Descubra cómo garantizar el cumplimiento documental de sus procesos

Si su empresa necesita cumplimiento documental, comprenda cómo el cumplimiento puede ayudar y cuáles son las mejores prácticas a adoptar.

El cumplimiento documental es la práctica que garantiza la seguridad de la información y evita fugas de datos. Para las empresas, el cumplimiento representa la capacidad de seguir las reglas y tener control interno para evitar diferentes riesgos operativos.

A partir de esto, tiene la certeza de que su empresa está protegida contra infracciones y adopta los mejores procesos existentes. Por supuesto, para llegar a ese nivel, es necesario contar con la adopción de buenas prácticas.

En esta publicación, explicaremos qué son y por qué su empresa debe cumplir con estos criterios de seguridad. ¡Síganos!

¿Qué es el cumplimiento de documentos?

El cumplimiento documental, también llamado cumplimiento documental, consiste en un conjunto de prácticas que cumplen con los estándares éticos y legales, además de las regulaciones internas y externas.

En el caso de las empresas, la idea es asegurar el almacenamiento y correcto manejo de los documentos. Esta es una forma de prevenir fugas, cumplir con las obligaciones fiscales y aún así garantizar la protección de su negocio.

La práctica también garantiza la prevención del fraude, la adecuación a los procesos legales, la auditoría de actividades, la reducción de riesgos y la mejora de la gestión documental.

¿Qué importancia tiene el compliance para las empresas?

Cuando la empresa se ocupa de su cumplimiento documental, es más probable que garantice su continuidad en el mercado. Esto se debe a que las irregularidades pueden derivar en sanciones y otros asuntos pendientes administrativos, judiciales, laborales y empresariales.

Otro riesgo asociado al incumplimiento es la pérdida de credibilidad, que afecta incluso a la gestión financiera. La pregunta es, ¿cómo ayuda el cumplimiento a las empresas?

A través de la reestructuración de procesos y gestión documental se cumple con las normas tributarias. A su vez, la alineación de actividades aporta claridad y agilidad a la toma de decisiones, con el consiguiente fortalecimiento de la cultura organizacional.

Estos factores demuestran que existe un alto nivel de transparencia y responsabilidad en la gestión. Esto impacta a proveedores, clientes y socios, quienes se sienten más seguros con la adopción de buenas prácticas.

¿Cómo aplicar el cumplimiento documental en las empresas?

Lo ideal es utilizar tecnología para garantizar el cumplimiento. De esta forma, es posible reducir:

• costos de impresión;
• la pérdida de documentos;
• la insalubridad del lugar de trabajo;
• desorganización.

Para lograr este resultado, es evidente que las herramientas tecnológicas deben ser estratégicas. Más que eso, hay otras buenas prácticas que deben adoptarse. Vea algunos de los principales.

Cuida la seguridad de la información

El almacenamiento de documentos requiere cuidado, ya que muchos datos y archivos son confidenciales. Para que te hagas una idea, los ataques virtuales aumentaron más de un 300% en 2020 en Brasil.

En el entorno digital, se debe utilizar el cifrado. En términos físicos, es necesario evitar el acceso de personas no autorizadas.

Preste atención al cumplimiento en el almacenamiento

La ley brasileña determina que cada documento tiene una fecha de vencimiento. Gestionar el período de cada uno de ellos puede ser un desafío, pero la tecnología ayuda en el proceso. A través de él, es posible visualizar, ajustar y categorizar la información.

Evite la eliminación incorrecta

Tan pronto como sean innecesarios, los documentos deben eliminarse de la manera correcta para evitar el acceso de terceros. Para asegurar la idoneidad, lo ideal es definir un ciclo de uso que debe seguir el responsable o la empresa subcontratada.

Optimizar el uso de los espacios corporativos

Cuando mantiene archivos físicos o digitales en la empresa, debe prestar especial atención. Las pérdidas o pérdidas son fáciles. Además, las versiones impresas ocupan un espacio muy amplio, lo que tiende a dificultar la localización de la información.

Por este motivo, el cumplimiento documental prevé la digitalización de archivos, especialmente a través de la denominada Gestión de Documentos Electrónicos (GED). Esta práctica genera ahorro y rapidez en la búsqueda de información, además de optimizar la llegada de nuevos empleados.

Todos estos consejos se pueden asegurar con la ayuda de un socio especializado, como Prado Chaves. Con los servicios ofrecidos, garantizas el cumplimiento de tu empresa y haces una buena gestión de la información.

Para ello, Prado Chaves ofrece diferentes servicios:

• custodia de documentos;
• organización de documentos;
• digitalización de documentos;
• Gestión de contenido empresarial (ECM);
• Gestión de procesos de negocio (BPM);
• Subcontratación de procesos de negocio (BPO);
• Mapeo de procesos.

Estas actividades se centran tanto en el almacenamiento como en el manejo de archivos físicos y digitales. De esta forma, está seguro de la seguridad y calidad del cumplimiento documental. A partir de ahí, dejas de preocuparte por el cumplimiento.

¿Es eso lo que quieres? Luego, visite el sitio web de Prado Chaves y comprenda mejor nuestros servicios y cómo ayudarán a su empresa a alcanzar un nuevo nivel.