Autor
Equipe Prado Chaves
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Una tabla de temporalidad es una herramienta auxiliar para la gestión de documentos. Evita pérdidas y pérdidas, además de indicar el período de almacenamiento de cada archivo, según lo determine la legislación. Por sus características, uno de los beneficios es la facilidad de búsqueda de documentos. Sin embargo, la tabla también evita que se encuentren […]
Una tabla de temporalidad es una herramienta auxiliar para la gestión de documentos. Evita pérdidas y pérdidas, además de indicar el período de almacenamiento de cada archivo, según lo determine la legislación.
Por sus características, uno de los beneficios es la facilidad de búsqueda de documentos. Sin embargo, la tabla también evita que se encuentren irregularidades en un proceso de inspección.
Por tanto, la herramienta está directamente relacionada con la optimización de procesos y la gestión organizacional. Aún hay más de qué hablar. Por eso, creamos este post con la información esencial sobre el tema. ¡Revisa!
La tabla de temporalidad presenta cada documento y su respectivo ciclo de vida, frecuencia de uso, destino final y período de almacenamiento. Además de ser importante para los sectores contable, tributario y legal, esta herramienta también es útil para el Departamento de Personal (DP).
Es válido, porque cada documento tiene un plazo de almacenamiento predefinido. A partir de esta definición se evita la eliminación incorrecta de documentos innecesarios y acumulaciones de documentos. Al mismo tiempo, es posible incluir otra información, dependiendo de las necesidades del negocio.
Sea cual sea la forma de uso, la tabla tiene como principales objetivos presentar los plazos para:
En este contexto, está claro que la herramienta ayuda en la gestión de documentos. Tiene un carácter normativo institucional y es válido para cualquier tamaño de empresa, especialmente para empresas con un gran volumen de archivos físicos.
La elaboración de la tabla de temporalidad varía según las exigencias del negocio. Es necesario analizar las reglas de negocio de los diferentes sectores de la organización y realizar las adaptaciones necesarias.
Por otro lado, hay 5 criterios básicos principales, que representan cada columna de la tabla. Por tanto, cualquier adaptación debe mantener estos elementos, porque esta es la composición mínima. Vea lo que son.
Se ubica en la primera columna y muestra el tipo de documento analizado. Puede ser un contrato de servicio, nómina, Declaración de ingresos del año (DRE), expediente de estudiante, expediente de paciente o cualquier otro tipo de documental.
Es el período en el que el documento debe permanecer almacenado. Hay 3 etapas, también llamadas edades:
Consiste en el número de veces que se consulta el documento durante la rutina de trabajo. Básicamente, se divide de la siguiente manera:
Consiste en el período obligatorio de almacenamiento de los archivos. Está determinado por la ley y puede modificarse según sea necesario. Por ello, es necesario consultar y actualizar la tabla de temporalidad con frecuencia.
Determina la ubicación a la que se dirigirá el documento una vez finalizado el ciclo de vida. Existen varias alternativas, como:
Tenga en cuenta que algunos aspectos ya están determinados por ley. Por ello, es fundamental analizar estos aspectos, cuidar el plazo de custodia e identificar los procesos en curso o en qué situaciones se deben solicitar estos documentos, por ejemplo, en casos civiles o tributarios, para saber si serán válidos. para mantenerlos o si es posible eliminarlos.
Cada um desses itens apresenta uma coluna. A partir disso, você monta a tabela de temporalidade definindo qual é a situação de cada um dos arquivos — eles representam linhas. Nesse processo, ainda é necessário seguir algumas boas práticas:
Como hemos visto, cualquier empresa necesita utilizar la tabla de temporalidad, especialmente si el volumen de documentos organizativos es grande. Cuando se ignora esta herramienta, es necesario revisar los flujos de gestión con frecuencia, lo que puede generar problemas e inconsistencias en la gestión.
Dentro de la misma empresa, aún existen variaciones en la necesidad de la mesa. Para algunos sectores, es aún más relevante. Entre ellos se encuentran las áreas tributaria, contable, personal y financiera. Esto sucede por diferentes factores.
Uno de ellos es la clasificación básica de documentos, que se define por la archivología. Determina en qué archivos se clasifican:
Como ya sabrá, una empresa trabaja con diferentes tipos de documentos. Cada uno de ellos tiene sus propios requisitos y características de almacenamiento. La tabla de temporalidad viene precisamente para facilitar la gestión de los archivos y evitar que la empresa incurra en irregularidades.
Eso sería una falla grave, en caso de inspección. Después de todo, esta sería una situación en la que la empresa tendría que lidiar con problemas legales y pagar multas.
Más que eso, la tabla de temporalidad ayuda a predecir y prevenir fallas y daños en el proceso de almacenamiento de archivos. Esto se debe a que, a través de él, es posible evaluar diferentes criterios y monitorear las fases de guardia de una manera organizada, práctica y segura.
Aún se obtienen varios beneficios. Entre ellos están:
El tiempo de almacenamiento depende de la legislación y suele durar hasta 5 años. Sin embargo, este período generalmente se refiere a la edad actual. Por lo tanto, es posible mantener el archivo por un período más largo, dependiendo de las necesidades de la empresa.
En general, consulte los diferentes plazos de los documentos según el tema, el ciclo de vida y el destino del archivo:
Para ser más claro, consulte los ejemplos según la clasificación de cada documento.
El plazo de 5 años se aplica a:
El período de 30 años es válido para:
El plazo de 10 años se aplica a los sistemas electrónicos de datos laborales y de seguridad social y de nómina. Todavía hay un período de 5 años para:
Todavía hay un plazo de 2 años para la terminación del empleo, notificación y renuncia. Y el período indefinido es útil para el contrato de trabajo y el libro de registro o registro del empleado.
La gestión documental es un paso más a dar por parte de las empresas. Es fundamental orientar las estrategias y asegurar el acceso y la conservación de los archivos. Al mismo tiempo, la empresa mantiene los datos disponibles cuando los necesita.
Es importante tener en cuenta que las organizaciones generan una gran cantidad de datos todos los días, y algunos de ellos son relevantes para aumentar la ventaja competitiva de la empresa. Entre ellos están:
Así, el control y la preocupación por la seguridad son fundamentales para evitar pérdidas, como pérdidas, exposición de contenidos sensibles y retrasos en la búsqueda de información. Como resultado, la gestión de documentos facilita el flujo de trabajo y aumenta la productividad.
En este escenario, la tabla de temporalidad tiene un papel útil, ya que permite consolidar la gestión documental y hacerla más eficiente. Asimismo, una gestión documental bien gestionada evita:
Como resultado, la gestión documental es una herramienta estratégica que ayuda a la empresa a alcanzar sus objetivos y a diferenciarse de la competencia. También permite una buena gestión de la información, asegurando su trazabilidad y fiabilidad.
Como consecuencia, se puede citar la eficiencia operativa y el control de los documentos hasta su destino final. Sin embargo, todos estos beneficios solo se logran con la ayuda de una empresa especializada.
Con la subcontratación de la gestión documental, es posible mejorar procesos, reducir gastos y canalizar esfuerzos para incrementar la ventaja competitiva. Como consecuencia, hay más posibilidades de crecer de forma sostenible. Otras ventajas son:
Así, queda claro que la gestión documental es fundamental para cualquier empresa por todos los beneficios que aporta. En este contexto, la tabla de temporalidad es uno de los instrumentos más relevantes y útiles.
A través de él, es posible conservar los documentos en la forma correcta y por el período de tiempo necesario, cumpliendo con la legislación y las necesidades del propio negocio.
Si bien su empresa puede realizar estas actividades sin la ayuda de empresas especializadas, este proceso es más eficiente con ella. Esto se debe a que su negocio opera de manera estratégica, mientras que las tareas operativas son responsabilidad del socio.
De esa forma, tienes la oportunidad de tener todos los beneficios, sin descuidar lo importante para tu negocio. Así, la tabla de temporalidad se prepara de la mejor forma posible y contribuye a una buena gestión documental.
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