Descubra cómo evitar la pérdida de documentos en su empresa

¿Qué cuidados tiene su empresa para evitar la pérdida de documentos? La gestión de cualquier negocio requiere de una cuidadosa documentación, ya que están relacionados con diversas obligaciones tributarias, laborales, previsionales y civiles. Por lo tanto, es importante comprender cómo es posible garantizar el almacenamiento seguro de todos los archivos, para evitar pérdidas y pérdidas.

Por esta misma razón, hemos desarrollado contenido para mostrar las consecuencias que puede traer la pérdida de archivos y cómo es posible prevenirla. ¡Continúa leyendo y aprende!

¿Cuáles son las consecuencias de perder documentos?

Si aún no sabes cuáles son las consecuencias que puede enfrentar la empresa con la pérdida de documentos y por qué es tan importante prevenir estas ocurrencias, mira qué puede pasar con la pérdida de archivos.

Retraso en procesos internos

Para empezar, las pérdidas retrasan la finalización de los procesos internos. Los empleados dedican tiempo a buscar el archivo, solicitar otras copias o realizar tareas de sustitución de los originales, sin irregularidades. De esta forma, otras tareas no se completan y la productividad cae.

Aplicación de multas

La empresa puede estar sujeta a inspecciones para verificar el cumplimiento de las obligaciones legales. La custodia de algunos documentos fiscales, laborales, contractuales es fundamental y la pérdida puede causar problemas con algunos organismos públicos, el Servicio de Impuestos Federales o en cualquier cuestión de aclaración con proveedores o clientes. Ante irregularidades, la empresa puede ser tasada y sancionada, con posible aplicación de multas de distinta cuantía.

Pérdidas financieras

Además de las multas, la empresa puede sufrir pérdidas económicas al invertir en la resolución de problemas generados por la pérdida y como consecuencia de juicios. A menudo, la documentación es fundamental para acreditar el cumplimiento de las obligaciones, por lo que la ausencia puede resultar en la condena del pago de diversas cantidades.

¿Cómo evitar la pérdida de documentos?

Ahora que ya sabes cómo la pérdida de documentos en la empresa puede traer pérdidas, es importante saber cómo prevenir este problema. Para ello, hemos separado algunos consejos esenciales, ¡sigue!

Organizar la documentación de todos los sectores

El primer paso para evitar sufrir la pérdida de documentos es organizar todos los sectores. Cree un espacio adecuado para el almacenamiento de archivos, protegido de factores de riesgo. Luego, organiza la documentación con técnicas de archivo que faciliten la búsqueda, siempre considerando el tipo de archivo.

Cuando todo tiene un lugar adecuado para guardar y un control que facilita la búsqueda, el riesgo de pérdida es menor. Esto se debe a que los empleados no necesitarán jugar con otros documentos mientras buscan lo que es necesario, al mismo tiempo que saben exactamente dónde almacenar los papeles después de usarlos.

Apueste por el escaneo de documentos

Uno de los problemas que aumenta el riesgo de pérdida de documentos es el manejo constante de archivos por parte de los empleados. Por lo tanto, vale la pena encontrar formas de evitar que tengan que manipular archivos físicos.

El consejo para esto es invertir en digitalización, que es la conversión de documentos en archivos digitales. La computadora accede a todos los registros, mientras que la documentación se almacena en un lugar seguro.

Además, como hay varios que no requieren el mantenimiento del original, la copia virtual es suficiente, esto también permite la disposición de varios documentos, reduciendo el espacio físico necesario para almacenarlos. Finalmente, esto facilita la implementación de un control de acceso a los archivos, según puestos y jerarquía en la empresa.

Cuente con la custodia de la documentación subcontratada

Para guardar los documentos, la empresa necesita tener un espacio adecuado, que permita la organización de todos los archivos y el acceso seguro. Sin embargo, la falta de ubicaciones adecuadas en la empresa suele hacer que el almacenamiento de archivos no reciba la atención necesaria. Además, la guardia subcontratada proporciona más espacio físico para su empresa y ahorra costos.

En este escenario, la subcontratación de la custodia de documentos es una solución interesante. Contrata a una empresa especializada que aplica las mejores prácticas para preservar toda la documentación de la mejor manera. Esto asegura la aplicación de las mejores prácticas de archivo y también permite que el establecimiento disponga de más espacios para realizar sus actividades.

Además, las empresas especializadas también pueden ayudar con la implementación de otros consejos, con la digitalización, organización y creación del archivo para una mejor gestión documental.

Saber aplicar prácticas para evitar la pérdida de documentos es fundamental para una buena gestión empresarial, sobre todo para evitar errores en los procesos, retrasos en la realización de tareas y pérdidas. Por lo tanto, esperamos que nuestros consejos ayuden a superar este problema y almacenar todos los archivos de forma segura. ¿Quiere ver más consejos para administrar los documentos de su empresa? Siga nuestras redes sociales, Facebook y LinkedIn, y siga nuestras actualizaciones.