¿Preguntas sobre cómo presentar documentos de recursos humanos? Mira 5 consejos sobre el tema

Como arquivar documentos de RH: mulher trabalhando em escritório.

Autor

Equipe Prado Chaves

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El departamento de Recursos Humanos de una empresa se encarga de varias funciones que generan una gran cantidad de información, pero ¿cómo archivar los documentos de RR.HH. y dejar los trámites en orden? El sector involucra expedientes relacionados con reclutamiento y selección, alta de empleados, capacitación, planes laborales y salariales, nóminas, trámites burocráticos de admisión […]

El departamento de Recursos Humanos de una empresa se encarga de varias funciones que generan una gran cantidad de información, pero ¿cómo archivar los documentos de RR.HH. y dejar los trámites en orden?

El sector involucra expedientes relacionados con reclutamiento y selección, alta de empleados, capacitación, planes laborales y salariales, nóminas, trámites burocráticos de admisión y despido, entre otros. Por ello, es necesario saber mantener todo organizado y con fácil acceso para agilizar el cumplimiento de funciones y no cometer errores.

Con eso en mente, hemos preparado este contenido con 5 consejos fundamentales sobre cómo archivar documentos de RR.HH. en su empresa. ¡Revisa!

1. Comprender la temporalidad de los archivos

La mayoría de los archivos de RR.HH. pueden ser necesarios en caso de inspecciones o demandas, pero hay una fecha límite para que sean necesarios. Por tanto, es fundamental comprender la temporalidad de cada documento y organizarlos de forma que se facilite el control para su eliminación.

Por ejemplo, se puede interponer una acción laboral hasta 2 años después de la finalización del contrato de trabajo, y el trabajador puede reclamar los dineros referidos a los últimos 5 años, contando siempre desde la fecha en que presentó el trámite. Es decir, el comprobante de pago de dineros, controles de puntos y demás documentos relacionados con la fianza deben conservarse siempre durante al menos 5 años.

Sin embargo, la documentación de la seguridad social, como las aportaciones al INSS, tiene un plazo mayor: 30 años. Por eso es fundamental estudiar los plazos y tener buenos controles para entender cómo se almacena cada archivo.

2. Aprenda a categorizar la documentación.

A la hora de pensar en cómo archivar los documentos de RR.HH., es necesario pensar en formas que faciliten la ubicación de cada uno y también la identificación del lugar donde deben guardarse cada vez que aparece un nuevo documento o es necesario devolverlo al archivo. .

Por ello, es necesario categorizar la documentación, creando clasificaciones y jerarquías que permitan buscar fácilmente la ubicación de cada registro. Es común separar por tipo o área (como capacitaciones u hojas de horarios), nombre del empleado, temporalidad, entre otros criterios. Además, tenga un sistema para mantener todos los registros sobre lo que se archiva y su ubicación.

3. Establecer procesos de custodia

Uno de los errores habituales a la hora de archivar documentos es invertir en un nuevo sistema, reevaluar toda la documentación de la empresa y crear un gran sistema para guardarla, pero no se implementan las medidas a medida que surgen más archivos por falta de tiempo o, incluso, de conciencia de la importancia de la práctica.

Por lo tanto, vale la pena establecer todo el proceso que se debe realizar en la creación de documentos, como la categorización y el registro en el sistema para que se integre con otros archivos de la empresa. Además, vale la pena contar con pautas sobre custodia, estableciendo cuidados en el manejo, procesos específicos que los empleados deben observar siempre que necesiten atender la documentación.

4. Cuente con la digitalización como aliado

La digitalización de documentos permite la creación de copias electrónicas de archivos físicos y puede facilitar la organización de documentos de recursos humanos. Primero, porque permite acceder a lo registrado a través de la computadora, sin tener que lidiar con el archivo físico. Esto reduce el riesgo de daños y pérdidas.

Además, la práctica permite descartar documentos que no requieran el mantenimiento de copias físicas, otorgando validez legal a los registros electrónicos. Con esto, es posible reducir el volumen de archivos almacenados en la empresa, lo que facilita el mantenimiento de un entorno organizado. Sin embargo, no olvide que incluso los archivos virtuales deben tener un buen proceso de clasificación y almacenamiento.

5. Invertir en la subcontratación de la gestión de documentos

Un consejo fundamental, que también puede ayudar a poner en práctica lo que mencionamos en otros temas, es confiar en Business Process Outsourcing (BPO), también conocido como Business Process Outsourcing.

Puede subcontratar la gestión documental de diferentes sectores, como RR.HH., con una empresa especializada para organizar toda la documentación. Esto incluye digitalización, categorización y otras prácticas esenciales.

En Prado Chaves, por ejemplo, tenemos una solución completa para la gestión de documentos de RRHH. Nuestro equipo está preparado para manejar la variedad de documentos del sector, además de ofrecer un sistema web para facilitar el seguimiento y control de la documentación.

¿Le gustaron estos consejos sobre cómo presentar documentos de recursos humanos? ¡Disfrute y conozca nuestras soluciones para optimizar la gestión documental de su empresa!

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