Outsourcing: descubra por qué la subcontratación de la gestión de documentos puede ser buena para su empresa

Outsourcing: homem de costas olhando para prateleira de arquivos.

Autor

Equipe Prado Chaves

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El concepto de Outsourcing se puede definir, básicamente, como el outsourcing de una tarea empresarial. Por tanto, tiene varias aplicaciones en el negocio, ayudando con la organización estructural. Aquí, una de las formas de aprovechar la estrategia es a través de la gestión de documentos. De hecho, el término se utiliza ampliamente en su forma […]

El concepto de Outsourcing se puede definir, básicamente, como el outsourcing de una tarea empresarial. Por tanto, tiene varias aplicaciones en el negocio, ayudando con la organización estructural. Aquí, una de las formas de aprovechar la estrategia es a través de la gestión de documentos.

De hecho, el término se utiliza ampliamente en su forma más completa: subcontratación de procesos de negocio (BPO) o subcontratación de procesos de negocio. De cualquier manera, es importante comprender cómo funciona para identificar los beneficios que puede aportar a la empresa.

¿Estás interesado en el tema? ¡Así que sigue leyendo y aprende más sobre esta solución!

¿Cómo hacer el Outsourcing?

O ponto de partida para aplicar o Outsourcing na empresa é fazer um mapeamento do processo atual para verificar se existem pontos de melhoria. Muitas vezes, existem tarefas repetidas, que agregam mais custos para a empresa, mas não entregam valor.

Nesse caso, é preciso fazer as adaptações para garantir que todos os processos mantidos sejam relevantes e estejam bem organizados, com a criação de um fluxo mais simples e otimizado. Aqui, um dos pontos essenciais é a presença de um gestor de outsourcing.

Apesar do objetivo ser a terceirização da gestão de documentos, ela deve ser desenvolvida em conjunto com sua empresa — um processo a 4 mãos. Somente assim é possível encontrar maneiras de alavancar a produtividade e otimizar os processos da empresa.

¿Qué beneficios aporta esto?

Aún entendiendo cómo funciona este servicio de gestión documental, es normal preguntarse cuáles son las ventajas de invertir en outsourcing. Si también tiene esta pregunta, consulte la lista de beneficios que hemos preparado:

  • optimización de los recursos humanos: los empleados pueden concentrarse en otras actividades, mientras que una empresa especializada realiza actividades de gestión de documentos;
  • facilidad para localizar documentos: los empleados encontrarán archivos más rápidamente, evitando cuellos de botella en los procesos internos;
  • reducción de costos: a pesar del valor del servicio, logra reducir los gastos comerciales optimizando operaciones y recursos, además de incrementar la rentabilidad.
  • más seguridad en el mantenimiento de archivos: el servicio ofrece herramientas de protección de datos, además de prevenir problemas de pérdida y daño;
  • Precaución contra multas y sanciones: la empresa tiene menos riesgo de ser sancionada por falta de documentos que se puedan solicitar en las inspecciones.

¿Cuáles son los principales errores a la hora de subcontratar y cómo evitarlos?

Apesar dos benefícios, é preciso conhecer alguns erros comuns no momento de terceirizar a gestão documental. Isso porque eles podem trazer prejuízos ou impedir que a empresa aproveite as vantagens buscadas. Veja os principais:

  • falta de planificación de la subcontratación;
  • ausencia de participación en los procesos, dejando todo en manos de la empresa subcontratada;
  • no garantizar buenas políticas de cumplimiento;
  • falta de investigación sobre la reputación y la calidad de la empresa antes de cerrar el contrato;
  • problemas para comprender el funcionamiento del servicio;
  • centrarse solo en el costo, sin considerar los beneficios reales.

Por ello, es fundamental realizar una investigación en profundidad sobre cómo funciona el servicio y cómo se debe realizar, además de consultar a las empresas especializadas. Solo revisando todas estas cuestiones con más profundidad será posible evitar estos errores.

Después de todo, ¿vale la pena subcontratar o mantener el archivo en la empresa?

Después de conocer más sobre este servicio, sus beneficios y los principales errores cometidos, la pregunta más común es: ¿subcontratar la gestión documental o mantener archivos en la empresa? La respuesta a esta pregunta depende del análisis que realicen los gerentes y líderes.

En general, la estrategia logra traer varios beneficios, mientras que los errores se pueden evitar con la elección correcta de una empresa asociada. Por tanto, es necesario conocer los detalles del servicio ofrecido, comprobar la reputación del contratista e investigar el mercado para asegurar el acceso a las mejores soluciones.

De esta forma, es posible tener éxito en la optimización de todos los procesos que involucran documentación en la empresa, con más seguridad y con mayor productividad.

Después de conocer la subcontratación, resulta más fácil definir si se trata de una herramienta interesante para la empresa. Si cree que vale la pena tener esta solución, cuente con Prado Chaves. Contamos con un servicio completo de gestión documental, con preparación y conocimiento para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

¿Te ha gustado este consejo? Si está interesado en la solución, ¡conozca los servicios de Prado Chaves ahora mismo!

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