Organización de documentos: 5 consejos para ordenar los archivos de su empresa

La organización de los documentos es importante en cualquier situación. En casa, por ejemplo, esto es necesario para mantener las facturas de los productos para acceder a la garantía o para mantener organizados los recibos de pago para acreditar el cumplimiento de las obligaciones.

En una empresa, el proceso es aún más relevante en vista del volumen de obligaciones relacionadas con la documentación. Por lo tanto, puede ser necesario realizar tareas, cumplir con la ley y demostrar que la empresa sigue las prácticas requeridas y ha cumplido con sus funciones.

Sin embargo, ordenar los archivos no siempre es fácil. ¿Ha tenido alguna vez dificultades en esta tarea? Para ayudar, hemos separado 5 consejos esenciales para optimizar la organización de documentos de la empresa. ¡Revisa!

1. Invierta en digitalizar archivos

Los archivos digitales están ganando cada vez más espacio: muchos ya están creados en un formato exclusivamente electrónico, con firma digital y otros medios de validación. Por lo que vale la pena seguir esta tendencia para modificar los sistemas de la empresa y dar preferencia a este tipo de registro.

Además, escanee los archivos físicos en busca de copias electrónicas. Los empleados pueden acceder a ellos de forma diaria, evitando la búsqueda de cobros físicos y manipulaciones, que pueden generar daños y pérdidas. Otra ventaja es que permite la eliminación de documentos que no necesitan copias originales.

Esto reduce el volumen de documentos almacenados en espacios físicos, lo que reduce el espacio requerido y facilita la organización. Aún así, colabora con el concepto paperless, que tiene como objetivo hacer negocios más eficientes y sostenibles, ya que reduce el uso de recursos naturales.

2. Disponga de ubicaciones adecuadas para almacenar archivos físicos

Incluso con la digitalización, todavía existen documentos físicos que forman parte de la rutina empresarial. En ese caso, debe tener un lugar adecuado para almacenarlos. Armarios específicos, en un espacio que protege los archivos de las acciones del calor, la temperatura y la luz, son fundamentales para su conservación.

También conviene separar del archivo los documentos comunes, para uso ocasional que aún puedan ser necesarios en sus copias originales para consulta o modificación. En el segundo caso, ya no se utilizan, sino que se almacenan solo para cumplir con los plazos legales.

3. Escriba los documentos

Para complementar los dos consejos anteriores, escriba documentos. Se trata del proceso de clasificación de archivos según su tipo, siguiendo categorías, temas, jerarquía y otros filtros que tengan sentido para el negocio. La práctica se aplica tanto a documentos digitales como físicos (y sus copias virtuales).

En este punto, es necesario crear categorías que sean capaces de cumplir con los distintos tipos de documentos, de modo que sea posible hacer una búsqueda rápida para encontrarlos en los sistemas de gestión. Por lo tanto, este es un paso que requiere planificación y revisiones periódicas para crear clasificaciones cuando sea necesario y mantener todos los registros debidamente categorizados.

4. Controle las fechas de vencimiento y descarte

Uno de los desafíos de la organización de documentos es identificar el momento adecuado para descartar archivos. La anticipación puede traer pérdidas por la obligación de presentar los registros en un proceso judicial o antes de una inspección.

El retraso, por otro lado, requiere más espacio para el almacenamiento físico y digital. A largo plazo, esto dificulta mantener un entorno organizado y aumenta los costos de la empresa. Por tanto, es necesario tener un control sobre el período de guarda y realizar los descartes correctamente.

Un consejo para esto es mantener una tabla de temporalidad para seguir el ciclo de vida, el período de almacenamiento, el tiempo de uso y el destino final del archivo. Por lo tanto, será más fácil controlar las fechas de vencimiento y eliminación, además de ayudar en otras prácticas de gestión de documentos.

5. Tener un buen sistema para la gestión de documentos.

Poner en práctica los consejos anteriores y mantenerse al día con las buenas prácticas de organización de documentos no siempre es fácil. Eso es porque todos los días aparecen nuevos archivos. Además, se pueden modificar o requerir acciones específicas.

Con el software apropiado, es posible insertar nuevos tipos para acompañar los cambios, buscar fácilmente documentos y realizar otras tareas relacionadas con los archivos. Para hacerlo aún más fácil y garantizar la calidad en la tarea, puede contar con una empresa especializada que realiza todos los pasos mencionados y además ofrece otros servicios que pueden ayudar a la empresa.

¿Solo vió? Organizar documentos puede resultar una tarea complicada a primera vista, pero siguiendo nuestros consejos, será más fácil implementar la estrategia en la empresa y mantener todos los archivos en orden por más tiempo.

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