Documentos digitales frente a documentos físicos: ¿cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno?

¿Su empresa se ha detenido alguna vez a evaluar el uso de documentos físicos y digitales? Es común que el volumen de documentación que se genera diariamente sea elevado en algunas organizaciones, sobre todo al considerar todos los sectores existentes.

En el trato con empleados, proveedores, clientes y obligaciones legales, surgen varios expedientes relacionados con pedidos, contratos, pagos y otras actividades realizadas. Muchos de ellos deben almacenarse correctamente, ya que pueden ser solicitados por las agencias de inspección de Órganos o utilizados con prueba en alguna demanda.

Por eso, es necesario saber cuál es la solución ideal para tu negocio. En este contenido, hemos elaborado una lista con las principales ventajas y desventajas de los documentos digitales y físicos para ayudar en la decisión. ¡Síganos!

¿Cómo llegaron los documentos a la virtualización?

Los documentos digitales son uno de los resultados del creciente uso de la tecnología. Con la posibilidad de convertir registros físicos en copias virtuales, además de archivos creados electrónicamente, el uso de esta solución ha crecido. Sin embargo, vale la pena comprender cómo fue este proceso de virtualización.

Para empezar, era necesario poner a disposición la tecnología. Los archivos electrónicos se crearon en computadoras o se digitalizaron y se guardaron en otros medios: disquetes, CD, DVD, unidades flash, que varían según el tiempo.

Actualmente, el almacenamiento en la nube, que evita el uso de medios físicos, es una práctica habitual por motivos de seguridad y practicidad. Sin embargo, además de crear medios que permitan la existencia y el intercambio de documentos digitales, es necesario comprender cómo fue el proceso para que tuvieran validez legal.

Regulacion legal

Probablemente haya notado que muchos documentos que solían ser físicos ya se utilizan digitalmente. ¿Quieres algunos ejemplos? Las facturas electrónicas, los juicios o las declaraciones de impuestos sobre la renta demuestran esta tendencia.

El punto de partida en términos de legislación en Brasil fue la Ley 12.682 / 2012, que regula la digitalización y almacenamiento de documentos públicos y privados. Tenía la función de aportar más seguridad al proceso, mediante la certificación cuando se digitalizaban los archivos.

Sin embargo, la Presidencia realizó varios vetos que terminaron impidiendo que los documentos virtuales tuvieran el mismo valor que los físicos. El debate continuó, mientras que también se crearon más herramientas para garantizar la idoneidad y seguridad de los documentos digitales.

Uno de ellos es la firma digital, a través de certificados emitidos por la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (ICP-Brasil) y otras herramientas similares. Además, el Código Procesal Civil de 2015 (Ley N ° 13.105) comenzó a reconocer documentos virtuales en los procesos, aceptando poderes firmados digitalmente, actos procesales total o parcialmente digitales y otros archivos electrónicos.

Finalmente, con la existencia de varios documentos que ya aparecen en formato digital, como el NF-e, demuestran el crecimiento en el uso y la creciente aceptación de este formato de documento. Sin embargo, todavía hay casos en los que las organizaciones aún deben mantener los archivos físicos originales.

¿Cuáles son las ventajas de los documentos físicos?

Los documentos físicos son los más comunes, principalmente porque esta tecnología y el uso de archivos digitales es más reciente. Debido a esto, no es posible negar que ofrece algunas ventajas y todavía tiene un uso generalizado en diversas situaciones. Para aclarar, hemos enumerado los principales beneficios que brindan.

Sensación de seguridad

Una de las ventajas que brindan los documentos físicos a muchas personas es la sensación de seguridad. Hay que tener en cuenta que el tema es relativamente reciente, por lo que una parte del público todavía encuentra resistencia a confiar en elementos totalmente digitales.

Además, con la posibilidad de que surjan problemas legales, algunos se sienten más seguros al tener sus registros impresos, firmados y otras pruebas. Otro punto es que todavía se solicitan en varias situaciones, ya que la aceptación de documentos digitales aún no está completa.

Acceso independiente

Los documentos físicos no dependen de tener una computadora u otros dispositivos electrónicos disponibles para acceder a Internet. Para que puedas llevarlo a cualquier parte, sin riesgo de perder el acceso por falta de batería o conexión.

Cumplimiento de la legislación

Ya hemos mencionado anteriormente que no existe una regulación total sobre documentos digitales y digitalizados. Como resultado, todavía hay situaciones en las que la ley sigue requiriendo registros originales e impresos. En ese caso, se vuelven imprescindibles para que la organización cumpla con los requisitos legales.

Quais são as desvantagens dos documentos físicos?

A pesar de los beneficios, los documentos físicos también tienen algunas desventajas que la organización debe considerar. A continuación, enumeramos los principales para que conozcas y evalúes el tema. ¡Revisa!

Vida de servicio limitada

El primer punto de atención es la vida útil de los documentos físicos. Incluso cuando se almacenan correctamente, sufren la acción del tiempo. Es un desgaste natural que no se puede prevenir, requiriendo la adopción de diversas precauciones para intentar incrementar la conservación de los artículos y evitar problemas.

Además, el manejo de los papeles durante el desempeño de las actividades contribuye al deterioro. Por tanto, siempre conllevan el riesgo de volverse ilegibles o inutilizables por la acción del sol, el contacto con el oxígeno y otras circunstancias.

Espacio usado

Una de las preocupaciones habituales en las empresas es el espacio para poder almacenar todos los documentos impresos de forma segura. Con el gran volumen que se genera en el día a día, muchas veces es necesario disponer de una sala exclusiva para ello.

Ciertamente, parte de la documentación es obligatoria, lo que justifica la práctica. Sin embargo, hay algunos que podrían ser reemplazados por registros virtuales, optimizando el espacio necesario para que el negocio funcione.

Riesgo de pérdida y daño

¿Su empresa ha sufrido alguna vez por la pérdida de documentos? Desafortunadamente, esta es una situación recurrente. Por lo general, esto se debe a problemas de archivo, sin embargo, la acumulación de papeles puede hacer que se descarten elementos importantes por error.

Otro problema tiene que ver con los daños: borrones, rasgaduras, abolladuras, manchas y caída de líquidos son solo algunos ejemplos. Independientemente de la causa, la pérdida o daño de los documentos puede generar problemas, como multas y otras sanciones en caso de inspección. Por tanto, ante estas situaciones, es necesario buscar formas de emitir el duplicado y, en muchos casos, la empresa tendrá que soportar pérdidas.

Costos involucrados

Los documentos físicos requieren costos, como la compra de papel, tinta de impresora, carpetas de archivos, entre otros. Cuando más de una persona necesita acceso o se produce la pérdida, se incurre en costos de copia y otros. Aunque el valor individualmente parece bajo, el total mensual y anual puede ser significativo y afectar el presupuesto de la empresa.

Además, el tiempo que se tarda en localizar documentos físicos o resolver problemas provocados por pérdidas y daños genera costes operativos. Esto se debe a que, durante el período, los empleados podrían dedicarse al resto de actividades de la organización.

¿Cuáles son las ventajas de los documentos digitales?

Luego de conocer los pros y contras que brindan los documentos físicos, vale la pena conocer más sobre las alternativas digitales para descubrir cuál es la solución ideal para la empresa. ¡Conoce las principales ventajas que aportan!

La seguridad

La seguridad es uno de los grandes diferenciales de los documentos digitales. Existen herramientas para la autenticación de firmas, con el objetivo de garantizar la validez de los documentos. Además, es posible contar con software de gestión y sistemas de almacenamiento que protejan los archivos del acceso no autorizado, requiriendo contraseña, validación de datos y cifrado de registros.

Las herramientas también realizan copias de seguridad, que garantizan una copia de seguridad en caso de cualquier problema con los registros. Y debido a que se almacenan digitalmente, no hay riesgo de pérdida o daño presente en los documentos físicos.

Facilidad de acceso

El uso de software y almacenamiento en la nube proporciona movilidad, lo que permite el acceso a los documentos en cualquier lugar, siempre que el usuario esté autorizado. Aún así, existen herramientas de búsqueda para localizar la documentación mediante palabras clave o filtros, según la configuración elegida por la empresa.

Sustentabilidad

La preocupación por la sostenibilidad es uno de los aspectos más destacados cuando se trata de tendencias y cuidados que deben adoptar las empresas. La necesidad de utilizar los recursos naturales de forma inteligente y preservar el medio ambiente ha dado lugar a un nuevo perfil de consumidor e inversor.

Los clientes suelen buscar empresas con responsabilidad social y ambiental para realizar compras, mientras que otras organizaciones y profesionales pueden considerar esto al momento de establecer alianzas, debido a los reflejos que aporta a la imagen empresarial.

Debido a los impactos que esto trae a la gestión y los resultados de las empresas, el tema también es evaluado por inversionistas, lo que generó el concepto de inversión ASG (Ambiental, social y de Gobernanza), los cuales están enfocados en aspectos ambientales, sociales y de gobernanza. corporativo.

Productividad incrementada

Una mayor seguridad reduce las pérdidas, mientras que la facilidad de acceso reduce el tiempo dedicado a localizar documentos. Todo esto permite a los empleados dedicar menos tiempo a lidiar con estos problemas, mientras se concentran en otras actividades relevantes para los resultados de la empresa.

De esta forma, la organización es capaz de incrementar la productividad, sin tener que aumentar las horas de trabajo ni el número de empleados. Como resultado, es común ver una mejora en la rentabilidad.

Reducción de costos

Como hemos mostrado, los problemas que generan los documentos físicos pueden traer penalizaciones y pérdidas. Por tanto, mantener la documentación de forma virtual puede prevenir estas ocurrencias y reducir costes.

Si bien es obligatorio guardar los originales en un archivo, las copias digitales son para consultas y otras actividades que no requieren los originales. Otro tema pendiente es la reducción en el uso de papel, tinta de impresora y otros suministros de oficina.

¿Cuáles son las desventajas de los documentos digitales?

Fue posible darse cuenta de que los documentos digitales tienen varias ventajas, ¿verdad? Sin embargo, hay algunos puntos que pueden considerarse desventajas y deben ser evaluados por la organización. ¡Mira cuáles son!

Requisito de tecnología

La necesidad de utilizar dispositivos electrónicos e incluso internet para poder acceder a los documentos puede generar un poco de resistencia. Después de todo, si sucede algo inesperado, como falta de energía o una caída en la conexión, ¿cómo lidiar?

En este caso, vale la pena apostar por formas de sortear la situación, como mantener los dispositivos móviles accesibles y las copias disponibles incluso cuando el sistema está fuera de línea.

Por otro lado, la falta de energía, en general, también impide la realización de varias tareas incluso con los documentos físicos, ¿no es cierto?

Validez legal

La validez legal puede ser una barrera, ya que inicialmente no existen garantías sobre el origen de los documentos. Sin embargo, muchos de ellos cuentan con identificadores, códigos de autenticación o firmas electrónicas que permiten verificar la autenticidad.

En otros casos, mantenga el archivo físico y original en un archivo, mientras usa copias virtuales a diario. De esta forma, evita cualquier problema que pueda surgir al discutir la validez del documento.

Preocupación por las medidas de protección

Cuando se trata del uso de la tecnología e Internet, es normal que surja la preocupación por la seguridad de los datos. El riesgo de que puedan ser accedidos por terceros, incluido, es una objeción común en relación con la documentación digital.

Esto resalta la necesidad de contar siempre con las herramientas adecuadas para escanear y almacenar documentos. Con el uso de software enfocados a la protección, que cumplen con los requisitos legales (especialmente la Ley General de Protección de Datos), es posible sortear esta situación. Como ya hemos mostrado, la alternativa es bastante segura.

Vale la pena señalar que las desventajas se pueden mitigar con la adopción de herramientas adecuadas y, cuando así lo requiera la ley, el mantenimiento de copias físicas en archivos organizados y seguros. Así, los documentos digitales son capaces de traer más beneficios, considerando que incluso con desventajas, es posible aplicar diferentes prácticas para combatirlas.

¿Cómo elegir la mejor opción entre documentos digitales o físicos?

Ambos tienen ventajas y desventajas, por lo que la elección debe considerar las características y necesidades de su negocio. Una práctica muy común, que trae beneficios por la reducción de papeles y una mayor seguridad, es optar por la documentación digital.

En este caso, los archivos físicos que se deben conservar se almacenan en un espacio seguro, protegido de la intemperie, puede contratar empresas especializadas que brinden el servicio. Mientras tanto, las copias digitales están disponibles para que el equipo las utilice a diario.

Entonces, si es necesario presentar originales, simplemente busque el documento en los archivos. La práctica permite aprovechar los beneficios de todo tipo de documentos, dando preferencia a la virtualización, ya que logra presentar más ventajas.

De esta forma, la empresa es capaz de organizar archivos, facilitar el acceso, aumentar la seguridad y optimizar los procesos internos. Como consecuencia, es posible tener más productividad y reducir los costos relacionados, obteniendo mejores resultados de gestión.

Entonces, ¿pudo comprender la diferencia entre documentos digitales y físicos? Al evaluar las alternativas, es posible encontrar las mejores soluciones para su negocio y realizar los ajustes necesarios para optimizar los flujos de trabajo. Además, puede encontrar empresas asociadas que le ayuden con actividades como escanear, organizar y mantener archivos.

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