No más archivos perdidos: conozca la indexación de documentos

Uno de los problemas que pueden surgir en el día a día de la empresa es la pérdida de archivos (definitiva o no). La falla significa que los empleados tienen que invertir mucho tiempo buscando documentación o realizando procedimientos para obtener un duplicado y lidiar con las consecuencias. Por tanto, contar con soluciones como la indexación de documentos puede ser fundamental.

No podemos negar que encontrar formas rápidas de encontrar cualquier documento que necesite la empresa puede acelerar los procesos internos. Sin embargo, los gerentes no siempre comprenden este problema y no buscan las soluciones adecuadas.

Con eso en mente, preparamos este contenido para mostrar qué es y la importancia de tener indexación de documentos en su negocio. ¿Vamos allá?

¿Qué es la indexación de documentos?

La indexación de documentos es el proceso de organizar documentos mediante índices. Para ello, se crean etiquetas y categorías para identificar y localizar toda la documentación de forma más rápida. Por tanto, la solución se vuelve imprescindible para la gestión de archivos electrónicos.

Cuando se ejecuta correctamente, permite la ubicación de documentos con facilidad, con solo ingresar su nombre o términos clave en un sistema, lo que arrojará resultados que cumplen con los parámetros informados. Para ello, puede considerar varias características, tales como:

• numeración
• tipo de documento;
• fecha de emisión;
• período de custodia obligatorio;
• colaboradores responsables;
• cliente relacionado;
• destino final.

Finalmente, la indexación busca categorizar todos los archivos considerando la información más importante, para que la empresa pueda localizar de manera eficiente los archivos necesarios.

¿Cómo puede hacerse esto?

Se puede hacer de forma manual, cuando una persona hace los análisis para crear las etiquetas y categorías que se utilizarán para clasificar todos los documentos, o de forma automática, agilizando todo el proceso.

El primer tipo ya ha sido muy utilizado, también conocido como taxonomía, consistente en asignar empleados o contratar profesionales para analizar cada uno de forma individual y adjuntarlos. Sin embargo, con las herramientas tecnológicas y la necesidad de optimizar los procesos, la automatización de la indexación de documentos se ha vuelto importante.

En este caso, un software se encarga de aplicar las técnicas de indexación, con identificación de los temas tratados en los documentos y la estandarización. Esto se hace mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o el reconocimiento óptico de caracteres, que permite al programa leer documentos digitales.

De esta forma, a través de la digitalización de archivos físicos, es capaz de preparar cualquier imagen para su lectura. Luego, lee los documentos digitales del sistema de la empresa para realizar la indexación. Esto potencia los beneficios de la práctica para la empresa, con más agilidad, seguridad y calidad.

¿Cuáles son los riesgos de no usarlo?

Si aún no estás convencido de la importancia de tener esta estrategia con solo entender cómo funciona la indexación de documentos, vale la pena conocer los riesgos que corre la empresa al no usarla.

El primero es la pérdida de documentos. La indexación también incluirá información sobre la ubicación de los archivos, lo que permitirá a los empleados encontrarlos fácilmente. Sin esto, existe el riesgo de no encontrarlos, lo que puede tener varias consecuencias diferentes:

• pérdida de un largo período de búsqueda (no siempre exitoso al final);
• la necesidad de elaborar o solicitar un duplicado, lo que puede requerir trámites bastante burocráticos en algunos casos;
• costos con nuevas emisiones de documentos;
• Gastos con sanciones y penalidades si los documentos solicitados no se presentan dentro del plazo legal.

En resumen, es posible notar que esto afecta todo el avance de los procesos internos y el flujo de trabajo, además de afectar la confiabilidad e imagen de la empresa. Esto sin considerar las pérdidas ocasionadas por la caída de la productividad y las penalizaciones.

¿Cómo resuelve la indexación estos problemas?

La indexación puede agrupar documentos según etiquetas o categorías, lo que permite que todos los archivos permanezcan organizados. También es posible agrupar los que estén relacionados, para que sea aún más fácil.

Con la herramienta adecuada, la indexación de documentos le permite realizar búsquedas rápidas para encontrar cualquier documento que necesite, además de facilitar el análisis general. Por ejemplo, con este proceso, es posible identificar documentos que ya se pueden descartar en función de las fechas, con el fin de reducir el volumen de información.

De esta forma, la empresa garantiza el almacenamiento más seguro y la rápida ubicación de cualquier archivo. También se facilita la adopción de mejores prácticas en relación con el período de almacenamiento y eliminación. Por tanto, es posible solucionar los problemas mencionados anteriormente y disfrutar de varios beneficios.

¿Pudo comprender cómo funciona la indexación de documentos? Para aprovechar todos los beneficios, cuente con buenas alianzas para llevar a cabo el servicio. En Prado Chaves contamos con esta y otras soluciones para ayudar en la gestión documental de su negocio.

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