Empresas de gestión documental: ¿que considerar al elegir?

Pátio de uma empresa de gestão de documentos.

Autor

Equipe Prado Chaves

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Tener empresas de gestión de documentos puede ser una solución interesante para tu negocio. En este caso, contará con servicios profesionales para asistirlo en la organización, archivo y almacenamiento de registros, garantizando mayor seguridad y practicidad para el día a día. Sin embargo, para aprovechar los beneficios que esto brinda, es fundamental encontrar una alianza […]

Tener empresas de gestión de documentos puede ser una solución interesante para tu negocio. En este caso, contará con servicios profesionales para asistirlo en la organización, archivo y almacenamiento de registros, garantizando mayor seguridad y practicidad para el día a día.

Sin embargo, para aprovechar los beneficios que esto brinda, es fundamental encontrar una alianza especializada y confiable que ofrezca servicios de calidad para satisfacer las demandas de su empresa. ¿Quieres saber cómo hacer esto?

En este contenido enumeramos los puntos que debes evaluar a la hora de elegir una empresa de gestión documental. ¡Síganos!

Las necesidades de servicio de su empresa

El primer factor que se debe analizar son las necesidades de la empresa, ya que esto influye en los servicios que se buscan y lo que se espera de la empresa contratada. A continuación, algunas preguntas que deben tenerse en cuenta son:

  • volumen de documentos a gestionar;
  • necesidad de servicios de almacenamiento;
  • nivel de seguridad requerido por los documentos.

Además, consulta otros servicios que te puedan interesar, como la subcontratación o la gestión de procesos. Con todo esto mapeado, es posible dirigir la búsqueda a empresas que tengan soluciones más completas para su negocio.

Cartera de empresas de gestión documental

Consulte la cartera de servicios de la empresa para comprender qué actividades se realizan. Esta es una evaluación que se debe hacer con cuidado para que no queden dudas y puedas alinear expectativas con respecto al trabajo brindado.

Por tanto, no basta con consultar la lista de servicios de la empresa: hay que ir más allá y entender qué engloba cada uno de ellos. Por ejemplo, si necesita que la empresa escanee sus documentos comerciales, es importante verificar que ellos también hagan la clasificación, indexación y control de calidad.

Es fundamental buscar servicios que sean integrales y completos, aportando todas las soluciones necesarias para satisfacer las demandas de la empresa. De lo contrario, será necesario invertir más tiempo y dinero para complementar las actividades.

Nivel de seguridad del proveedor de servicios

Uno de los puntos de preocupación a la hora de subcontratar la gestión documental de la empresa es la seguridad. Existen archivos confidenciales que requieren una protección especial, especialmente a la vista de las normas previstas en la Ley General de Protección de Datos (LGPD). Además, la legislación contiene reglas importantes sobre la necesidad de almacenar documentos originales durante ciertos períodos.

Por ello, los espacios donde se guarden deben ser seguros y protegidos del fuego u otros factores nocivos. Por tanto, es fundamental evaluar la seguridad de las empresas de gestión documental para evitar riesgos de pérdida, daño o fuga de datos.

Conocimiento y experiencia del equipo de trabajo

Además de investigar las empresas de gestión documental y su reputación en el mercado, evalúe el equipo de trabajo. Es importante que tengan calificaciones y conocimientos técnicos específicos para aplicar las mejores prácticas.

Es necesario conocer las técnicas de archivo, saber trabajar con los sistemas necesarios y entender cómo se maneja bien la documentación. Luego verifique cómo se está preparando el equipo y, además, qué equipos utiliza la empresa para brindar el servicio.

Todo ello influirá en la calidad de los resultados obtenidos y la seguridad de los documentos. Luego infórmese sobre el equipo y los estándares observados para la prestación del servicio. Es fundamental contar con profesionales que se sometan a actualizaciones constantes para optimizar el trabajo realizado.

Calidad de soporte y servicio

Por último, no olvide investigar cómo es el soporte y el servicio. En primer lugar, observe cómo se ven los contactos preliminares para ver cómo aclarar dudas y el posicionamiento del equipo de ventas.

También averigüe cómo se brinda el soporte durante y después del servicio, y si la empresa ofrece capacitación para ayudar a los empleados de su empresa a manejar la documentación. Un consejo importante en este punto es ver cómo fue la experiencia de otros clientes para garantizar la calidad del servicio.

Conociendo estos consejos para elegir empresas de gestión documental, te resultará más sencillo encontrar la opción más adecuada para realizar este servicio para tu empresa.

¿Te gustaron los consejos? Si está buscando la mejor solución para su empresa, visite el sitio web de Prado Chaves y descubra cómo podemos ayudarlo en la gestión de documentos, ¡con toda la calidad y seguridad que necesita!

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