentar los plazos para:

  • almacenamiento de cada documento en el archivo actual;
  • inserción de cada archivo en el nivel intermedio;
  • Transferir al Archivo Inactivo hasta su disposición o almacenamiento permanente.

En este contexto, está claro que la herramienta ayuda en la gestión de documentos. Tiene un carácter normativo institucional y es válido para cualquier tamaño de empresa, especialmente para empresas con un gran volumen de archivos físicos.

¿Cómo está compuesta la tabla de temporalidad?

La elaboración de la tabla de temporalidad varía según las exigencias del negocio. Es necesario analizar las reglas de negocio de los diferentes sectores de la organización y realizar las adaptaciones necesarias.

Por otro lado, hay 5 criterios básicos principales, que representan cada columna de la tabla. Por tanto, cualquier adaptación debe mantener estos elementos, porque esta es la composición mínima. Vea lo que son.

Artículo documental

Se ubica en la primera columna y muestra el tipo de documento analizado. Puede ser un contrato de servicio, nómina, Declaración de ingresos del año (DRE), expediente de estudiante, expediente de paciente o cualquier otro tipo de documental.

Ciclo de vida

Es el período en el que el documento debe permanecer almacenado. Hay 3 etapas, también llamadas edades:

  • actual: es aquella en la que el documento sigue vigente. Existe una demanda frecuente de archivos y es necesario establecer una gestión documental eficiente y de calidad;
  • intermedio: es el período transitorio, cuando el período de vigencia ha finalizado, pero es necesario mantener el archivo por seguridad. Ya no se solicita información en las rutinas administrativas. Aún así, deben ser accesibles cuando sea necesario;
  • permanente: es el período de cierre. Después de eso, el documento se envía para su eliminación. El archivo ya no se demanda con frecuencia, pero aún puede haber consultas, especialmente en lo que respecta a datos e información, colecciones históricas y culturales, comprobantes y otros.

Frecuencia de uso

Consiste en el número de veces que se consulta el documento durante la rutina de trabajo. Básicamente, se divide de la siguiente manera:

  • alto: indica que se accede al documento en todo momento por motivos fiscales, administrativos o legales, en general. Por ejemplo, comprobante de pago de los clientes u hoja de horas de los empleados;
  • media: indica consultas periódicas. Este es el caso de los certificados médicos de los empleados;
  • baja: generalmente muestra que el archivo ya está en edad permanente. Un ejemplo es el historial del empleado que ya dejó la empresa.

Término de guardia

Consiste en el período obligatorio de almacenamiento de los archivos. Está determinado por la ley y puede modificarse según sea necesario. Por ello, es necesario consultar y actualizar la tabla de temporalidad con frecuencia.

Destino final

Determina la ubicación a la que se dirigirá el documento una vez finalizado el ciclo de vida. Existen varias alternativas, como:

  • eliminación (eliminación);
  • archivo inactivo;
  • digitalización;
  • almacenamiento de microfilmes.

Tenga en cuenta que algunos aspectos ya están determinados por ley. Por ello, es fundamental analizar estos aspectos, cuidar el plazo de custodia e identificar los procesos en curso o en qué situaciones se deben solicitar estos documentos, por ejemplo, en casos civiles o tributarios, para saber si serán válidos. para mantenerlos o si es posible eliminarlos.

Cada um desses itens apresenta uma coluna. A partir disso, você monta a tabela de temporalidade definindo qual é a situação de cada um dos arquivos — eles representam linhas. Nesse processo, ainda é necessário seguir algumas boas práticas:

  • separar los temas según la jerarquía de funciones y actividades: a la derecha en la primera columna, especificar el ítem documental y definir la frecuencia de uso en la rutina administrativa;
  • defina el plazo de conservación del documento: defina el plazo obligatorio de presentación, de acuerdo con la legislación y establezca el plazo que mejor se adapte a su negocio. Es decir, si la ley determina el plazo de 5 años y como precaución puede agregar el tiempo que mitigue su riesgo;
  • establecer el destino final y agregar las observaciones necesarias: definir hacia dónde se dirigirá el documento al final del ciclo de vida. Agrega información adicional para facilitar el proceso.

¿Qué empresas deberían utilizar la tabla de temporalidad?

Como hemos visto, cualquier empresa necesita utilizar la tabla de temporalidad, especialmente si el volumen de documentos organizativos es grande. Cuando se ignora esta herramienta, es necesario revisar los flujos de gestión con frecuencia, lo que puede generar problemas e inconsistencias en la gestión.

Dentro de la misma empresa, aún existen variaciones en la necesidad de la mesa. Para algunos sectores, es aún más relevante. Entre ellos se encuentran las áreas tributaria, contable, personal y financiera. Esto sucede por diferentes factores.

Uno de ellos es la clasificación básica de documentos, que se define por la archivología. Determina en qué archivos se clasifican:

  • sectoriales: son los que permanecen en las empresas;
  • central: se almacenan en la empresa, pero se pueden solicitar en cualquier momento;
  • intermediarios: se archivan y están bajo la responsabilidad de un organismo o entidad pública.

¿Cuál es su importancia para la gestión de documentos?

Como ya sabrá, una empresa trabaja con diferentes tipos de documentos. Cada uno de ellos tiene sus propios requisitos y características de almacenamiento. La tabla de temporalidad viene precisamente para facilitar la gestión de los archivos y evitar que la empresa incurra en irregularidades.

Eso sería una falla grave, en caso de inspección. Después de todo, esta sería una situación en la que la empresa tendría que lidiar con problemas legales y pagar multas.

Más que eso, la tabla de temporalidad ayuda a predecir y prevenir fallas y daños en el proceso de almacenamiento de archivos. Esto se debe a que, a través de él, es posible evaluar diferentes criterios y monitorear las fases de guardia de una manera organizada, práctica y segura.

Aún se obtienen varios beneficios. Entre ellos están:

  • reducir el uso del espacio físico;
  • definición de flujos;
  • agilidad en la recuperación de datos;
  • disminución de los costos operativos;
  • eficacia y eficiencia en el proceso de gestión de documentos;
  • optimización del proceso de almacenamiento y destino de los archivos.

¿Cuál es el tiempo de conservación de los documentos principales?

El tiempo de almacenamiento depende de la legislación y suele durar hasta 5 años. Sin embargo, este período generalmente se refiere a la edad actual. Por lo tanto, es posible mantener el archivo por un período más largo, dependiendo de las necesidades de la empresa.

En general, consulte los diferentes plazos de los documentos según el tema, el ciclo de vida y el destino del archivo:

  • ajustes, convenios, pactos y contratos: 5 años a la edad actual, 10 años al intermediario y custodia permanente al final;
  • sindicatos, convenios y convenios: 5 años a la edad actual, 5 años al intermediario y custodia permanente al final;
  • Fondo de Garantía de Tiempo de Servicio (FGTS): 5 años a la edad actual, 47 años a la media y eliminación al final;
  • jubilación: 5 años a la edad actual, 95 años a la mitad y eliminación al final;
  • compra: hasta aprobación a la edad actual, 5 años a partir de la fecha de aprobación en el intermediario y disposición al final.

Para ser más claro, consulte los ejemplos según la clasificación de cada documento.

Impuesto

El plazo de 5 años se aplica a:

  • Impuesto sobre la renta (IR);
  • Contribución social sobre la renta neta (CSLL);
  • Programa de Integración Social (PIS);
  • Contribución al Financiamiento de la Seguridad Social (Cofins);
  • Nacional simple;
  • facturas, recibos y recibos en general;
  • libros de impuestos y contabilidad;
  • sistemas electrónicos de contabilidad fiscal o contable;
  • declaraciones, como Ingresos Corporativos (DIPJ), Deudas y Créditos Tributarios Federales (DCTF), Impuesto sobre la Renta retenido en la Fuente (DIRF) y Ajuste Anual, incluyendo prueba de entrada.

Laboral y seguridad social

El período de 30 años es válido para:

  • FGTS;
  • Guía de recopilación de datos de FGTS e información de seguridad social (GFIP);
  • Guía de terminación y contribución social de FGTS (GRFC).

El plazo de 10 años se aplica a los sistemas electrónicos de datos laborales y de seguridad social y de nómina. Todavía hay un período de 5 años para:

  • Guía de seguridad social (GPS);
  • Guía de recaudación de contribuciones de la unión urbana (GRCSU);
  • recibo de pago de salario, vacaciones, 13º salario y control de tiempos;
  • Registro General de Ocupados y Desempleados (CAGED);
  • Relación Anual de Información Social (RAIS).

Todavía hay un plazo de 2 años para la terminación del empleo, notificación y renuncia. Y el período indefinido es útil para el contrato de trabajo y el libro de registro o registro del empleado.

¿Más factores sobre la importancia de la gestión de documentos?

La gestión documental es un paso más a dar por parte de las empresas. Es fundamental orientar las estrategias y asegurar el acceso y la conservación de los archivos. Al mismo tiempo, la empresa mantiene los datos disponibles cuando los necesita.

Es importante tener en cuenta que las organizaciones generan una gran cantidad de datos todos los días, y algunos de ellos son relevantes para aumentar la ventaja competitiva de la empresa. Entre ellos están:

  • datos de registro;
  • estadísticas de la empresa;
  • registros de procedimientos internos;
  • contratos con clientes y proveedores.

Así, el control y la preocupación por la seguridad son fundamentales para evitar pérdidas, como pérdidas, exposición de contenidos sensibles y retrasos en la búsqueda de información. Como resultado, la gestión de documentos facilita el flujo de trabajo y aumenta la productividad.

En este escenario, la tabla de temporalidad tiene un papel útil, ya que permite consolidar la gestión documental y hacerla más eficiente. Asimismo, una gestión documental bien gestionada evita:

  • pérdida de tiempo;
  • complejidad de documentos;
  • aumento en el costo indirecto de la empresa.

Como resultado, la gestión documental es una herramienta estratégica que ayuda a la empresa a alcanzar sus objetivos y a diferenciarse de la competencia. También permite una buena gestión de la información, asegurando su trazabilidad y fiabilidad.

Como consecuencia, se puede citar la eficiencia operativa y el control de los documentos hasta su destino final. Sin embargo, todos estos beneficios solo se logran con la ayuda de una empresa especializada.

Con la subcontratación de la gestión documental, es posible mejorar procesos, reducir gastos y canalizar esfuerzos para incrementar la ventaja competitiva. Como consecuencia, hay más posibilidades de crecer de forma sostenible. Otras ventajas son:

  • preservación de archivos, con almacenamiento en un lugar apropiado;
  • control de costos debido al ahorro de espacio físico;
  • optimización del tiempo de búsqueda, ya que se evita la pérdida de productividad, el acceso a los documentos es fácil y esto impacta en la toma de decisiones;
  • crecimiento de la productividad, con mejora de los procesos ejecutados;
  • centrarse en los diferenciales competitivos, centrando los esfuerzos en el negocio principal;
  • mejora del uso del espacio físico, sin sobrecargar el ambiente interno.

Así, queda claro que la gestión documental es fundamental para cualquier empresa por todos los beneficios que aporta. En este contexto, la tabla de temporalidad es uno de los instrumentos más relevantes y útiles.

A través de él, es posible conservar los documentos en la forma correcta y por el período de tiempo necesario, cumpliendo con la legislación y las necesidades del propio negocio.

Si bien su empresa puede realizar estas actividades sin la ayuda de empresas especializadas, este proceso es más eficiente con ella. Esto se debe a que su negocio opera de manera estratégica, mientras que las tareas operativas son responsabilidad del socio.

De esa forma, tienes la oportunidad de tener todos los beneficios, sin descuidar lo importante para tu negocio. Así, la tabla de temporalidad se prepara de la mejor forma posible y contribuye a una buena gestión documental.

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