¿Qué es la tipificación y por qué es tan importante en la gestión documental?

Para mejorar la gestión empresarial, es necesario contar con herramientas y estrategias que ayuden a realizar las tareas. Aquí, uno de los consejos esenciales es comprender qué es la tipificación de documentos e implementar la práctica.

Al tratar con todos los archivos relacionados con la empresa, debe organizarlos y encontrar formas de facilitar la búsqueda, el acceso y el control de todos los documentos. Aquí, la tipificación puede ofrecer la solución ideal para la empresa.

En este contenido aprenderás qué es la tipificación, cómo se hace y cuál es su importancia para la gestión documental. ¡Síganos!

¿Qué es la mecanografía de documentos?

De forma simplificada, la mecanografía de documentos es un proceso de clasificación de documentos según su tipo. Así, se utiliza para registrar archivos y mantenerlos organizados, según categorías y jerarquías que tengan sentido para el negocio.

De esta forma, no sigue un estándar preestablecido aplicado a todo tipo de empresas y documentos. Para el cumplimiento de su función, debe realizarse considerando las actividades que realiza la empresa, las responsabilidades de la empresa, el área de conocimiento o sector relacionado y su función en el contexto empresarial.

¿Cómo se hace el procedimiento?

La tipificación tiene lugar cuando el documento se registra en la base de datos, lo que se puede hacer con la ayuda de herramientas de digitalización, que capturan datos automáticamente para acelerar el proceso.

Es necesario identificar el tipo de documento, el área con la que se relaciona y prestar atención a la tabla de temporalidad, para que la clasificación también permita la ubicación fácil y segura de los archivos que se pueden descartar.

Además, durante el registro, es posible implementar medidas de control de acceso, incluyendo restricciones según cargo o sector. Para facilitarlo, puede contar con empresas especializadas en gestión documental para realizar el servicio.

¿Por qué es tan importante el proceso?

Después de comprender qué es la mecanografía de documentos, ¿qué tal si aprendemos por qué es tan importante? Son varios los beneficios que proporciona que facilitan y aumentan la seguridad en relación con los archivos de la empresa. A continuación, explicaremos las principales razones para implementar esta estrategia.

Ampliación de las clasificaciones utilizadas

Cuando no existe un sistema de tipificación bien definido, lo más común es que la empresa separe las principales clasificaciones, como facturas, contratos y hojas de horas, pero deje de crear otras categorías más detalladas. Esto da como resultado la inclusión de archivos en categorías como «otros» o «varios».

El caso es que con el volumen de documentos de una empresa, el uso de clasificaciones generales acaba dificultando la localización de los documentos en el futuro. Después de todo, será necesario recordar que ese archivo no tenía categoría y luego buscarlo en medio de la documentación que tratará sobre varios temas.

Aquí, la tipificación considera todas las características del documento para crear clasificaciones más detalladas, creando categorías para todos los archivos. Además, con las herramientas adecuadas, la empresa evita los errores que pueden ocurrir al categorizar los registros.

Facilidad de búsqueda de documentos

Con la creación de una estructura detallada para mecanografiar los documentos, categorizando todos según el uso, sector y otras características relevantes, los empleados encontrarán más fácil localizar y consultar los archivos.

Cuando el proceso de clasificación encuentra fallas, es común que sea necesario invertir más tiempo para encontrar los documentos. En otros casos, terminan perdidos, incluso si están archivados, porque el equipo no puede encontrarlos debido a errores. Esto acelera el desempeño de las tareas que requieren consultar documentos y agiliza los procesos, lo que permite una mayor productividad.

Mejora en la gestión de documentos

Los beneficios de la tipificación aumentan la seguridad al facilitar los controles de acceso e implementar sistemas que restringen el acceso. También reduce el riesgo de pérdidas en el proceso de presentación. Finalmente, acelera la búsqueda de la documentación deseada.

Es decir, toda la gestión documental se vuelve más sencilla, ya que la tipificación es capaz de identificar documentos con parámetros completos según su función y rol en el funcionamiento de la empresa.

Entonces, ¿entendiste qué es la mecanografía de documentos? Como se pudo ver, logra revolucionar la rutina de la empresa y facilitar los procesos de gestión de documentos.Si quieres ver más consejos como este, sigue nuestras redes sociales y busca actualizaciones: ¡Facebook, Instagram y LinkedIn!